Makrojen käytön aloittaminen Wordissa

Oletko kyllästynyt suorittamaan toistuvia tehtäviä Microsoft Wordissa? Ohjelmaan haudattu on tehokas automaatiotyökalu, joka voi poistaa nämä työt käsistäsi. Puhumme makroista, ja vaikka ominaisuus perustuu Microsoftin Visual Basic for Applications (VBA) -ohjelmaan, voit käyttää sitä, vaikka koodausidea antaa sinulle heebie-jeebies.

Napsauttamalla painiketta Word tallentaa toimintosi ja luo makron, jonka voit toistaa niin usein kuin haluat. Jos olet seikkailunhaluinen, voit helposti muokata makroa lisäautomaation saavuttamiseksi.

Tässä näytämme sinulle yhden yksinkertaisen mutta hyödyllisen esimerkin: Kuinka automatisoida Wordin etsintä- ja korvaustoiminto.

Makron tallentaminen

Tässä esimerkissä olet antiikkihammaslaitteiden säilyttäjäyhdistyksen arvostettu presidentti. Sinulla on kymmeniä Word -asiakirjoja historiallisista hammasproteeseista ja vastaavista, joissa yhteiskunnan nimi on näkyvästi mainittu. Sitten yhtäkkiä hallitus äänestää nimen muuttamisesta Dental Antiques Preservation Leagueksi. Nyt tarvitset helpon tavan päivittää asiakirjat.

Voit aloittaa uudella tyhjällä asiakirjalla tai avata olemassa olevan. Jos et ole jo tehnyt niin, sinun on otettava käyttöön Kehittäjä -välilehti.

Mene Tiedosto> Asetukset> Muokkaa valintanauhaa . Oikealla, alla Päävälilehdet , Tarkista Kehittäjä vaihtoehto. Valitse OK ja poistu.

ilmainen tekstiviesti verkossa lähettää ja vastaanottaa tekstiviestejä

Luodaan nyt makro.

Klikkaus Kehittäjä> Tallenna makro .
Sinua pyydetään nimeämään makro. Kirjoita ChangeSocietyName tai muu sinulle sopiva nimi. Kun nimeät makroja, vältä välilyöntejä, pisteitä, huutomerkkejä ja erikoismerkkejä, muuten saat virheilmoituksen. Voit käyttää numeroita, mutta ensimmäisen merkin on oltava kirjain.
Voit määrittää makron painikkeelle ja/tai pikanäppäimelle, mutta tämä ei ole vaatimus. Jos valitset Painike, Word antaa sinun lisätä sen pikakäyttötyökaluriville. Voit myös lisätä makron lyhyen kuvauksen.
Klikkaus OK , ja Word tallentaa nyt toimintasi. Osuma Ctrl + H tuoda esiin Etsi ja korvaa valintaikkuna.
Osallistu Antiikin hammaslääketieteellisten laitteiden säilyttämisjärjestöön Findissa ja Dental Antique Preservation League -sivustossa.
Klikkaus Korvaa kaikki suorittaaksesi Etsi ja korvaa -toiminnon. Tämä on ainoa toiminto, jonka haluat tallentaa. Ei ole väliä, korvaako makro todella minkä tahansa tekstin. Tarkoitus on tallentaa se muihin asiakirjoihin.
Tämä on tärkeää: Napsauta Kehittäjä> Lopeta tallennus . Muussa tapauksessa makro sisältää kaikki myöhemmät toiminnot.

Katsotaan nyt käsityötäsi. Avaa asiakirja, joka sisältää yhdistyksen nimen. Klikkaus Kehittäjä> Makrot . Jos kaksoisnapsautat ChangeSocietyName, Word suorittaa automaattisesti Find and Replace -toiminnon.

Kärki: Kun tallennat makroa, sinun on ehkä suoritettava toiminto, jota et halua tallentaa. Voit esimerkiksi haluta kopioida ja liittää tekstiä Etsi ja korvaa -valintaikkunaan sen sijaan, että kirjoitat sitä käsin. Ei hätää: Napsauta vain Kehittäjä> Keskeytä tallennus , kopioi ja liitä teksti ja napsauta sitten Kehittäjä> Jatka tallenninta . Sitten voit suorittaa makron tallennuksen edellä kuvatulla tavalla.

Vaikka keskityimme täällä Microsoft Wordiin, voit myös käytä makroja tuottavuuden lisäämiseen Excelissä . Microsoft OneNotessa on paljon aikaa säästäviä makroja.

Sukellus koodiin

Nyt sukellamme syvemmälle uuteen Word -makroomme. Mene Kehittäjä> Makrot , mutta sen sijaan, että kaksoisnapsauta makroa, valitse se ja napsauta Muokata . Tämä avaa Visual Basic -editorin, itsenäisen ympäristön VBA-sovellusten rakentamiseen.

Se voi näyttää pelottavalta, mutta voit jättää valikot ja useimmat paneelit huomiotta. Keskity sen sijaan ikkunaan, joka sisältää koodin. Kuten näet, Word on juuri kirjoittanut makron, joka suorittaa Etsi ja korvaa.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Selitetään, mitä täällä tapahtuu.

Ensimmäisen rivin alaosa on lyhenne aliohjelmasta, pienestä ohjelmasta, joka voi toimia yksinään tai osana suurempaa VBA -sovellusta. Lainausmerkkien edessä olevat rivit ovat kommentteja varten. Lainausmerkit kehottavat VBA: ta jättämään huomiotta kaikki näillä riveillä olevat lausunnot.

suorittimen käyttö: prosessorin käyttöaste on korkea

Sitten pääsemme koodin lihaan: koodiin, joka suorittaa Etsi ja korvaa operaatio. Kuten näette, se määrittää arvot jokaiselle Etsi ja korvaa -valintaikkunan vaihtoehdolle, mukaan lukien teksti ja korvaava teksti lainausmerkeissä. The Valinta.Etsi.Toteuta Lopussa oleva komento vastaa Korvaa kaikki -painiketta.

Makron muokkaaminen

Makrojen käyttämiseksi sinun ei tarvitse sotkea koodia tai edes katsoa sitä. Mutta voit saada enemmän irti tästä toiminnosta, jos olet valmis sukeltamaan. Oletetaan esimerkiksi, että teet kirjoitusvirheen makron tallennuksen aikana. Sen sijaan, että tallennat sen uudelleen, voit siirtyä Visual Basiciin ja korjata sen.

Voit myös säätää makroa hyödyllisemmäksi, ja teemme sen täällä. Kun suoritat Etsi ja korvaa -toiminnon manuaalisesti tai makron avulla, Word muistaa etsimisen ja korvaamisen tekstin. Kun seuraavan kerran avaat Etsi ja korvaa -valintaikkunan, se näyttää tältä.

Olisi parempi tyhjentää arvot, jotta saamme puhtaan valintaikkunan. Teemme sen toisen makron kanssa, paitsi tällä kertaa, teemme sen suoraan Visual Basicissa.

Valitse Visual Basic -editorissa koko aliohjelma ensimmäiseltä riviltä Lopetusaliin. Osuma Ctrl + C kopioida se.
Aseta kohdistin End Sub -kohdan alle ja paina Ctrl + V . Olet juuri kopioinut aliohjelman.
Muuta nimi ChangeSocietyName -nimestä ClearFindReplace (tai mikä tahansa muu sinulle sopiva nimi). Tämä on tärkeää, koska VBA tuottaa virheilmoituksen, jos yrität ajaa makroja päällekkäisillä nimillä.
Kohteessa .Teksti ja Korvaava teksti arvot, poista teksti, mutta jätä lainausmerkit. Pohjimmiltaan kerrot Wordille, että se ei löydä mitään ja korvaa sitä millään, mutta tyhjennät myös nämä arvot.

Tuloksen pitäisi näyttää tältä:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Nyt palaamme ChangeSocietyName -makroon. Kirjoita Find and Replace -koodin alle, mutta ennen End Subia, kirjoita ClearFindReplace (ilman sulkeita lopussa).

Aivan oikein: Sinun ei tarvitse syöttää kaikkea juuri luomaasi koodia, vain makron nimi.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Kun Word suorittaa ChangeSocietyName -ohjelman, se suorittaa ensin alkuperäisen Etsi ja korvaa -toiminnon. Sitten se tulkitsee ClearFindReplace -komennon toisen makron suorittamiseksi.

VBA: lla eteenpäin

Kuten näette, Wordin makron tallennustoiminto voi säästää aikaa lukemattomilla tavoilla. Voit luoda makroja melkein minkä tahansa toiminnon automatisoimiseksi, ja Visual Basic -editorissa voit säätää makroja, upottaa yhden makron toiseen tai luoda aliohjelman, joka suorittaa useita makroja peräkkäin.

Koska VBA on täysimittainen ohjelmointikieli, voit sisällyttää aliohjelmat suurempiin sovelluksiin muuttujien, silmukoiden, ehdollisten lausekkeiden ja muiden avulla. Ja kun olet oppinut VBA: n perusteet Wordissa, voit käyttää paljon samaa tietoa luodaksesi makroja Microsoft Excelissä ja Accessissa.

vadelma pi ei lue sd -korttia

Jos haluat viedä asian eteenpäin, sinun kannattaa oppia lisää VBA -käytännöistä ja Visual Basic -editorista, kuten koodin järjestämisestä ja virheiden käsittelystä. Mutta vaikka haluat noudattaa yksinkertaisia toimintoja, kuten tässä kuvattuja, voit edetä pitkälle tuottavuutesi parantamiseksi.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti Aloittelijan opetusohjelma VBA -makrojen kirjoittamisesta Excelissä (ja miksi sinun pitäisi oppia)

Jos käytät Exceliä säännöllisesti, kannattaa oppia luomaan VBA -makroja ja saada käyttöösi monia muita toimintoja ja ominaisuuksia.

Lue seuraava Liittyvät aiheet

Tuottavuus
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Microsoft Office -vinkkejä
Microsoft Office 2019
Makrot

Kirjailijasta Stephen Beale(6 artikkelia julkaistu)

Stephen Beale on pitkäaikainen teknologiakirjoittaja San Franciscon alueella. Hän on kirjoittanut lukuisia kirjoja julkaisusovelluksista ja graafisesta suunnittelusta, ja hän on entinen uutisten ja arvostelujen toimittaja Macworldille. Hän johtaa tällä hetkellä Steampunk Explorer -sivustoa, joka on suosittu Steampunk -harrastajien sivusto.

Lisää Stephen Bealelta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi