Home-theater-designers
Lähetämme ja vastaanotamme sähköposteja joka päivä. Teemme kuitenkin kiusallisia virheitä, joita emme voi täysin korjata. ' Joten tehokkaan sähköpostin kirjoittaminen, joka pitää lukijasi toiminnassa samalla kun on tietoinen maailman haasteista, voi olla hankalaa.
Tämän vuoksi olemme koonneet muutamia olennaisia sääntöjä, jotka sinun on tiedettävä, kun lähetät sähköpostia ihmisille. Noudata näitä yksinkertaisia sääntöjä kirjoittaaksesi parempia sähköposteja vaivattomasti.
1. Harkitse tervehdyksiä ja allekirjoituksia uudelleen
Toivottavasti sinulla on mahtava viikko! oli loistava tapa aloittaa sähköpostin lähettäminen. Ei enää! Kun otetaan huomioon elämän epävarmuus, tämä voi tulla huolimattomaksi ja liian irralliseksi.
Sama koskee allekirjoituksia, kuten Terveisin, Parhaat toiveet tai Kippis-jotka onnistuivat ennen hienosti, mutta voivat joskus kuulostaa vetäytyneiltä todellisuudesta.
Joten miksi et pidä sitä yksinkertaisena ja aitona? Siirry kirjautumisiin, kuten Pysy turvassa, Ole varovainen tai Ystävällisin terveisin. Tervehdyksen osalta toivon, että kaikki on hyvin tai toivon, että sinä ja rakkaasi pysytte turvassa, voivat olla hyviä lähtökohtia.
2. Sisällytä selkeä aiherivi
Tämä sähköpostisääntö on yhtä vanha kuin sähköposti itse. Tämä johtuu siitä, että ihmiset usein päättävät, avaavatko he sähköpostin aiherivin perusteella.
Kun kaikki työmme on nyt verkossa, tarve asettaa tärkeät asiat etusijalle ja jättää huomiotta tärkeät asiat on ratkaisevan tärkeää. Jos jätät aiherivin tyhjäksi, sähköpostisi jätetään huomiotta.
Ihanteellisessa aiherivissä on alle 10 sanaa. Valitse yksi, joka vastaa huolenaiheisiisi ja kertoo, mistä sähköpostissa on kyse. Ehdotus ilmailuprojektiksi, kokouksen uudelleenjärjestely tai esitystäsi koskevat pikakysymykset ovat hyviä esimerkkejä aihepiiristä, joista voit ottaa vihjeen.
3. Käytä ammattimaista allekirjoitusta
Sinulla on valmiiksi määritetty allekirjoituslohko, jolla voit vastata sähköposteihin kaikilla henkilökohtaisilla laitteillasi. Siinä pitäisi olla nimesi, yrityksesi nimi ja yhteystietosi.
Tämä antaa vastaanottajalle hyvän käsityksen siitä, kuka olet ja kuinka ottaa sinuun yhteyttä tarvittaessa. Varmista ammatillisen allekirjoituksesi fontin ja koon osalta, että se on sama kuin muu sähköpostiviesti.
Myös, lopeta sähköpostisi luottavaisin mielin mutta älä liioittele sanontojen tai henkilökohtaisten tietojen kanssa.
4. Esittele itsesi, jos tapaat ensimmäistä kertaa virtuaalisesti
Olemme kaikki joutuneet tilanteisiin, joissa meidän on täytynyt lähettää sähköpostia henkilölle, jota emme ole tavanneet. Sähköpostin saaminen tuntemattomalta voi olla outoa. Ja se keventää sitä.
Ota siis hetki aikaa esitellä itsesi sähköpostin vastaanottajalle. Konteksti on kriittinen, ja ensivaikutelma on edelleen tärkeä. Joten lisää rivi, kuten Hei! Tämä on Tracy, Multiseon Pvt. Ltd, ja lähetän sähköpostia, koska olet ilmaissut kiinnostuksesi sähkötuotteidemme ostamisesta.
Tai kun sinut esitetään jollekin sähköpostitse, voit myös pudottaa hänelle rivin, joka kertoo kuinka ihanaa on tavata hänet.
5. Kirjoita myötätuntoisia sähköpostiviestejä
Emme voi korostaa tämän tärkeyttä. Elämä on rankkaa. Ennen kaikkea se on erittäin epävarmaa.
Menettivätkö he määräajan? Eivätkö he saapuneet ajoitettuun Google Meetiin? Ennen kuin lähetät ankaran sähköpostin - pysähdy ja mieti sitä. Entä jos on hätätilanne?
Ole siis myötätuntoinen ja kysy, onko heillä kaikki kunnossa. Sähköposti, kuten Kaipasimme sinua kokouksessa tänään. Tarkista vain, että kaikki on kunnossa. voi rakentaa suhteita, jotka kestävät ajan.
6. Pakkaa/muuta kokoa ja nimeä liitteet, kun voit
Emme puhu tästä sähköpostisäännöstä paljon, koska lähettäessämme suuria liitteitä oletamme automaattisesti vastaanottajallamme olevan tarpeeksi tilaa. Isojen tiedostojen lataaminen vie enemmän aikaa ja voi ärsyttää hetkessä.
Siksi kannattaa pakata tai muuttaa niiden kokoa. Jos jaat liian monta tiedostoa kerralla, on hyvä lisätä kohtelias huomautus, joka kertoo liitteet.
Nimeä myös liitteet ennen niiden lähettämistä. Lähetätkö CV: si? Nimeä tiedosto uudelleen nimellä Tracy_Mackenzie_CV ja aloita oikealla jalalla.
7. Älä käytä sähköpostia toisena pikaviestisovelluksena
Syy, miksi me kaikki rakastamme pikaviestejä, on se - se on välitöntä.
Mutta kun sekoitat nämä kaksi ja käytät sähköpostia pikaviestien korvikkeena, saatat olla ärsyttävä ja epäammattimainen.
Siksi sinun on tiedettävä, milloin lähetät sähköpostin ja milloin seuraat sitä toisen kanssa. Älä tee sitä virhettä, että lähetät liikaa jatkosähköposteja, koska ne saattavat toimia kotoa käsin. Älä myöskään soita kenellekään ja pyydä häntä tarkistamaan sähköposti.
Jos se on kiireellistä, käytä toista viestintätapaa.
8. Käytä huumoria parantaaksesi, mutta säästeliäästi
Vaikka monet käyttävät huumoria keventääkseen tunnelmaa näinä poikkeuksellisina aikoina, huumorin käytön ongelma sähköpostissa on se, että se voi antaa vastakkaisen tuloksen.
Jos haluat käyttää huumoria sähköpostissa, tee se vain, jos tunnet henkilön hyvin. Et halua olla epäkunnioittava tai töykeä, jos joku on vakavassa tilanteessa. Sitä paitsi se, mikä kuulostaa hauskalta, ei ehkä ole hauska.
Sana viisaille: Jos olet epävarma, on parasta jättää se pois.
Aseta ulkopuoliset vastaukset ja paranna työ- ja yksityiselämän tasapainoa
Kun lähetät sähköpostia ihmisille näinä päivinä, sinun on myös otettava huomioon tunnit. Kun kotoa käsin työskentelevät elämäntavat saavat vauhtia, rajat työn ja henkilökohtaisen elämämme välillä ovat hämärtyneet. Ulkopuolisten vastausten avulla on helppo ymmärtää, milloin joku on käytettävissä kokoukseen tai sähköpostiin.
kuinka katsella instagramia livenä tietokoneella
Tarkastele sähköpostiohjelmasi asetuksia ja määritä automaattivastaajat, kun olet poissa tai et ole työpöytäsi ääressä. Esimerkiksi Gmail kutsuu sitä Lomavastaajaksi, kun taas Microsoft Outlook käyttää Poissa -vastauksia.
Toivomme, että nämä kultaiset säännöt tehokkaiden sähköpostien kirjoittamisesta ja oikeista sähköpostitavoista auttavat säästämään aikaa ja laatimaan oikeat vastaukset.
Jaa Jaa Tweet Sähköposti Vältä näitä 6 virhettä parempaan sähköposti- ja tekstiviestintäänParanna viestintätaitojasi välttämällä virheitä, kuten käyttämällä liikaa emojia tai kirjoittamalla isoilla kirjaimilla.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Vinkkejä sähköpostitse
Gargi on kirjailija, tarinankertoja ja tutkija. Hän on erikoistunut kiinnostavien sisältöjen kirjoittamiseen kaikkeen Internetiin asiakkaille eri maissa ja teollisuudessa. Hän on kirjallisuuden jatko-opiskelija, jolla on editointi ja kustantaminen. Työn ulkopuolella hän isännöi TEDx -esityksiä ja kirjallisuusfestivaaleja. Ihanteellisessa maailmassa hän on aina minuutin päässä matkalta vuorille.
Lisää Gargi Ghosaliltatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi