Home-theater-designers
Tulee aika, jolloin sinun on käsiteltävä kaikenlaisia tietoja, jotka on tallennettu muuntyyppisiin tiedostoihin, ja tuoda ne sisälle Microsoft Excel . Et voi paeta aina läsnä olevaa tekstitiedostoa. Lyön vetoa, että löydät niitä joka päivä.
Tässä muutamia päivittäisiä esimerkkejä:
- Excel -analyysi tekstitiedostoon tallennetuista myynnistä tai tuotetiedoista.
- Tietojen vaihto kahden eri ohjelmiston välillä (ehkä tietokannasta laskentataulukkoon).
- Sähköpostiohjelmaan tallennetut nimet, osoitteet ja sähköpostitunnukset (esim. viedä Microsoft Outlookista Exceliin ).
Microsoft Excel tarjoaa kaikki työkalut, joiden avulla voit muodostaa yhteyden ulkoisiin tietolähteisiin. Puhutaan rajatuista tekstitiedostoista.
Tämä on rajattu tekstitiedosto
Kuten näette, etu- ja sukunimet, yritykset, joissa he työskentelevät, ja muut tiedot erotetaan pilkuilla. Tämä pilkuilla erotettu tekstitiedosto on helppo luoda millä tahansa tekstieditorilla.
Tällä hetkellä siitä ei ole hyötyä. Tuo tämä laskentataulukkoon ja voit tehdä ammattimaisemman asiakirjan.
Voit esimerkiksi helposti etsiä päällekkäisiä tietoja ja poistaa ne. Sitten voit käytä taulukkoa tarrojen luomiseen ja yhdistämiseen jos osoitteet ovat myös osa dataa.
Perusajatuksena on tuoda tiedot tekstitiedostosta ja jakaa eri tiedot eri sarakkeisiin ja nimetä jokainen sarake sopivalla otsikolla.
Katsotaanpa rajattua tekstitiedostoa tarkemmin ...
Kolme erilaista rajattua tekstitiedostoa
Erotettuja tiedostoja on kolme yleistä tyyppiä riippuen siitä, miten jokainen arvo erotetaan (erotetaan). Mitä tahansa merkkiä voidaan käyttää erottamaan tiedoston yksittäiset merkinnät.
Esimerkiksi: putki (|) tai yksinkertainen tila. Huomaat, että nämä kolme ovat yleisimpiä erotettuja erotinlajeja jokaisen tekstinsyötön välillä.
- Pilkuilla erotetut arvot.
- Sarkaimella erotetut arvot.
- Kaksoispiste erotetut arvot.
Tekstin erotin pitää jokaisen arvon erillään seuraavasta. Kaikki erotuksen jälkeen seuraavat ja ennen seuraavaa erotinta esiintyvät arvot tuodaan yhtenä arvona. Muista, että määritetyn erotimen välisellä arvolla voi olla toinen erotinmerkki, mutta se tarvitsee lainausmerkin (') tai heittomerkin (').
Hämmentävä? Ei niin paljon. Katsotaanpa esimerkkiä:
Tekstitiedostossa, jossa on kaupunkien ja osavaltioiden nimet, saattaa olla joitain arvoja, kuten 'Albany, NY'.
Microsoft Excel voi lukea pilkun (,) kahden sanan välistä erottimena. Käsittele kaupunkien ja maiden nimiä yksi arvo ja tuoda ne sisään yksi Excel -solu meidän on käytettävä tekstin täsmennyksenä lainausmerkkejä tai heittomerkkiä. Jos tekstin tarkentajana ei ole merkkiä, 'Albany, NY' tuodaan kahteen viereiseen soluun nimellä Albany ja NY.
Lyhyesti sanottuna, jos haluat säilyttää sarakkeen arvon täsmälleen sellaisenaan, voit liittää arvon lainausmerkkeihin tai heittomerkkeihin.
Kuten alla näemme, Microsoft Excel antaa sinulle täyden hallinnan tuontiprosessista ja esikatseluruudun, jossa näet tietojen muodon ennen solujen täyttämistä.
Muunna erotetusta tekstitiedostosta laskentataulukkoksi
On olemassa monia online -muuntimet joka voi ottaa raakan CSV -tekstitiedoston ja sylkeä XLS -laskentataulukon. Zamzar ja Muunnettu ovat kaksi erinomaista työkalua.
Sinun ei kuitenkaan tarvitse etsiä online -muunninta, koska Microsoft Excelissä on natiivi ominaisuus, joka tekee työn paljon paremmin.
Otetaan esimerkki CSV -tiedostosta ja käydään läpi vaiheet, joilla muunnetaan rajatut tekstitiedostot laskentataulukoiksi. Yllä oleva kuvakaappaus pilkuilla erotettujen arvojen sekoituksesta Notepad-tiedostossa on hyvä esimerkki.
Microsoft Excel voi auttaa muuttamaan tämän sekavan sekamelskan siistiksi riveiksi ja sarakkeiksi. Voit sitten ryhtyä työskentelemään sen kanssa ja tehdä siitä kauniisti muotoillun raportin tai valmistaa sen tulostettavaksi.
Voit tuoda tiedot Excel -laskentataulukkoon CSV -tiedostosta kolmella tavalla. Aloita ensin helpoimmasta.
Tapa 1: Automaattinen tuonti
1. Napsauta Tiedosto välilehti ja napsauta sitten Avata .
2. Valitse CSV -tiedosto, jonka haluat avata. Microsoft Excel avaa tekstitiedoston automaattisesti ja näyttää tiedot uudessa työkirjassa.
Tämä on suorin (ja nopein) reitti CSV -tiedoston avaamiseen. Microsoft Excel käyttää datamuotojen oletusasetuksia kunkin tietosarakkeen lukemiseen ja tuomiseen. Automaattinen tuonti ei kuitenkaan anna haluamaasi joustavuutta.
Katsotaanpa siis toista tapaa, joka käyttää velhoa.
Tapa 2: Palauta ohjattu tekstin tuontitoiminto
Ohjatun tekstin tuontitoiminnon avulla voit hallita tuotavien tietojen rakennetta. Se käynnistyy automaattisesti, kun tuot tekstitiedostoja (eli TXT -laajennuksella varustetun tiedoston).
Avaa Microsoft Excel ja selaa tekstitiedostoon (tai vaihda CSV -tiedoston laajennukseksi TXT).
Microsoft piilotti vanhan ohjatun tekstin tuontitoiminnon Excel 365: ssä ja 2016: ssa (versio 1704 alkaen). Mutta voit tuoda ohjatun tekstin tuontitoiminnon takaisin Excelin asetuksista.
1. Siirry kohtaan Tiedosto> Asetukset> Tiedot .
2. Vieritä alas kohtaan Näytä ohjatut tietojen tuontitoiminnot -osiossa.
3. Jos haluat tuoda tekstiä tai CSV-tiedostoja, valitse Tekstistä (vanha) . Klikkaus OK sulje Asetukset.
4. Nyt voit käyttää valintanauhan ohjattua toimintoa. Mene Data> Hae tiedot> Vanhat ohjatut toiminnot> Tekstistä (vanha) . Selaa ja avaa tuotava CSV -tiedosto.
Käytä tätä kolmivaiheista prosessia datan muodon hallintaan.
Vaihe 1
Ohjattu tekstin tuontitoiminto näyttää tältä ensimmäisessä vaiheessa.
Valitse Rajoitettu - Kun tekstitiedoston kohteet on erotettu sarkaimilla, kaksoispisteillä, puolipisteillä, välilyönneillä tai muilla merkeillä.
Valitse Kiinteä leveys - Kun kaikki kohteet ovat samanpituisia ja siististi rakennettuja välilyönteihin.
Joskus raakatiedoissa voi olla otsikkorivi. Esimerkiksi:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Käyttää Aloita tuonti riviltä valitaksesi rivin, josta tuonti alkaa.
The Tiedoston alkuperä voidaan useimmissa tapauksissa jättää oletusarvoonsa.
The Esikatselu näyttää arvot sellaisina kuin ne näkyvät, kun ne on rajattu laskentataulukon sarakkeisiin.
Klikkaus Seuraava .
Vaihe 2
Valitse Erottimet tiedostoosi (tässä tapauksessa pilkku). Tarkista jokin muu merkki Muut ja kirjoita merkki pieneen kenttään. The Tietojen esikatselu -ikkuna antaa sinulle vilauksen saraketiedoista.
Valitse Käsittele peräkkäisiä erottimia yhtenä -valintaruutu, jos tietosi sisältävät useamman kuin yhden merkin erottimen tietokenttien välillä tai jos tietosi sisältävät useita mukautettuja erotinmerkkejä.
Tämä auttaa esimerkiksi käsittelemään tiedostoja, joissa voi olla ylimääräistä tilaa ennen toista erotinta tai sen jälkeen. Voit auttaa tunnistamaan tilan toiseksi rajaajaksi ja valita tämän ruudun.
Käytä Tekstin tarkentaja avattavasta valikosta valitaksesi merkin, joka sisältää tekstitiedoston arvot. Puhuimme aiemmin, kuinka tekstin tarkentaja voi auttaa sinua tuomaan joitain arvoja yhteen soluun erillisten arvojen sijaan.
Käytä Tietojen esikatselu -ikkunassa voit tarkistaa ulkonäön.
Klikkaa Seuraava .
Huomautus: Ohjatun toiminnon näyttö muuttuu, kun tuodaan kiinteän leveyden tietoja.
miten ladata videoita mistä tahansa sivustosta
The Tietojen esikatselu ikkunan avulla voit määrittää sarakkeiden leveydet. Aseta ikkunan yläpalkin avulla sarakkeenvaihto, jota edustaa pystysuora viiva. Vedä sarakkeenvaihtoa lisätäksesi tai pienentääksesi leveyttä. Poista sarake kaksoisnapsauttamalla sitä.
Kiinteäleveisessä tiedostossa ei käytetä erottimia tiedoston arvojen erottamiseen. Tiedot on järjestetty riveihin ja sarakkeisiin, yksi merkintä riviä kohden. Jokaisella sarakkeella on kiinteä leveys, joka on määritetty merkeillä ja joka määrittää suurimman sallitun datamäärän.
Vaihe 3
Esikatseluikkunat ovat tärkeämpiä tässä näytössä, koska voit hienosäätää kuhunkin kenttään menevän datan muotoa Sarakkeen datamuoto . Microsoft Excel tuo oletusarvoisesti tiedot yleisessä muodossa. Valitse sarake esikatseluikkunassa ja määritä sopiva muoto.
Voit esimerkiksi valita ...
- Teksti tekstikentille.
- Päivämäärä ja päivämäärän muoto kaikille sarakkeille, jotka sisältävät päivämääriä.
- yleinen valuuttojen muuntamiseen Excel -valuuttamuotoon.
Käytä Pitkälle kehittynyt -painikkeella voit määrittää desimaalityypin ja numeerisen datan tuhannen paikkaerottimen.
Jos esimerkiksi haluat näyttää 100 000 1 000 000: na. Excel näyttää numerot tietokoneen alueasetuksissa määritetyn muodon mukaisesti.
Klikkaus Viedä loppuun . Lopussa Tuo tiedot -valintaikkuna avautuu.
Älä nyt murehdi sitä liikaa. Se antaa sinulle muutaman vaihtoehdon lisätä tiedot laskentataulukkoon tai luoda yhteyden ulkoiseen tietokantaan. Tekstillä erotettujen arvojen lisääminen taulukkoksi nykyiseen laskentataulukkoon on oletusasetus.
Vanha vanha menetelmä on edelleen paras tapa edetä, kun CSV -tiedostosi on yksinkertainen. Jos ei, nyt on uusi menetelmä, joka sopii laskuun kaikkiin tekstin tuontitarpeisiin.
Tapa 3: Käytä Hae ja muunna tietoja
Tiedot -välilehti sisältää kaikki työkalut, joita tarvitset ulkoisten tietojen keräämiseen ja käyttämiseen haluamallasi tavalla. Voit esimerkiksi luoda pivot -taulukon raportin ja päivittää sen aina, kun ulkoiset tiedot muuttuvat.
Se on liioittelua yksinkertaisille CSV -tiedostoille, mutta mennään eteenpäin ja katsotaan, miten tuodaan rajattujen tietojen sarakkeet Exceliin.
1. Avaa tyhjä työkirja.
2. Siirry kohtaan Tiedot Nauha -välilehti. Napsauta sitten pientä pudotusnuolta Hae tietoja -painiketta ( Hae ja muunna tiedot ryhmä). Valita Valitse Tiedosto> Tekstistä/CSV .
3. Kohdassa Tuo tekstitiedosto -valintaikkunassa, selaa työpöydän sijaintiin ja valitse tuotava CSV -tekstitiedosto. Ohjattu tekstin tuontitoiminto näytetään siististi ja voit nyt valita haluamasi vaihtoehdot.
Kuten näet, voit muuttaa merkkikoodausta ja rajattavan merkin valintaa tai syöttää mukautetun erottimen.
Excel selvittää rajaajan analysoimalla oletuksena tietojoukon ensimmäiset sadat rivit. Voit muuttaa tätä ja antaa Excelin toimia myös koko tietojoukon kanssa. Sitä ei suositella, jos sinulla on miljoonia tuotavia tietueita.
4. Napsauta Ladata -painiketta, jos haluat tuoda tiedot uuteen kauniiseen laskentataulukkoon.
5. Aina kun tuot tietoja Exceliin, tietoyhteys luodaan. Voit suorittaa kyselyitä ja yhdistää laskentataulukon ulkoiseen lähteeseen. Kaikki muutokset alkuperäisiin lähdetietoihin päivitetään automaattisesti Excel -taulukkoon.
6. Voit peruuttaa tämän yhteyden siirtymällä kohtaan Tiedot> Kyselyt ja yhteydet sivupaneelin avaamiseksi.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poistaa . Tai vie hiiri tietolähteen tiedostonimen päälle ja paina Poistaa esiin tulevassa ikkunassa. Jos olet varma, napsauta Poistaa uudelleen.
Tietojen muuntaminen ei kuulu tämän opetusohjelman piiriin. Joten ohjaan sinut Microsoftille Get & Transformin käytön aloittaminen Excelissä tukisivulta saat lisää apua.
Rajattujen tiedostojen monet käyttötavat Excelissä
Haluatko erottaa etu- ja sukunimien luettelon ja valmistella ne tulostusta varten? Muunna erotettu tekstitiedosto Exceliksi. Voit tuoda tai viedä enintään 1 048 576 riviä ja 16 384 saraketta. Ja rajattuja tiedostoja tuetaan lähes kaikkialla. Käytä Exceliä ajansäästäjänä yllä olevien tekniikoiden ja alla olevien vinkkien kanssa tai opi kuinka poimia numero tai teksti Excelistä .
Jaa Jaa Tweet Sähköposti 6 kuultavaa vaihtoehtoa: parhaat ilmaiset tai halvat äänikirjasovelluksetJos et halua maksaa äänikirjoista, tässä on hienoja sovelluksia, joiden avulla voit kuunnella niitä ilmaiseksi ja laillisesti.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Laskentataulukko
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu on Internetin, Windowsin ja tuottavuuden varatoimittaja. Kun hän on poistanut MBA -epäpuhtaudet ja kymmenen vuoden markkinointiuran, hän haluaa nyt auttaa muita parantamaan tarinankerrontakykyään. Hän etsii puuttuvaa Oxford -pilkkua ja vihaa huonoja kuvakaappauksia. Mutta valokuvaus-, Photoshop- ja tuottavuusideat rauhoittavat hänen sieluaan.
Lisää Saikat Basustatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi