Kuinka automatisoida toistuvia tehtäviä Google Sheetsissä makrojen avulla

Kuinka automatisoida toistuvia tehtäviä Google Sheetsissä makrojen avulla

Tallenna tehtävä, tallenna se ja suorita tehtävä milloin haluat.





Makrot ovat vihdoin käytettävissä Google Sheetsin käyttäjille. Makrojen avulla voit automatisoida toistuvia tehtäviä asiakirjoissa ja laskentataulukoissa ilman, että sinun tarvitsee oppia kirjoittamaan koodia.



Ne ovat olleet keskeinen tuottavuustyökalu Microsoft Officessa jo pitkään. Excel -käyttäjät ovat pystyneet siihen jo pitkään käytä makroja säästääksesi aikaa ja nyt voit tuoda samat aikaa säästävät edut Google Sheetsiin.





Vaikka Google Sheets on pitkään antanut käyttäjien kirjoittaa omia Apps Script -toimintojaan, makrot avaavat tällaisen toiminnallisuuden kaikille Google Sheetsin käyttäjille-koodauskokemusta ei tarvita.

Makrot ovat erityisen hyödyllisiä, jos huomaat, että käsittelet useampia arkkeja yhä uudelleen samankaltaisten tietojen kanssa. Esimerkiksi kaikenlaiset kuukausittaiset seurantalaitteet, joissa on monimutkaisia ​​toimintoja tietojen keräämiseksi, hyötyvät makroista.



Uuden makron luominen Google Sheetsissä

Google Sheets -makrot ovat erittäin helppoja luoda.

  1. Klikkaus Työkalut> Makrot> Tallenna makro .
  2. Suorita vaiheet, jotka haluat automatisoida.
  3. Valita Absoluuttiset viitteet jos haluat makron toimivan täsmälleen samassa solussa, jonka tallennat. Valita Suhteelliset viitteet jos haluat makron toimivan valitsemassasi solussa ja lähellä olevissa soluissa.
  4. Klikkaus Tallentaa .
  5. Kirjoita makron nimi ja valinnainen pikanäppäin.

Nyt on selvää, että yllä olevan luettelon toinen vaihe voi sisältää paljon enemmän vaiheita, mutta siitä lisää myöhemmin.



Makron muokkaaminen Google Sheetsissä

Jos haluat muokata makroasi, toimi seuraavasti:

  1. Mene Työkalut> Makrot> Hallinnoi makroja .
  2. Napsauta avautuvassa makroluettelossa muokattavan makron vieressä olevaa valikkopainiketta (kolme pistettä).
  3. Klikkaus Muokkaa skriptiä .

Makron muokkaamiseksi sinun on itse muokattava koodi, joten jos et ole tyytyväinen tähän, makron tallentaminen voi olla helpompaa.



Makron suorittaminen Google Sheetsissä

Voit suorittaa makron avaamalla taulukon, jota haluat käyttää, ja napsauttamalla Työkalut> Makrot ja valitse makro luettelosta. Tai jos olet määrittänyt makrollesi pikanäppäimen, voit käyttää sitä sen sijaan.

Alla on muutamia yksinkertaisia ​​esimerkkejä eri tavoista, joilla voit käyttää makroja Google Sheetsissä.

Esimerkki 1: Muotoile laskentataulukko makrolla

Kaikenlaiset toistuvat muotoilut, jotka sinun on sovellettava useisiin Google -arkkeihin, voidaan tehdä helposti makroilla.

kuinka kertoa, jos kiintolevysi ei toimi

Perusmuotoilu

Jos sinulla on useita taulukkoja, joissa on samankaltaisia ​​tietoja, voit tallentaa makroja seuraaville tai kaikille seuraaville: lihavoitu/kursivoitu/alleviivattu muotoilu, kirjasinkoko, tekstin tasaus, tekstin rivitys, taustan täyttöväri ja paljon muuta.

Ehdollinen muotoilu

Google Sheetsin avulla voit myös saada kauniita metatietoja lisäämällä ylimääräisen automaatiokerroksen perusautomaation päälle ehdollisen muotoilun avulla.

Voit käyttää ehdollista muotoilua solujen alustamiseen samoilla menetelmillä. Ero on siinä, että voit luoda säännön, joka muotoilee tekstin tiettyjen ehtojen perusteella:

  • Jos solu sisältää tietyn avainsanan tai ei.
  • Jos solussa on luku, joka on yhtä suuri, suurempi tai pienempi kuin tietty luku
  • Jos solu sisältää tietyn päivämäärän/päivämäärän//päivämäärän ennen määrittämistäsi.

Oletetaan siis, että käytät Google Sheetsia keinona seurata tehtäviisi ja olet määrittänyt tehtävillesi eräpäivät. Voit käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi kaikki tänään erääntyvät:

  1. Kun olet napsauttanut Tallenna, valitse solut, joihin haluat käyttää ehdollista muotoilua.
  2. Mene Muoto> Ehdollinen muotoilu .
  3. Napsauta avautuvassa sivupalkissa Lisää uusi sääntö .
  4. Alla Alusta solut, jos valitse Päivämäärä on .
  5. Valitse avautuvasta toisesta avattavasta valikosta Tänään tänään tehtäviin tehtäviin.

Jos haluat korostaa erääntyneitä asioita, toista vaiheet 1–3 ja toimi seuraavasti:

  1. Alla Alusta solut jos valitset Päivämäärä on ennen .
  2. Valitse avautuvasta toisesta avattavasta valikosta Tänään .

Esimerkki 2: Luo raportteja ja kaavioita

Voit luoda raportteja Google Sheetsissä monilla tavoilla, mukaan lukien pivot -taulukot, kaaviot ja kaaviot.

Pivot -taulukot Google Sheetsissä

Pivot -taulukot ovat erittäin hyödyllisiä, jos haluat laskea laskentataulukon eri kohteiden kokonaismäärät. Pivot -taulukon avulla voit ymmärtää suuria tietomääriä ja tiivistää ne lyhyeksi sulavaksi raportiksi. Koska se perustuu laskentataulukkotietoihin, voit myös visualisoida tiedot ehdollisella muotoilulla, kaavioilla ja kaavioilla.

Jos käytät esimerkiksi Google -taulukkoa kulutustottumuksiisi, voit laskea kokonaissummat pivot -kaavion avulla. Tämä on loistava tapa todella saada käsitys siitä, kuinka paljon käytät Starbucksissa.

  1. Napsautuksen jälkeen Ennätys , mene Tiedot> Pivot -taulukko .
  2. The Pivot -taulukon editori avautuu sivupaneeliin, johon voit lisätä haluamasi kohteet, jotka näkyvät taulukossasi.
  3. Alla Rivit klikkaus Lisätä ja valitse sarake, joka sisältää kerättävät tiedot: esimerkiksi kululuokka tai sijainti.
  4. Alla Arvot , klikkaus Lisätä ja valitse sarake, joka sisältää käyttämäsi summat luokittain.

Tämä on hyvin yksinkertainen esimerkki pivot -taulukon käytöstä. On paljon monimutkaisempia käyttötapoja, joissa makrot helpottavat elämääsi Google Sheetsissä.

Kaaviot ja ympyräkaaviot Google Sheetsissä

Sen sijaan, että selattaisiin rivi kerrallaan, voit myös tiivistää kaikki tiedot visuaalisesti.

Jälleen kerran, jos sinulla on useita taulukkoja, joissa on samanlaisia ​​tietoja, voit luoda saman kaavion useille eri arkeille.

Jos esimerkiksi seuraat kuukausittaista myyntiäsi, voit luoda ympyräkaavion, joka jakaa myynnit tuotteen mukaan.

  • Valitse sarake/rivit, jotka sisältävät visualisoitavat tiedot.
  • Napsauta Tallenna -painiketta ja siirry kohtaan Lisää> Kaavio .
  • Valitse avautuvasta paneelista kaavion tyyppi (viivakaavio, pylväskaavio, ympyräkaavio jne.)

Suorita kyseinen makro muilla arkeilla, joilla on samankaltaisia ​​tietoja, jotta voit visualisoida ne nopeasti. Google Sheets ehdottaa myös tietojen perusteella sopivinta kaaviota.

Esimerkki 3: Suorita monimutkaisia ​​toimintoja makroilla

Tämä on luultavasti yksi hyödyllisimmistä ja tehokkaimmista tavoista käyttää makroja Google Sheetsissä --- mutta monimutkaiset toiminnot voivat olla monimutkaisia, mutta ne on tehty yksinkertaisiksi makrojen avulla.

Nykyisiä toimintoja, kuten COUNTIF -kaava tai Hakutoiminnot . Voit myös ottaa askeleen pidemmälle ja Luo omia Google Sheets -toimintoja .

Kun olet selvittänyt toimintasi, tallenna vain makro, joka kulkee vaiheiden läpi.

Esimerkki 4: Helpota tietojen tarkastelua

Jos olet tallentanut suuren määrän tietoja Google -laskentataulukkoon, se auttaa jäädyttämään ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen.

Tällä tavalla, kun tarkastelet laskentataulukkoa, joka on täynnä numeroita tai tietoja, ensimmäisen rivin tai sarakkeen pitäminen näkyvissä on välttämätöntä, jos haluat kontekstin etsimääsi.

  1. Napsauta Tallenna -painiketta ja siirry kohtaan Näytä> Jäädytä> Yksi rivi ja Näytä> Jäädytä> Yksi sarake .
  2. Klikkaus Tallentaa .
  3. Kirjoita makron nimi ja napsauta Tallentaa uudelleen.

Aloita makro ja lopeta toistuva työ

Google Sheetsin yhteistyöluonteen vuoksi voit ajaa makroja, kun muut ihmiset jatkavat tietojensa syöttämistä, eikä sinun tarvitse enää ladata taulukkoja ja avata niitä toisessa ohjelmassa makron suorittamiseksi.

Jos yhteistyö ja pilvitallennus eivät ole etusijalla, voit aina valita Microsoft Excel makrojen tallentamiseen .s

Jaa Jaa Tweet Sähköposti 5 vinkkiä VirtualBox Linux -koneiden lataamiseen

Oletko kyllästynyt virtuaalikoneiden heikkoon suorituskykyyn? Tässä on, mitä sinun pitäisi tehdä parantaaksesi VirtualBox -suorituskykyäsi.

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Internet
  • Tuottavuus
  • Google asema
  • Google Sheets
  • Tuottavuuden temppuja
  • Makrot
Kirjailijasta Nancy Messieh(888 artikkelia julkaistu)

Nancy on Washington DC: ssä asuva kirjailija ja toimittaja. Hän oli aiemmin Lähi-idän toimittaja The Next Webissä ja työskentelee tällä hetkellä DC-pohjaisessa viestintä- ja sosiaalisen median tiedotuskeskuksessa.

Lisää Nancy Messiehiltä

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi