Home-theater-designers
Liiallinen riippuvuus paperista toimistoissa vahingoittaa ympäristöä. Sen lisäksi arkaluontoisten toimistoasiakirjojen suojaaminen voi olla vaikeaa. Tämän seurauksena tehtäväkriittiset tiedostot voivat altistua kenelle tahansa, myös satunnaiselle vierailijalle.
Poistamalla paperin toimistolta voit välttää kaikki tällaiset riskit. Tässä on muutamia online -sovelluksia ja vinkkejä, joiden avulla voit tehdä toimistostasi paperittomamman.
1. Vierailijoiden hallintatyökalut
Vaihda paperipohjaisesta kävijäpäiväkirjasta online-kävijähallintajärjestelmään. Innovatiiviset ja vankat kävijähallintatyökalut voivat hallita koko toimistokävijöiden hallinnan prosessia.
Aularaita voit seurata kaikkia kävijöitä samalla kun otat valokuvia ja tulostat merkkejä. Siinä on myös ominaisuuksia, kuten ilmoitus isännille, hätäevakuoinnin hallinta ja hälytys turvahenkilöstölle.
Välityspalvelin on pilvipohjainen ratkaisu, joka auttaa hallitsemaan ihmisten virtaa. Työkalu on muokattavissa ja noudattaa integroitua lähestymistapaa, jotta etupöydät pysyvät tehokkaina ja arkaluonteiset tiedot turvassa.
2. Kirjanpitosovellukset
Toimiston kirjanpidon hallinta paperilla voi olla kiireistä, aikaa vievää ja sekavaa. Kirjanpitosovellusten avulla voit tehdä prosessista paperittoman, nopean ja vaivattoman.
Sage kirjanpito on kirjanpitosovellus, jota voit käyttää myös ilman kirjanpidon taustaa. Kun olet yhdistänyt sen pankkitilillesi, tapahtumavirta muuttuu saumattomaksi. Voit seurata myyntiä, ostoja ja kassavirtaa helpon raportointiominaisuuden avulla.
QuickBooks on toinen online-kirjanpitotyökalu, jonka avulla voit käsitellä arvonlisäveron, verojen ja työntekijöiden palkanlaskennan itse. QuickBooks POS on laajennettu painos, jonka avulla pienyritysten omistajat voivat käyttää vähittäismyyntipisteitä paperittomina.
3. Projektinhallintasovellukset
Jos aiot käyttää papereita projektinhallintavaiheessa, se voi helposti maksaa suuria summia. Jos haluat pitää kaikki tiimin jäsenet samalla sivulla, sinun on tulostettava useita kopioita samasta tiedostosta. Voit kuitenkin välttää tällaiset kulut ja tulla ympäristöystävälliseksi käyttämällä tehtävien tai projektin hallintatyökaluja.
Projektinhallintatyökalu Asana on intuitiivinen käyttöliittymä, jota kuka tahansa voi käyttää tehtävien määrittämiseen ja seurantaan. Sovellus auttaa sinua jakamaan tiedostoja reaaliajassa, kommentoimaan tehtäviä ja luomaan digitaalisia raportteja.
Napsauta Ylös on toinen projektinhallintatyökalu, jonka avulla voit integroida monia kolmannen osapuolen sovelluksia. Se tarjoaa myös työkuormanäkymän, jonka avulla voit seurata yksittäisten resurssien kuormitusta.
Aiheeseen liittyviä: Mikä on ClickUp? Parhaat projektinhallintaominaisuudet
4. Tehtävälistan työkalut
Tuhlaatko edelleen muistilappuja tehtävien kirjoittamiseen? Sinun pitäisi päästä eroon siitä ja valita tehtäväluettelosovellukset.
Todoisti voit luetella kaikki tehtävät organisoidusti. Sen avulla voit myös lisätä osioita ja alitehtäviä tehtävien luokitteluun. Voit myös lisätä prioriteettitasoja ja suosikkitunnisteita tähän sovellukseen.
Mikä tahansa. Tee mahdollistaa pääsyn tehtävälistaasi mistä tahansa millä tahansa laitteella. Se myös muistuttaa sinua tekemään tärkeitä tehtäviä määrättyyn aikaan.
5. Muistiinpanosovellukset
Kun olet tehnyt muistiinpanoprosessin paperittomaksi, voit säästää muistilehtiöiden ja kynien kustannuksia. Lisäksi sinun ei tarvitse viettää aikaa etsimään muistilehteä sotkuiselta työpöydältä ennen kokousta.
Muistiinpanosovelluksella, kuten Evernote , voit pitää kaikki tärkeät tiedot saatavilla eri laitteilla online-synkronointitoiminnon ansiosta. Voit myös muokata muistiinpanojen muotoilua ja lisätä niihin kuvia, äänitiedostoja ja asiakirjoja valintasi mukaan.
Yksinkertainen voit lisätä, tarkastella, muokata ja julkaista muistiinpanoja Markdown -muodossa. Sinä ja tiimisi voit jakaa ryhmän muistiinpanoja yhteistyöhön ja ideoimiseen.
6. Asiakirjan skannaustyökalut
Jos olet päättänyt jäädä paperittomaksi, sinun on oltava strategianne mukaan digitoitujen kopioiden tekeminen nykyisistä paperiasiakirjoistasi.
Käyttää Adobe Scan älypuhelimellasi muuntaaksesi paperipohjaisen asiakirjan PDF-tiedostoksi. Sovellus auttaa myös hallitsemaan tiedostojen kokoa sen lisäksi, että se tarjoaa ominaisuuksia, kuten rajaus, kierto, huomautukset, allekirjoitus ja värien muokkaus.
ABBYY FineReader PDF on edistyksellinen asiakirjaskanneri, joka tukee yli 190 kieltä ja tallentaa ne 12 eri tiedostomuotoon. Sekä painetun että käsin kirjoitetun tekstin skannauksen lisäksi voit lisätä kommentteja ja allekirjoituksia.
7. Tiedostonjako- ja suojaussovellukset
Ne päivät ovat menneet, kun joudut ottamaan tulostetut kopiot raportistasi ja jakamaan ne vastaanottajien kesken. Online -tiedostojenjakosovellusten avulla voit tallentaa tiedostot pilveen ja jakaa pääsyn vain kelvollisten vastaanottajien kanssa.
Laatikko voit tallentaa ja jakaa tiedostoja ja asiakirjoja pilveen noudattaen alan vaatimustenmukaisuutta ja tietosuojakäytäntöjä. Se tekee tiimin jäsenten välisestä yhteistyöstä saumatonta.
Voit myös käyttää Google asema tallentaa toimistotiedostot turvallisesti ja jakaa ne vain tarkoitettujen vastaanottajien kanssa. Lisäksi työkalun avulla voit järjestää tiedostoja eri kansioiden avulla.
8. Kalenterisovellukset
Kalenterisovelluksista on tullut erottamaton osa työelämää. Kaikenlaiset yritykset voivat hyötyä kalenterisovelluksen käyttämisestä sen sijaan, että kirjaisivat tapaamiset paperipohjaiseen päiväkirjaan.
Kalenterimaisesti on online -tapaamissovellus, jossa voit ajoittaa kokouksesi ammattimaisesti ja tehokkaasti. Voit automatisoida muistutuksen ja seurantaprosessin tällä sovelluksella.
Google -kalenteri on suosittu online -kalenteri, jossa voit värittää kalenterimerkinnät kalenteritapahtumien järjestämiseksi. Sen ehdotustyökalu auttaa täyttämään merkinnät automaattisesti säästääksesi aikaa. Voit helposti muokata minkä tahansa online -kokouksen aikataulua tässä online -kalenterissa.
Aiheeseen liittyviä: Vinkkejä välttää viivästymistä ja noudattaa määräaikoja
9. Digitaaliset sopimukset ja sähköisen allekirjoituksen työkalut
Nyt on aika luopua tulostetuista oikeudellisista asiakirjoista. Siirry digitaalisten sopimusten ja sähköisten allekirjoitusten maailmaan säästääksesi paperia ja parantaaksesi tiimisi työn tehokkuutta.
Ehdota on online-alusta, jonka avulla voit tehdä, seurata, lähettää ja allekirjoittaa kaikenlaisia sopimuksia, ehdotuksia ja sopimuksia. Voit käyttää ennalta suunniteltuja ehdotusmalleja tämän sovelluksen sisältökirjastosta.
PandaDoc voit virtaviivaistaa sopimusten hallintaa luomalla, muokkaamalla ja allekirjoittamalla asiakirjoja helposti. Se tarjoaa palveluja, kuten ehdotuksia, tarjouksia, sopimuksia ja lomakkeita - kaikki digitaalisessa muodossa ilman paperia.
10. Online -faksisovellukset
Vaikka aiot poistaa kaikki faksit, se ei ehkä ole mahdollista, jos asiakkaat vaativat niiden käyttöä. Vielä, online -faksisovellukset voi auttaa poistamaan paperit faksista. Nämä sovellukset ohjaavat faksit tietokoneelle, älypuhelimelle tai muulle valitsemallesi laitteelle. Näin voit myös automatisoida faksin ja säästää tuhansia paperiarkkeja vuosittain.
RingCentral on online -faksiohjelmisto, jonka avulla voit hallita saapuvia ja lähteviä fakseja verkossa ja tarjota samalla huomattavia säästöjä. Voit myös käyttää HelloSign lähettää ja vastaanottaa fakseja säilyttäen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden.
Siirry vihreäksi korvaamalla paperit verkkotyökaluilla
Voit nyt piirtää mielessäsi selkeän kuvan suunnitellaksesi paperittomaksi toimistoon tai kotiin, missä tahansa työskenteletkin. Paperittoman työkäytännön täytäntöönpano kestää kauan, kun yllä mainitut online -sovellukset ovat palveluksessasi.
tehtäväpalkki ei toimi Windows 10: ssä
Paperista eroon pääseminen on yksi monista tavoista heikentää työtilaa ja lisätä tuottavuutta.
Jaa Jaa Tweet Sähköposti 10 tapaa parantaa tuottavuutta purkamalla työasemasiOta selvää, kuinka sotkuinen työasema auttaa sinua työskentelemään tarkkaavaisesti ja suorittamaan tehtävät ajoissa.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Online -työkalut
- Digitaalinen asiakirja
- Organisaatio -ohjelmisto
Tamal on freelance -kirjailija MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoimintaprosesseista edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä hän otti kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja viimeisimmistä tekniikkauutisista, hän rakastaa pelata Splinter Celliä ja katsella Netflixiä/ Prime Videoa.
Lisää Tamal Dasiltatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi