Kuinka estää Google -kalenterin aika tuottavaan työpäivään

Kuinka estää Google -kalenterin aika tuottavaan työpäivään

Onko sinun joskus vaikea hallita aikasi? Katsotko kelloa kiireisen työpäivän jälkeen ja ihmettelet, mihin kaikki nämä tunnit katosivat? Jos kamppailet ajanhallinnan kanssa, et ole yksin. On aika etsiä ratkaisuja, kun kollegat, lapset ja merkittävät muut alkavat odottaa sinulta paljon joka päivä.





Onneksi henkilökohtainen kalenterisi voi auttaa tässä. Alla tarkastelemme, miten Google -kalenteria käytetään ajan estoon.



Mikä on ajan esto?

Aikasulku tarkoittaa sitä, että varataan varatut aikavälit lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita varten. Tämän käytännön avulla voit ajoittaa päiväsi suurimmalle potentiaalille. Ajan esto lisää myös henkilökohtaista keskittymistä, parantaa henkistä tilaa ja vähentää stressiä.



Nämä ovat ratkaisevia tekijöitä onnistuneelle työ- ja yksityiselämän tasapainolle, varsinkin kun otetaan huomioon se tosiasia, että elämme kiireellisyyden ohjaamassa kulttuurissa. Joskus näyttää siltä, ​​että nopeat tulokset ovat toivottavampia kuin korkealaatuiset. Se on paine, jonka me kaikki tunnemme.

Jos kuitenkin tunnet pakotteen sukeltaa tehtäviin heti töihin saapumisen jälkeen, mieti uudelleen. Tämän lähestymistavan käyttäminen voi saada sinut tuntemaan itsesi hämmentyneeksi ja johtaa kyvyttömyyteen keskittyä pitkällä aikavälillä. Onneksi Google -kalenterin estäminen voi auttaa.



Näin voit estää ajan Google -kalenterissa.

Vaihe 1: Aika helpottaa päivääsi (30 minuuttia)

Voit varata aikaa työpäivän asteittaiseen aloittamiseen seuraavasti:



  • Estä 30 minuuttia päivän alussa Google -kalenterissa. Voit tehdä tästä aikavälistä joko kertaluonteisen tai toistuvan tapahtuman.
  • Käytä kuvaavia otsikoita tälle tapahtumalle, jotta et hämmentyisi. Voit esimerkiksi merkitä päiväsi alkuun Aikataulun päivittäinen katsaus . ''
  • Kun tämä aika on estetty, varmista, että käytät sitä helpottaaksesi itseäsi. Suorita ensin vähiten intensiiviset tehtävät ja etene sitten vähitellen kohti vaativampia.

Kuinka estää Google-kalenterin aika varhaisen aamun tapahtuman luomiseksi:

  1. Napsauta haluamaasi kalenterisegmenttiä ja kirjoita tapahtuman otsikko .
  2. Napsauta seuraavaksi Lisää vaihtoehtoja -painiketta. Vaikka Tallenna -vaihtoehto saattaa aluksi vaikuttaa oikealta, edellinen auttaa sinua mukauttamaan aikataulusi.
  3. Kun napsautat Lisää vaihtoehtoja , sinun pitäisi nähdä uusi näyttö, joka näyttää tältä:

Merkitse itsesi kiireiseksi, etkä vaivaudu. Varmista lopuksi, että kalenterimerkintösi on kaikkien nähtävissä.

Jotta se olisi katseltavissa:



  1. Klikkaa Oletusnäkyvyys avattavasta valikosta Varattu -tilan oikealla puolella.
  2. Tämän avulla voit asettaa tapahtuman asetukseksi Julkinen tai Yksityinen .
  3. Anna muut tarvittavat tiedot.
  4. Klikkaus Tallentaa .

On myös mahdollista lisätä tapahtumia kalenteriisi suoraan Gmailista.

Opi estämään aika kalenterissasi Gmailissa:

  1. Napsauta Google-kalenterin kuvaketta Gmail-näytön oikeassa reunassa. Tämä laajentaa sitä.
  2. Valitse päivä, napsauta aikaosaa, jonka haluat ajoittaa tapahtuman, ja syötä tiedot.

Tämä sisäänrakennettu tekniikka havaitsee, kun luet sähköpostia, joka sisältää aikakohtaisen velvoitteen. Se alleviivaa myös sanat, joita napsauttamalla näet, onko kalenterissasi ristiriitaisia ​​tapahtumia.

Periaatteessa se, että annat itsellesi aikaa saavuttaa vähitellen huipputehokkuutensa, pitää sinut turhautumasta. Tämä vinkki toimii erityisen hyvin, jos joudut usein 'lukkoon' päättämättömyyden tai ahdistuksen kanssa ajatellen päivän aikataulua.

missä kaupoissa voit käyttää paypal -luottoa?

Vaihe 2: Aika reagoida kokouksiin ja viestintään (15-30 minuuttia)

Toinen loistava tapa käyttää estoa Google -kalenterissa on varmistaa puskuri ennen ja jälkeen kokouksia.

Esimerkiksi:

  • Oletetaan, että sinulla on huomenna kokous, jossa keskustellaan sosiaalisen median aloitteista.
  • Kun suunnittelet tätä kokousta, suunnittele 15–30 minuuttia vapaata tilaa ennen kokousta ja sen jälkeen.
  • Kokousta edeltävä aika käytetään keskustelun valmisteluun.
  • Myöhempi aika käytetään vastaamaan siihen, mitä kokouksessa keskusteltiin.

Aikakatkaisun estäminen etukäteen ei vain tee sinua valmiimmaksi kuuntelemaan toimintokohteita, vaan se estää muita tehtäviä estämästä sinua. Jos järjestät kokouksen, tässä on muutamia vinkkejä tiimikokouksen järjestämiseen.

Kun vastaat keskusteluun, sinun on myös selvitettävä, mitä toimia sinun on tehtävä. Tarvitseeko sinun järjestää tapahtuma, muuttaa prosessia tai seurata jonkun kanssa?

On parempi saada nämä tehtävät pois mielestäsi, kun ne ovat vielä tuoreita.

Google -kalenterin aikakatkaisu kokouspuskureille:

  1. Käytä aiemmin mainittuja saatavuus- ja näkyvyysasetuksia. Työkavereilla ei ole epäilystäkään siitä, ettet voi tarjota heille välitöntä apua tai et ole tavoitettavissa tänä aikana, kun puhut muiden kanssa.
  2. Varmista, että Aikavyöhyke tapahtuman asetusten muokkaussivun yläosassa oleva linkki on tarkka.
  3. Jos kommunikoit ihmisten kanssa ympäri maailmaa, kerrot heille, millä aikavyöhykkeellä toimit, he saavat tarkemman käsityksen päivärakenteestasi.

Vaihe 3: Syvä työaika ei ole käytettävissä (kaksi tuntia)

Kun määräajat lähestyvät ja paine kasvaa, joskus sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin kiinnittyä ja keskittyä yhteen tehtävään. Tämä tarkoittaa häiriöttömän toimistotilan luomista-ja sen jälkeen varmistamista, ettei kukaan pääse siihen.

Jotkut asiat, joita voit yrittää tehdä tämän häiriötöntä alueen luomiseksi:

  • Fyysiset indikaattorit voivat osoittaa saatavuuden puutteen. Esimerkiksi Do Not Disturb -kyltti oven ripustimessa (jos sinulla on erillinen toimisto) voi toimia.
  • Toinen vaihtoehto on asentaa valkotaulu sisäänkäynnin viereen, joka kertoo, milloin olet käytettävissä seuraavaksi.

Google -kalenterin osalta voit näyttää, miten et ole käytettävissä syvän työn aikana. Jos estät aikasi Google-kalenterissa ja värikoodat saatavuutesi tunnistettavalla sävyllä, kuten punaisella, kukaan ei voi häiritä sinua niin kauan kuin Älä häiritse -alueen julkiset asetukset ovat näkyvissä.

Jos haluat tietää, kuinka asettaa syvän työn jaksot, tässä on kuinka muuttaa tapahtuman oletusväriä Google -kalenterissa .

Harkitse myös yksityiskohtien lisäämistä jokaiseen 'ei käytettävissä' -lohkoon selittääksesi, miksi toimistosi (ja päätilasi) on rajoituksitta. Näin vältytään sekaannuksilta työtovereidesi kanssa. Muuten on olemassa riski, että ihmiset saattavat ajatella, ettet halua seuraa, koska hemmottelet itseäsi liian pitkällä lounaalla.

Huomioitavia asioita, kun estetään 'syvän työn' aika:

  • The Toistaa alla oleva Google -kalenterin valintaruutu on asetus, jonka voit ottaa käyttöön. Se toimii erinomaisesti tavanomaiseen harjoitteluun, ja jos aikataulusi on johdonmukainen, tämä voi antaa sinulle mahdollisuuden kiinnittyä.
  • Voit myös räätälöidä nämä toistoasetukset tiettyihin viikonpäiviin ja aikoihin.

Onko sinulla ongelmia tämän aikakatkaisun kanssa tai kohteiden lisäämisen kanssa kalenteriin? Tässä on miten Google-kalenteri synkronoidaan tehtävälistan kanssa .

Vaihe 4: Aika päivystää tai spontaanisti (yksi tunti)

Saatat tuntea itsesi valmiiksi suunnitteluun, mutta odottamattomat tapahtumat voivat silti luoda haasteita. Onneksi voit luottaa siihen, että Google -kalenteri rakentaa tyynyaikaa käyttämällä aikasuojaustapaa.

Esimerkiksi:

  • Ehkä olet odottanut sähköpostiviestin aamulla henkilöltä, joka asettaa sinulle aina korkeat odotukset.
  • Jos epäilet, että henkilö pudottaa toisen vastuun jo täyteen lautasellesi, estä aikaa reagoida sen mukaisesti.
  • Oletetaan, että tehtävät, kuten yrityskokoukset, tärkeät puhelut ja ryhmäkeskustelu, kestävät myös odotettua kauemmin.

Käyttämällä tätä lähestymistapaa Google -kalenterin pitäisi auttaa sinua pysymään mahdollisimman keskittyneenä. Varaamasi aika antaa sinulle joustavuutta suunnitella suunnittelemattomia olosuhteita strategisesti. Ilman tätä liikkumavaraa saatat tuntea ongelman olevan liian monimutkainen ratkaistaksesi.

Kuinka estää virrankatkaisuaika:

  1. Varaa päiväsaikaan aikaa, jolloin voit vastata työpyyntöihin käyttämällä aikaisemmin keskusteltuja menetelmiä.
  2. Käytä Google -kalenterin ilmoitusasetuksia Muokkaa tapahtumaa sivu auttaa sinua pitämään suunnitelmasi kiinni.
  3. Jos haluat löytää nämä ilmoitusasetukset, katso Muokkaa tapahtumaa sivu.
  4. Pinnan alla Tapahtuman Yksityiskohdat , sinun pitäisi nähdä vaihtoehdot, millaisia ​​ilmoituksia voit saada ja kuinka lähellä todellista tapahtumaa voit asettaa nämä ilmoitukset.

Alla on esimerkki näistä ilmoitusvaihtoehdoista:

Voit myös muuttaa oletusilmoitusasetuksia. Tehdä tämä:

  1. Siirry Google -kalenterin pääsivulle.
  2. Alla Omat kalenterit , laajenna Kalenteri -valikkoa napsauttamalla avattavaa painiketta nuolinäppäimellä.
  3. Klikkaa kolme pistettä muokattavan kalenterin vieressä.
  4. Napsauta seuraavaksi Asetukset ja jakaminen .

Siellä sinun pitäisi pystyä muuttamaan kyseisen kalenterin nykyisiä oletusilmoituksia.

Muistaa : Tilanteen mukaan; paras vastauksesi voi olla olla tekemättä mitään heti.

Jos työpäiväsi on järkyttynyt, on suuri mahdollisuus, että se on herättänyt voimakkaita tunteita. Et ehkä ajattele selkeästi. On täysin tarkoituksenmukaista keskeyttää toimenpiteiden tekeminen, kunnes olet arvioinut tilanteen.

Vaihe 5: Työpäivän loppu (20-30 minuuttia)

Tuottavuusasiantuntijat uskovat, että työpäivän sulkeminen voi määrittää tavan aloittaa seuraava. Jos se on liian kaoottista, sinut poltetaan.

Onneksi Google-kalenterin avulla voit varata 20 minuutin lohkon asioiden lopettamiseen.

Jos palaat tapahtuman ilmoitusasetuksiin, huomaat, että ilmoitukset voivat tapahtua joustavasti. Voit itse pyytää Googlea lähettämään nämä ilmoitukset sinulle enintään neljä viikkoa etukäteen (haluttaessa).

Tarkoituksemme mukaan yhden ilmoituksen saaminen tunti ennen työpäivän päättymistä muistuttaa sinua tästä päättymisajasta. Voit myös käyttää Toistaa ominaisuus, kun asetat tapahtuman estämään automaattisesti päivän päättymisen.

Google -kalenterin aikakatkaisu valmistautumiseen päivän päätteeksi:

  • Aloita tuuli alas heijastamalla. Mikä meni hyvin? Missä asioissa on parantamisen varaa?
  • Jos asiat eivät menneet hyvin, älä kohtele itseäsi liian ankarasti. Asioiden korjaaminen on seuraavana aamuna yksi ensisijaisista tavoitteistasi.
  • Lopuksi päätä työpäiväsi tunnistamalla parhaat tavat viettää seuraava istunto. Valitse tärkeimmät tehtävät ja varmista, että sinulla on riittävästi aikaa niiden suorittamiseen.

Pohjimmiltaan vuorosi viimeiset 20 minuuttia ovat ihanteellinen tilaisuus valmistautua tulevaan päivään. Harkitse joko tehtävien kirjoittaminen tai digitaalinen tallennus seuraavaa päivää, kun ne ovat vielä tuoreita mielessäsi.

Mitä muita aikakatkaisutekniikoita käytät?

Oppiminen aikakatkaisun tekemiseen Google -kalenterissa voi olla hengenpelastaja! Google -kalenterisi estäminen voi auttaa pitämään aikataulusi realistisina ja tuottavina.

Näin voit varmistaa, että olet virkeänä ja ladattu täyteen menettämättä aikaa päättämättömyyteen. Jos huomaat edelleen, että sinulla on vaikeuksia sovittaa kaikki aikatauluusi, kannattaa ehkä ladata ajanseurantasovellus, joka auttaa sinua näkemään, kuinka kauan käytät realistisesti tiettyihin tehtäviin.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti 7 parasta Toggl Time-Tracking -sovellusvaihtoehtoa

Etsitkö tapaa seurata työntekijöiden aikaa? Lue lisää parhaista työaikataulusovelluksista, jotka ovat parempia kuin Toggl.

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Google -kalenteri
  • Ajanhallinta
  • Tehtävienhallinta
  • Tuottavuusvinkkejä
Kirjailijasta Shianne Edelmayer(136 artikkelia julkaistu)

Shiannella on kandidaatin tutkinto suunnittelusta ja tausta podcastingista. Nyt hän työskentelee vanhempi kirjailija ja 2D -kuvittaja. Hän kattaa MakeUseOfin luovan tekniikan, viihteen ja tuottavuuden.

Lisää Shianne Edelmayerilta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi