Home-theater-designers
Asiakirjojen jakaminen Google Drivessa ei ole enää uutta. Ja se on vain parantunut, kun etätyö koskettaa kaikkia maapallon kulmia. Se on meille hyvä uutinen, koska yksinkertainen Google Driven jaettu kansio avaa niin monia yhteistyöideoita eri aloilla.
Saatko vielä kiinni siitä? Näiden kymmenen vinkin pitäisi auttaa sinua hallitsemaan jaettuja tiedostoja hieman paremmin tästä päivästä lähtien.
Google Driven jakamisen perusteet
Voit jakaa minkä tahansa tiedoston tai kansion. Sinun on kuitenkin kiinnitettävä huomiota ihmisiin, joiden kanssa jaat tietoja, ja Google Drivessa sallittujen jakamisoikeuksien tasoon.
Kahden minuutin video tiivistää prosessin.
Omistajana voit antaa muille tiedoston täydellisen omistajuuden tai jonkin verran katseluoikeuksia.
- Voi muokata: Yhteistyötaulukko, jota työskentelet tiimisi kanssa.
- Voi kommentoida: Kirjan luonnos, jota kirjoitat. Muut voivat tarkastella ja lisätä kommentteja tiedostoon, mutta eivät voi muokata sitä. Kansioilla ei ole kommentteja.
- Voi katsella: Juhlakutsu, jonka teit juuri esityksen avulla.
Tässä on kaavio, jossa verrataan katsojan, kommentoijan, editorin tai omistajan käyttöoikeuksia:
Lähde: Google -tuki
1. Kuinka poistaa jaetut tiedostot käytöstä kopioinnista, lataamisesta ja tulostamisesta?
Voit estää jaettujen tiedostojen lataamisen, tulostamisen ja kopioinnin. Kehittynyt tietojen oikeuksien hallintaominaisuus poistaa nämä vaihtoehdot katseluohjelman valikosta. Tämä on toinen dokumenttien hallinnan taso.
Avaa Google Drive. Valitse jaettu tiedosto ja napsauta Jaa kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
Päällä Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa -valintaikkunassa, lisää yhteiskäyttäjien nimi. Aseta yhteiskäyttäjien käyttöoikeustaso nimikentän vieressä olevasta avattavasta valikosta. Google Driven jakamisoikeudet ovat Toimittaja , Katsoja , Kommentti .
Ilmoituksen ja henkilökohtaisen viestin lähettäminen on valinnaista. Nyt voit halutessasi poistaa jaetun tiedoston lataamisen, tulostuksen tai kopioinnin käytöstä. Napsauta rataskuvaketta, niin saat näkyviin kaksi muuta käyttöoikeutta, joiden valinnan voit poistaa asiakirjan yksityisyyden parantamiseksi.
Palaa edelliseen valintaikkunaan napsauttamalla nuolta ja lähetä sitten tiedosto yhteistyökumppanillesi.
Katsojat näkevät Vientivaihtoehdot poistettu käytöstä ilmoitus Tiedosto- ja Muokkaa -valikkojen yläosassa. Kopioi, Tulosta ja Lataa -asetukset ovat myös harmaita tietyille asiakirjoille, laskentataulukoille ja esityksille.
Huomaa, että ne, joilla on muokkausoikeudet, voivat edelleen ladata, tulostaa ja kopioida tiedostosi, vaikka tämä asetus olisi käytössä.
2. Jaa kansio muiden kuin Googlen käyttäjien kanssa
Ystäväsi ja työtoverisi eivät tarvitse Google -tiliä Google Drive -kansion tai asiakirjan katsomiseen. Voit lähettää kutsun heidän sähköpostiosoitteeseensa. Tai käytä jaettavaa linkkiä.
Muut kuin Google-tilin käyttäjät ja yhteiskäyttäjät voivat tarkastella tiedostoa vain asettamastasi käyttöoikeudesta riippumatta.
Jakaminen julkisen linkin kautta on tietoturvariski arkaluontoisille asiakirjoille, koska kaikki linkin saaneet voivat käyttää tiedostoa. Käytä sitä siis julkisessa chatissa, sähköpostissa tai sosiaalisessa mediassa vain, jos kuka tahansa voi tarkastella asiakirjaa.
3. Lataa jaettu Google Drive -kansio
Google Driven avulla voit ladata jaetun kansion koko sisällön ZIP -arkistona. Tästä on hyötyä jaettujen asiakirjojen paikallisten kopioiden tallentamisessa. Kansiorakenne mahdollisine alikansioineen säilytetään arkistossa.
mac os emulaattori windows 10
Mene Jaettu kanssani Google Drivessa. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse ladata .
Voit myös käyttää kolmen pisteen kuvake ladataksesi kansion työkaluriviltä.
Jos lataat Google -asiakirjan, taulukon tai dian, se ladataan Office -asiakirjana. Kaikki muut tiedostot ladataan alkuperäisessä muodossaan.
4. Siirrä tiedostojen omistus jollekin toiselle
On monia syitä siirtää asiakirjojen omistajuus toiselle. Ehkä joku muu ottaa projektin haltuunsa. Ehkä joku irtisanoi sinut. Parempi huomata, että olet lomalla ja haluat vain siirtää vastuun jaetuista asiakirjoista. Google Driven asiakirjojen ja kansioiden luovuttaminen digitaalisesti on helppoa.
Avaa Google Drive. Valitse jaettu kansio tai tiedosto Docsissa, Sheetsissä tai Slidesissa ja napsauta Jaa kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Kun oletetulla omistajalla ei ole jakamisoikeutta… kutsu kirjoittamalla sähköpostiosoite Jaa ihmisten ja ryhmän kanssa -kenttään. Sitten Tallentaa .
höyryssä ei ole tarpeeksi levytilaa päivitystä varten
Napsauta avattavaa valikkoa sen henkilön nimen vieressä, jonka haluat omistaa tiedoston tai kansion. Valitse Tee omistaja .
Roolisi vaihdetaan omistajasta editoriksi, kun olet siirtänyt omistajuuden. Ponnahdusviesti varoittaa sinua, että 'Uusi omistaja saa ilmoituksen ja voi poistaa sinut. Voit myös menettää mahdollisuuden muuttaa jakamisasetuksia. '
Huomaa: Et voi siirtää synkronoidun tai ladatun tiedoston (kuten PDF- tai kuvatiedoston) omistajuutta.
5. Kuinka pyytää pääsyä jaettuihin tiedostoihin?
Kun yrität käyttää tiedostoa jaetun linkin kautta, saatat nähdä viestin, jossa sanotaan, että tarvitset käyttöoikeuden.
Joskus omistajat jakavat linkin ennen käyttöoikeuksien asettamista. Voit myös haluta avata tiedoston vaihtoehtoisella Google -tunnuksella. Käyttöoikeutta on helppo pyytää yhdellä napsautuksella.
Työpöydällä:
- Avaa linkki tiedostoon.
- Napsauta Pyydä käyttöoikeutta.
Mobiililaitteella:
Drive for Android- tai iOS -sovelluksen avulla voit pyytää käyttöoikeutta yhdellä napautuksella, kun Asiakirjan käyttö ei onnistu -viesti tulee näkyviin. Luvan pyytäminen lähettää sähköpostin omistajalle sovelluksen sisältä. Tiedostojen omistajat saavat välittömästi ilmoituksen Androidilla ja iOS: llä.
Ladata: Google Drive käyttäjälle Android | iOS (Vapaa)
6. Etsi yhteistyökumppani
Asiakirjan jakaminen 10 jäsenen kanssa on helppoa. Sen jakaminen 50 vaatii enemmän suunnittelua. Jaettujen tiedostojen hallinta tarkoittaa myös seurantaa, kuka yhteiskäyttäjä käsittelee mitäkin asiakirjaa.
Mene Tarkemmat tiedot (Napsauta työkalupalkin 'I' -kuvaketta). Selaa Toiminta -välilehdeltä näet nopeasti, mitä tiedostoja olet jakanut äskettäin.
Klikkaa Jaettu kanssani Google Driven vasemmassa sivupalkissa. Saat luettelon kaikista asiakirjoista, joihin jaat käyttöoikeutesi.
Käytä Google Drive -hakua ja sen lisäsuodattimia. Tuottavuuden edut eivät tule yllätyksenä niille, jotka tuntevat Gmail -suodattimet.
Käytä Google Driven yläosassa olevaa hakukenttää. Google Driven haku etsii myös asiakirjan rungosta sanoja, joita haluat sen etsivän.
Voit hakea lataamiesi tekstiasiakirjojen tai tekstipohjaisten PDF-tiedostojen 100 ensimmäistä sivua. Voit myös etsiä tekstiä, joka löytyy minkä tahansa kuvan PDF -tiedoston ensimmäiseltä 10 sivulta. Kansioiden selaamisen sijaan käytä tätä tehokasta ominaisuutta päästäksesi nopeasti tiedostoon.
Paina Google Drivessa ollessasi vinoviiva eteenpäin kohdistin suoraan hakukenttään. Napsauta hakukentän pientä avattavaa nuolta näyttääksesi perushakusuodattimet. Muutaman manuaalisen parametrin oppiminen voi säästää aikaa.
Esimerkki: Jos haluat löytää jonkun kanssa jakamiasi asiakirjoja, käytä | _+_ |.
Googlen ohje on täydellinen luettelo osiossa 'Tarkennettu haku Google Drivessa'.
7. Yksinkertaista jakamista luomalla yhteysryhmiä
Sähköpostiyhteystiedoissa sinun ei tarvitse asettaa yksittäisiä asiakirjojen käyttöoikeuksia tiimin jäsenille. Voit vain luoda tunnisteita, jotka ovat kokoelma tiettyjen sähköpostiryhmien yhteystietoja.
Kirjaudu sisään Google -yhteystiedot . Napsauta vasemmassa sivupalkissa Luo tunniste .
Anna sille kuvaava nimi tiimiprojektin mukaan. Tai jotain muuta, mikä helpottaa niiden muistamista. Sinä pystyt nimetä tunnisteet käyttöoikeuksien mukaan jotta ne olisi helppo muistaa. Mikä tahansa yhteyshenkilö voi olla osa useita tarroja.
Esimerkki: Project.view tai Project.edit
Kirjoita tunnisteet tiedostojen tai kansioiden jakamisasetusten kenttään Google Drivessa.
8. Katso Jaetun asiakirjan katselumäärä
Google ylläpitää versiohistoriaa, mutta ei voi mitenkään nähdä, kuinka monta kertaa jaettu asiakirja on katsottu. Sain vastauksen tähän kysymykseen vanhalta Stack Exchange keskustelua.
Lähetä asiakirjasi linkki http://goo.gl URL -osoitteiden lyhennyspalvelu ja jaa vain kyseinen URL -osoite. Tämä palvelu tarjoaa tietoja siitä, kuinka monta kertaa kyseistä linkkiä napsautettiin.
Google on lopettanut tuen omalle URL -lyhentäjälleen. Voit käyttää Bitly sen sijaan. Tästä on hyötyä tapauksissa, joissa haluat jakaa asiakirjan julkisesti ja tarkistaa vastauksen. Huomaa, että julkiset asiakirjat ja tiedostot näkyvät hakutuloksissa.
Muutamia ideoita julkiseen jakamiseen:
- Lataa ja jaa e -kirja.
- Testaa alkuperäinen vastaus luovalle tuotteelle.
- Julkaise Slides -esitys julkiseen katseluun (kuten SlideShare).
- Etsi avointa opetussisältöä.
Kärki: Voit etsiä julkisia asiakirjoja yksinkertaisella Google -sivustohaulla. Esim. avainsanasivusto: drive.google.com
9. Jaa Slackille
Jos et vielä työskentele Slackin kanssa, on aika esitellä se tiimillesi. On monia tapoja saada suosikkipalvelusi toimimaan Slackin kanssa. Google Driven integrointi on yksi suosituimmista.
Slackin avulla voit tuoda Google Drive -tiedostoja ja jakaa ne Slackin kautta. Slack indeksoi myös kaikki tuodut Google Drive -tiedostot helpon haun ja viittauksen vuoksi. Tiedostoja ei tallenneta Slackiin --- ne pysyvät edelleen Google Drive -kansioissasi. Slack toimii kanavana.
Pieni esimerkki: Liitä linkki Google -asiakirjaan Slack -chat -huoneeseen. Slack näyttää katkelman sisällöstä tiedoston linkin alapuolelta, kun se on integroitu. Tämä on hyödyllisempää kuin vain sokeiden linkkien jakaminen.
Slack -ohjekeskus näyttää, kuinka voit yhdistää Google Driven Slackiin kahdella helpolla tavalla.
10. Jaa Google -dokumentit Microsoft Officesta
Google Drive vs Microsoft Word saattaa olla päivittäinen kahden toimistosviitin ottelu, mutta molemmat voimalaitokset pelaavat lopulta hienosti. Voit ladata Word-, Excel- ja PowerPoint -tiedostoja Google Driveen ja käsitellä niitä pilvessä kuten muissakin Google Driven jaetuissa tiedostoissa.
Kaikki päivitykset tallennetaan tiedostoihin alkuperäisessä muodossaan. Driveen tallennettuja Office -asiakirjoja ohjataan myös versiolla. Voit seurata Office -tiedoston aiempia versioita tai palata vanhaan versioon.
kuinka ilmoittaa amazonille, että pakettia ei toimitettu
Jos haluat käyttää tiettyjä Google Drive -työkaluja, kuten lisäosaa tai käännöksiä, muunna Microsoft-tiedosto Google-asiakirjaksi. Muussa tapauksessa sinun ei tarvitse vaivautua vaihtamaan muotoa toiseen.
Tiedostojen jakaminen Google Drivessa on helppoa
Se on myös yksinkertaistunut. Niitä on muutama lisää Google Driven asetuksia, joita voit muuttaa tehdäksesi työnkulusta sujuvampaa. Vietä aikaa Google Driven yhteistyöominaisuuksien kanssa, sillä tiimityön harmonia riippuu siitä.
Yhteistyösillanä Google Driven pitäisi olla osa etätyöasennustasi kotitoimistossa tai muualla maailmassa.
Kuvaluotto: palapeli Rido Shutterstockin kautta
Jaa Jaa Tweet Sähköposti 6 kuultavaa vaihtoehtoa: parhaat ilmaiset tai halvat äänikirjasovelluksetJos et halua maksaa äänikirjoista, tässä on hienoja sovelluksia, joiden avulla voit kuunnella niitä ilmaiseksi ja laillisesti.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Google Docs
- Yhteistyökalut
- Tiedostonhallinta
- Tiedostonjako
- Google asema
- Pilvitallennus
Saikat Basu on Internetin, Windowsin ja tuottavuuden varatoimittaja. Kun hän on poistanut MBA -epäpuhtaudet ja kymmenen vuoden markkinointiuran, hän haluaa nyt auttaa muita parantamaan tarinankerrontakykyään. Hän etsii puuttuvaa Oxford -pilkkua ja vihaa huonoja kuvakaappauksia. Mutta valokuvaus-, Photoshop- ja tuottavuusideat rauhoittavat hänen sieluaan.
Lisää Saikat Basustatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi