Home-theater-designers
Yhdistämisen avulla voit mukauttaa joukkosähköpostit ja kirjeet käyttämällä paikkamerkkejä. Tarvitset vain tietokannan yhteystiedoista ja mallin sähköpostiviesteille tai kirjeille.
Tässä artikkelissa näytämme, kuinka voit luoda Microsoft Word -yhdistelmän Excel -tietokannan avulla. Vaiheet on otettu Microsoft Wordista ja Excel 2016: sta, mutta prosessi on sama kaikissa versioissa.
Kuinka tehdä yhdistäminen Excelistä
Yhdistäminen käyttää tietokannan tietolähteitä ja sijoittaa ne vastaaviin paikkamerkkeihin joukkosähköpostien personoimiseksi. Nämä tietokannat voivat olla mitä tahansa alla mainitusta luettelosta:
1. Avaa Microsoft Excel laskentataulukko.
2. Luo manuaalinen yhteystietoluettelo Sana kun käytät yhdistämistä.
3. Valitse yhteystietojen tiedot Microsoft Outlook -sovelluksesta.
Voit valita kahdesta vaihtoehdosta:
soittaa Googlen kodin kanssa
- Gmail -yhteystiedot yhteensopivassa tiedostossa.
- Microsoft SQL Server.
Microsoft Excel -työkirjatietokanta on suosituin, kun sinun on käytettävä yhdistämistä Wordissa. Sähköpostin yhdistämisessä luot Excelin avulla tietokannan, jota Word käyttää myöhemmin.
Jos sinulla ei ole Excel -tiedostoa, jossa on yhteystiedot, voit käyttää tätä näyte Excel -tiedostosta kokeilua varten .
Välttääksesi epäjohdonmukaisuuksia joukkosähköposteissasi tai kirjeissäsi, sinun on muokattava Excel -tiedostoasi alla kuvatulla tavalla:
- Ensimmäisellä rivillä saa olla vain sarakeotsikot alkaen solu A1 . Word käyttää näitä sarakeotsikoita muodossa Yhdistä kentät kun käytät Microsoft Wordin yhdistämistä.
- Muokkaa sarakkeiden otsikoita vastaamaan paikkamerkkien nimiä, joita käytät sähköpostissa tai kirjepohjamallissa.
- Sinun on varmistettava, että laskentataulukkotiedosto sisältää yhteystiedot yhtenä tietueena riviä varten. Esimerkiksi nykyisessä opetusohjelmassa kaikki saatavilla olevat asiakkaan yhteystiedot James Butt on saatavilla välillä solut A2 ja J2 .
- Kaikkien yhteystietojen numeeristen tietojen, kuten postinumeroiden, alennusprosenttien, mittarilukemien, valuuttojen jne., Tulee olla oikeassa numeromuodossa.
- Jos haluat tehdä muutoksia, valitse solu tai solualue, joka sisältää numerot.
- Kohteessa Etusivu -välilehti , sisällä Nauha , Klikkaa pudotusvalikon nuoli sitä paitsi yleinen .
- Tee kaikki lisäykset ennen yhdistämisen yhdistämisen Word -asiakirjaa Excel -tietokantatiedostoon. Kun olet tehnyt kaikki muutokset, Tallentaa Excel -tiedosto.
- Yhteystietojesi Excel -tietokantatiedoston pitäisi olla läsnä tietokoneen paikallisessa tallennustilassa.
- Varmista, että kaikki tiedot ovat Excel -työkirjan ensimmäisellä arkilla.
Kuinka tehdä yhdistäminen Wordissa
Kun olet luonut tietokannan Excelissä, sinun on avattava sähköpostin tai kirjeen malli, jonka haluat lähettää useille vastaanottajille. Noudata alla kuvattuja vaiheita:
1. Valitse Nauha , Klikkaa Postitukset -välilehti .
2. Kohdassa Käynnistä yhdistämisryhmä , sinun on napsautettava Käynnistä yhdistäminen .
3. Näet kuusi yhdistämisasiakirjatyyppiä. Klikkaa Kirjaimet tai Sähköpostiviestit .
Aiheeseen liittyviä: Tarrojen tulostaminen yhdistämisellä Microsoft Wordissa ja Excelissä
4. Valitse Käynnistä yhdistäminen ryhmä, napsauta Valitse Vastaanottajat . Näet vaihtoehdot, kuten Kirjoita uusi luettelo, Käytä olemassa olevaa luetteloa ja Valitse Outlookin yhteystiedoista.
5. Voit valita minkä tahansa yllä olevista kolmesta vaihtoehdosta sen mukaan, miten haluat linkittää yhteystietoluettelon mallikirjeeseen. Tässä opetusohjelmassa valitaan Käytä olemassa olevaa luetteloa hyödyntää Excel -tietokantaan jonka olet luonut tai ladannut aiemmin.
6. On Valitse Tietolähde valintaikkunassa, etsi kansio, jossa Excel -tietokantatiedosto on käytettävissä. Kun olet löytänyt tiedoston, valitse se ja napsauta sitten Avata ladata tietokannan Wordin yhdistämiseen.
kuinka ladata youtube -videoita iPhoneen
7. Näet Valitse Taulukko valintaikkuna. Poistu laatikosta napsauttamalla OK tekemättä muutoksia valintaikkunaan.
8. Se on hienoa! Olet yhdistänyt lähdetiedot Word -yhdistämisohjelmaan.
9. Word yhdistää automaattisesti tietokannan sarakkeiden otsikot yhdistämiskenttien kohteisiin. Varmista oikea vastaavuus siirtymällä osoitteeseen Kirjoita ja lisää kentät -ryhmä päällä Postitukset -välilehti ja Nauha ja napsauta sitten Yhdistä kentät .
10. Yhdistä kentät -valintaikkuna tulee näkyviin. Vasemmanpuoleisessa sarakkeessa näet yhdistämiskentän kohteet. Oikealta puolelta löydät vastaavat tiedot linkitetystä Excel -tietokannasta.
11. Se on sama, jos käytät muita lähdetietoja, kuten Outlook -yhteystietoja tai Gmailista vietyjä yhteystietoja. Selaa luetteloa varmistaaksesi, että ristiriitaisuuksia ei ole. Klikkaa OK sulkea.
12. Aseta kohdistin mallikirjaimesi ensimmäisen kirjaimen eteen ja paina Tulla sisään muutaman kerran, jotta kirjaimen rungon yläpuolelle jää tilaa.
13. Aseta kohdistin asiakirjan yläosaan ja napsauta sitten Osoitteen lohko kohdassa Kirjoita ja lisää kentät -ryhmä päällä Postitukset -välilehti ja Nauha .
14. Vasemmalla puolella Lisää osoitelohko valintaikkunassa voit valita nimen, yrityksen nimen, osoitteen, maan jne., muotoiluvaihtoehdot. Oikealla puolella näet osoitelohkon esikatselun.
15. Voit käyttää Yhdistä kentät vaihtoehtoja syöttötietojen ristiriitojen korjaamiseksi. Klikkaus OK lisätä AddressBlock chevronien sisällä.
16. Napsauta sitten Tervehdyslinja kohdassa Kirjoita ja lisää kenttiä ryhmä perään AddressBlock , antaa sille riviväliä.
17. Lisää tervehdyslinja -valintaikkuna tulee näkyviin. Voit tehdä muutokset haluamallasi tavalla ja napsauttaa sitten OK . The Tervehdyslinja chevronien sisällä näkyy kirjeessä.
18. Voit napsauttaa Esikatsele tuloksia komento Nauha nähdäksesi, miltä kirje näyttää.
19. Voit myös lisätä mukautettuja yhdistämiskenttiä AddressBlock ja Tervehdyslinja . Oletetaan, että haluat lisätä Ajoneuvon merkki ja malli kirjeen rungon sisällä.
20. Voit tehdä tämän avaamalla yhdistämiseen linkitetyn Excel -tietokantatiedoston ja lisäämällä Ajoneuvon merkki ja malli sarakkeen otsikko. Anna ajoneuvon tiedot ja Tallentaa Excel -tiedosto.
21. Siirry nyt yhdistämisen Word -asiakirjaan ja toista vaiheet neljä , viisi ja kuusi .
22. Valitse nyt mikä tahansa sana tai muutama sana kirjaimen rungosta ja napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä päällä Kirjoita ja lisää kentät -ryhmä .
23. On Lisää yhdistämiskenttä laatikko, valitse Tietokannan kentät ja valitse sitten Ajoneuvon merkki ja malli . Klikkaa Lisää lisätäksesi mukautetun yhdistämiskentän.
24. Näin voit lisätä niin monta muuttuvaa paikkamerkkiä kuin haluat muokata jokaista lähettämääsi kirjainta tai sähköpostia. Microsoft Wordin yhdistäminen yhdistää tiedot automaattisesti vastaanottajien nimeen.
25. Päällä Nauha , Klikkaa Viimeistele ja yhdistä komento ja valitse sitten Tulosta asiakirjoja tai Lähetä sähköpostiviestejä . Voit myös napsauttaa Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja tarkistaa sähköpostisi tai kirjeesi ennen niiden lähettämistä.
Paranna sähköpostin tuottavuutta käyttämällä Yhdistämistä
Nyt tiedät, miten yhdistäminen tehdään Microsoft Wordin ja Excelin avulla. Yhdistämisen avulla voit lähettää räätälöityjä sähköpostiviestejä nopeammin ja luoda hyvät suhteet ammatillisiin tai henkilökohtaisiin kontakteihisi. Jatka Wordin käyttöä helpottaaksesi ammatillista ja henkilökohtaista elämääsi kuin ennen.
miten voin tarkistaa, mikä emolevy minulla onJaa Jaa Tweet Sähköposti 10 Microsoft Wordin piilotettua ominaisuutta, jotka helpottavat elämääsi
Microsoft Word ei olisi se työkalu ilman tuottavia ominaisuuksia. Tässä on useita ominaisuuksia, jotka voivat auttaa sinua joka päivä.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Vinkkejä sähköpostitse
- Laskentataulukon vinkit
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Yhdistäminen
- Microsoft Office -vinkkejä
Tamal on freelance -kirjailija MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoimintaprosesseista edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä hän otti kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja viimeisimmistä tekniikkauutisista, hän rakastaa pelata Splinter Celliä ja katsella Netflixiä/ Prime Videoa.
Lisää Tamal Dasiltatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi