Tietojen tuominen Microsoft Word Formsista Excel -laskentataulukkoon

Tietojen tuominen Microsoft Word Formsista Excel -laskentataulukkoon

Lomakkeiden käyttäminen Microsoft Wordissa tietojen keräämiseen on melko yksinkertaista ja kätevää. Suurin haaste on kerättyjen tietojen siirtäminen Excel -laskentataulukkoon.





Kaikkien keräämiesi tietojen syöttäminen manuaalisesti voi olla ylivoimaista. Onneksi on olemassa useita tapoja täyttää tiedot automaattisesti Microsoft Word -lomakkeista Excel -laskentataulukkoon.



Lomakkeiden ymmärtäminen Microsoft Wordissa

Ennen kuin aloitamme, keskustelemme Microsoft Word -asiakirjojen lomakkeista. Saatat ihmetellä, miten Word -lomakkeet toimivat, mutta se on melko yksinkertaista.





Wordin avulla voit luoda standardoituja asiakirjoja, joita voidaan käyttää tietojen keräämiseen. Se tekee tämän tarjoamalla sinulle valitsemasi mallin.

Malli sisältää kaikki asiaankuuluvat kentät, jotka haluat käyttäjiesi täyttävän. Kun olet määrittänyt kysymykset, käyttäjät voivat täyttää nämä mallit. Nämä vastaukset tallennetaan sitten Word -lomakkeisiin, joihin pääsee käsiksi milloin tahansa.



Excel -laskentataulukon luominen Microsoft Word -lomakkeesta

Voit käyttää mitä tahansa näistä menetelmistä sen mukaan, kuinka monta lomaketta sinulla on tai millaisia ​​tietoja haluat viedä Word -lomakkeistasi.

Menetelmä 1: Yksisoluinen tuonti

Tätä menetelmää on parasta käyttää, jos haluat tuoda tietoja yksittäisestä solusta Excel -laskentataulukkoon. Tässä on vaiheet, jotka sinun on noudatettava tämän menetelmän käyttämiseksi.



kuinka kauan MacBook Pron pitäisi kestää
  1. Avaa uusi tietokoneellasi Excel-taulukko .
  2. Klikkaa Lisää välilehti ja valitse Esine vaihtoehto.
  3. Kun napsautat sitä, Esine -vaihtoehto johtaa sinut ikkunaan, kuten kuvakaappauksessa näkyy.
  4. Valitse sieltä Luo tiedostosta vaihtoehto.
  5. Hae läpi Microsoft Word -asiakirjat tuodaksesi haluamasi tiedoston.
  6. Valitse se kaksoisnapsauttamalla tiedoston nimeä ja sulje ikkuna napsauttamalla OK -painiketta. Tämä prosessi yhdistää Word -tiedoston Excel -laskentataulukkoosi.
  7. Solun tekstiruudun pitäisi nyt näkyä = EMBED ('Asiakirja') sen alla, kuten kuvassa. Tämä voidaan suorittaa vain, jos Word -lähdeasiakirjojen muokkausoikeudet ovat käytössä.
  8. Klikkaa Tiedosto -välilehti> Tallenna nimellä ja nimeä Excel -tiedostosi sen sijaan, että korvasit edellisen yhdistämättömän asiakirjasi.
  9. Klikkaa Tallentaa uudelleen prosessin loppuun saattamiseksi.

Menetelmä 2: Tuonti solu solulta

Tämän toisen menetelmän avulla voit tuoda tietosi solu kerrallaan. Seuraavassa on muutamia vaiheita, jotka opastavat sinua.

  1. Avata Word -asiakirja, jossa on siirrettävät tiedot.
  2. Napsauta taulukossa olevia luukkuja.
  3. Kopioi taulukko painamalla Ctrl+C .
  4. Voit sitten kiinni Word -asiakirjasi.
  5. Avaa Excel -laskentataulukko ja napsauta ensimmäinen soluverkko .
  6. Liitä kopioimasi tiedot painamalla Ctrl+V . Tiedot liitetään tämän kuvan mukaisesti.

Jos päätät käyttää tätä menetelmää, varmista, että Excel -taulukossa on sama ulkoasu kuin Word -taulukossa, jossa on tiedot.



Tämä tarkoittaa, että jos sanataulukossasi on kymmenen saraketta, Excel -taulukossa pitäisi olla sama.

Tapa 3: Muunna Word Exceliksi CSV -tiedostojen avulla

Toinen yksinkertainen tapa muuntaa tiedot Word-lomakkeestasi Excel-laskentataulukkoksi on käyttää pilkuilla erotettuja arvoja ( CSV ) tiedosto. CSV -tiedosto on rajattu tekstitiedosto, joka erottaa tiedoston arvot pilkuilla.

Tämän menetelmän käyttö on yksinkertaista. Word erottaa olennaiset tiedot lomakkeesi muusta tekstistä. Tämä tarkoittaa, että asiakkaan vastaukset eivät voi sekoittua mallin lisätietoihin.

Wordin muuntaminen CSV -muotoon

Ennen kuin voit siirtää tietoja Excel -laskentataulukoihin CSV -tiedoston avulla, sinun on ehkä muutettava Word -lomake CSV -muotoon. Voit muuntaa tiedostosi jollakin seuraavista tavoista.

Vaihtoehto 1: Muunna Word CSV -muotoon Asetusten avulla

Voit käyttää Asetukset -välilehti, jos haluat muuntaa lomakkeen CSV -muotoon noudattamalla näitä ohjeita.

  1. Avaa Word -lomake. Varmista, että se sisältää kaikki tarvitsemasi tiedot.
  2. Valitse Tiedosto> Asetukset .
  3. Päällä Asetukset paneelissa, valitse Pitkälle kehittynyt . Löydät tämän valintaikkunan vasemmalta puolelta, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

4. Tarkista Tallenna lomaketiedot rajattuna tekstitiedostona .

5. Sulje lopuksi valintaikkuna napsauttamalla OK.

Voit nyt viedä tietosi Exceliin tai tallentaa asiakirjan haluamallasi tavalla.

missä myyn keräilyleluja lähelläni

Vaihtoehto 2: Tallenna nimellä -toiminnon avulla voit viedä tietosi CSV -tiedostoon

Vaihtoehtoisesti voit käyttää Tallenna nimellä vaihtoehto tallentaa asiakirjasi CSV -muodossa. Jos tämä on ihanteellinen menetelmäsi, tässä on muutamia ohjeita, jotka opastavat sinua.

  1. Kun olet Word -lomakkeessasi, napsauta Tiedosto -valikko> Tallenna nimellä vaihtoehto.
  2. Näkyviin tulee valintaikkuna, joka sisältää tavallista tekstiä, kuten kuvassa näkyy.
  3. Jos olet tehnyt muutoksia, sinun on nimettävä tiedosto uudelleen ja napsautettava Tallentaa .
  4. Kuvaesityksen kaltainen esikatseluruutu avautuu ja näyttää tiedot, jotka aiot viedä CSV -muotoon. Vie tiedot napsauttamalla OK .

Noudattamalla näitä vaiheita Word purkaa lomakkeen tiedot a .csv tiedosto. CSV -tiedostot ovat yhteensopivia Excelin kanssa . Ne antavat sinulle vapauden käyttää niitä missä tahansa Excel -versiossa.

Erottaakseen asiakirjan eri kentät Word lisää pilkkuja. Excel käyttää näitä pilkkuja eri soluihin kuuluvien tietojen erottamiseen.

Vaihtoehto 3: Tallenna tiedot CSV -tiedostoon käyttämällä vientiä

Jos et halua käyttää Tallenna nimellä -vaihtoehto , kannattaa harkita Vie -vaihtoehtoa. Näin voit viedä tietoja CSV -tiedostoon.

  1. Kun olet lomakkeellasi, napsauta Tiedosto .
  2. Valitse Viedä vaihtoehto.
  3. Klikkaa Muuta Tiedostotyyppi , sitten Tiedostotyypit ja valitse Pelkkä teksti (*.txt) . Se on niin yksinkertaista kuin se näyttää kuvakaappauksessa.
  4. Klikkaa Tallenna nimellä . Kun teet tämän, avaat Tallenna nimellä -valintaikkuna, jonka avulla voit muokata tiedoston ominaisuuksia.
  5. Valitse tiedoston ensisijainen sijainti.
  6. Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla ja napsauta Tallentaa . Tämä sitten vie tiedot.

Lomaketietojen tuominen Exceliin

Nyt kun olet muuntanut Word -lomaketietosi CSV -muotoon, seuraava vaihe on tuoda ne Excel -laskentataulukkoon.

Tiedostosi ei ehkä näy Excelissä, koska Excel näyttää oletusarvoisesti vain Excel -tiedostot. Pääset CSV -tiedostoosi seuraavasti.

  1. Avaa a Uusi Excel-taulukko.
  2. Klikkaa Tiedosto> Avata .
  3. Valitse Selaa -kuvaketta ja valitse Kaikki tiedostot avattavasta tyyppiluettelosta.
  4. Etsi tiedoston sijainti ja valitse se.
  5. Klikkaa Avata . Tämä kehottaa Exceliä avaamaan Ohjattu tekstin tuonti , kuten alla. Klikkaa Rajoitettu> Seuraava .

Monien muotojen käsittely

Joskus saatat joutua muuntamaan paljon lomakkeita yhdessä päivässä. Koko prosessin läpikäyminen voi olla rasittavaa tässä tapauksessa.

Paras vaihtoehto on luoda koodiliitoksia laskentataulukkoon käyttämällä ADO: ta, kun käsitellään monia lomakkeita. ADO (ActiveX Data Object) automatisoi siirtoprosessin. Näin tietojen siirtäminen on helpompaa.

Aiheeseen liittyviä: Hulluja Microsoft Excel -kaavoja, jotka ovat erittäin hyödyllisiä

Miksi käyttää näitä menetelmiä?

Vaikka näiden uusien tekniikoiden oppiminen voi olla pelottavaa, ne kannattavat pitkällä aikavälillä. Voit säästää paljon aikaa käyttämällä näitä menetelmiä.

miten pienennetään jpeg

Ne myös parantavat tarkkuutta tietojen syöttämisessä. Näin virheiden riski pienenee hieman, koska tiedot siirretään ohjelmistosta toiseen sen sijaan, että näppäilemme ne käsin.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti Kahden sarakkeen yhdistäminen Microsoft Excelissä (nopea ja helppo tapa)

Useiden sarakkeiden käyttäminen Excelissä säästää aikaa manuaaliseen yhdistämiseen. Näin voit yhdistää sarakkeet Excelissä.

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Digitaalinen asiakirja
  • Laskentataulukon vinkit
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office -vinkkejä
Kirjailijasta David Perry(22 artikkelia julkaistu)

David on innokas teknikkosi; ei tarkoitettu sanaleikkiä. Hän nukkuu, hengittää ja syö tekniikkaa ja on erikoistunut tuottavuuteen tekniikassa, Windowsissa, Macissa, iOS: ssa ja Androidissa. Nelivuotinen kruunattu freelance-kirjailija Perry on auttanut miljoonia ihmisiä julkaisemiensa artikkeleiden kautta eri sivustoilla. Hän osaa taitavasti analysoida teknisiä ratkaisuja, vianetsintäongelmia, hajottaa digitaalisen päivityksesi nitty-gritty, kiehauttaa tekniikan taitavan kielen peruslauluiksi ja lopulta tuoda sinulle mielenkiintoisia tekniikan osia, jotka varmasti lukitsevat kiinnostuksesi. Etkö ole varma, miksi he opettivat sinulle niin paljon pilvissä ja mitään Pilvessä? David on täällä informatiivisesti korjaamassa tätä tietokuilua.

Lisää David Perrylta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi