Mikä on Microsoft SharePoint? 4 Sen käytön ominaisuudet ja edut

Mikä on Microsoft SharePoint? 4 Sen käytön ominaisuudet ja edut

Microsoft 365 -tilauksen avulla voit käyttää monia tuottavuustyökaluja. Intuitiivisin, älykkäin ja muokattavin on SharePoint. Hämmästyttävä 190 miljoonaa ihmistä yli 200 000 erikokoisessa organisaatiossa käyttää SharePointia.





SharePoint voi helposti säästää aikaa poistamalla useiden tehtävien ja projektinhallintasovellusten tarpeen. Lopulta voit sijoittaa enemmän aikaa ammatillisen urasi, freelance -asiakkaiden tai sivutoimien kasvattamiseen.



Mikä on Microsoft SharePoint?

SharePoint on online -sisällönhallintatyökalu. Sen avulla voit tallentaa tiedostoja pilveen jakamista ja yhteistyötä varten. Sen avulla voit luoda sivustoja ja alisivustoja erilaisten ryhmien tai yksilöiden tehtävien purkamiseen.





SharePointin avulla voit luoda intranetin, jossa sinä, yhteistyökumppanisi ja freelance -asiakkaat työskentelet turvallisesti tiedoston tai asiakirjan parissa. Keskitetty järjestelmänvalvoja hallitsee käyttöoikeuksia, jotta jokainen käyttäjä voi avata, muokata ja tallentaa tiedostoja saumattomasti.

SharePointissa on monia kehittyneitä toimintoja, jotka auttavat sinua tai tiimiäsi hallitsemaan ammatillisia ja henkilökohtaisia ​​töitä. Seuraavassa on joitain yleisimmin käytettyjä toimintoja:



  • Tiedostojen jakaminen sisäisten ja ulkoisten käyttäjien kanssa.
  • Hallinnoi projektin sisältöä, kuten kuvia, artikkeleita, lähdekoodeja, videoita jne.
  • Sivustot ja alisivustot ryhmien ja tehtävien purkamiseen.
  • Pidä yhteyttä yhteistyökumppaniin viestintäsivustojen kautta.
  • Mobiilisovelluksen avulla käyttäjät voivat käyttää tiimi- tai viestintäsivustoja älypuhelimista.
  • Luo työnkulkuja ja muistutuksia automatisoidaksesi projekteja ja tehtäviä.
  • Käytä hakutoimintoa resurssien, tehtävien tai tiedostojen etsimiseen.

Kenen pitäisi käyttää SharePointia

SharePoint toimii turvapaikana kaikille luoville tiedostoille, kuten sovelluskoodeille, graafisille suunnitelmille, äänileikkeille, videoille, verkkosivustoartikkeleille, laskuille jne. SharePoint tarjoaa muita työkaluja, kuten tietojen analysointia, verkkosivustojen malleja, tietopohjamalleja ja projektinhallinnan työnkulkuja.

Siksi sen käyttöalue vaihtelee yksittäisestä sisällöntuottajasta suuryrityksiin. Monet freelance -ammattilaiset tai pienet luovien yksilöiden ryhmät käyttävät SharePointia ohjelmistojen, mobiilisovellusten, verkkosivustojen tai sisällönkehitysprojektien eri vaiheissa.



SharePoint -ominaisuudet tuottavuustyökaluna

Microsoft 365 -tilauksen mukana toimitettu Web-pohjainen SharePoint-työkalu on vankka mutta yksinkertainen tuottavuustyökalu. Laajalti käytetyt ominaisuudet, jotka tekevät siitä yhden parhaista tehtävistä ja projektinhallintatyökaluista, ovat:

1. Yhteistyö

SharePoint on erittäin joustava ja skaalautuva yhteistyöalusta sisäisten tai ulkoisten resurssien kanssa . Keskusvalvoja voi määrittää eri käyttöoikeustasoja yksittäisille ryhmäsivustojen käyttäjille.



Sinä ja tiimisi voit työskennellä yhden tiedoston parissa reaaliajassa ilman viivettä. Siksi monet luovien kehittäjien ja sisällöntuottajien mieluummin jakavat SharePointin mihin tahansa projektiin.

SharePoint -yhteistyön merkittävä tehtävä on pitää häiriöttömät tiedot liikkeellä kaikkialla sivustoissa ja alisivustoissa. Se auttaa ihmisiä pysymään ajan tasalla projektista käymättä läpi useita sähköpostiviestejä, vastaamattomia keskusteluja, videopuheluita jne.

2. Sisällönhallinta

Sisällönhallinta on suuri haaste jokaiselle henkilölle tai ammattilaisryhmälle, joka haluaa tuottaa parempaa tuottavuutta. SharePointin avulla voit selviytyä tästä haasteesta ilman monimutkaista ohjelmointia.

Sisällönhallinta voi helposti hoitaa useita projekteja samanaikaisesti SharePointissa. Julkaiseminen tai päivittäminen, kuten tapahtumat, uutiset, blogit, esittelypinot, kuvakarusellit jne., Julkaistaan ​​tai päivitetään helpoksi SharePointilla.

Kaikkia sisällönhallintaprojekteja ei tarvitse aloittaa alusta. Voit käyttää ammattimaisia ​​malleja, joita voit käyttää. Sisällön lisäksi hallitset täysin sen versioita. SharePoint luo ja tallentaa useita versioita tiedostosta, johon sinä tai tiimisi työskentelet.

Tarvittaessa voit palauttaa aiemmat versiot tai korjata tiedostojärjestelmän virheet SharePointista. Sinun ei tarvitse olla riippuvainen kolmansien osapuolten työkaluista tiedostojen varmuuskopiointiin, palauttamiseen tai korjaamiseen.

3. Projektinhallinta

SharePointissa on useita toimintoja, joita voit hyödyntää tehtävien ja projektien hallinnassa. Ilmeisin tehtävä on, että työkalu toimii keskitettyinä tallennustilana kaikille projektiin liittyville asiakirjoille ja toimitettaville tiedostoille.

Aiheeseen liittyviä: Online -tehtävienhallintaopas: Vinkkejä oikean sovelluksen valitsemiseen

Voit myös muokata SharePoint -sivustoja monin tavoin. Nämä räätälöidyt sivustot voivat toimia päivittäisenä suunnittelijana, viikoittaisena tehtävien ajoituksena ja tehtävien usein kysytyissä kysymyksissä. Lisäksi projektidokumentaatiota ja suorituskyvyn tarkastelua varten voit aktivoida aikakirjausominaisuudet alla kuvatulla tavalla:

  1. Kirjaa tehtävien toiminnot ja muutokset.
  2. Kirjaa resurssit raportoivat ongelmat.
  3. Seuraa tehtävän ajoitusta.
  4. Muuta seurantatietoja.

SharePointin avulla voit myös luoda työnkulun virtaviivaistamaan tehtäviä, kuten tehtävien luovutusta, projektien allekirjoitustöitä, hyväksymisiä, esittelyn esittelyä ja asiakaspalautetta.

4. Hybridiratkaisut

SharePoint integroituu useimpien Microsoft 365 -sovellusten kanssa ja tarjoaa sinulle saumattoman käyttöliittymän projektinhallintaan. SharePoint toimii projektitietojesi keskusvarastoina, kun taas muut Microsoft 365 -sovellukset helpottavat tehtävien ja resurssien hallintaa.

Voit synkronoida SharePointin työkaluilla, kuten To-Do, Tasks, Planner ja Project Online erikoistuneita lähestymistapoja varten. Voit luoda raportteja ja esitellä projektitietoja freelance -asiakkaillesi.

SharePoint synkronoi Outlook- ja Kalenteriprofiilisi kanssa tehtävien ja aikataulujen järjestämiseksi, jotta voit priorisoida työsi. Julkaise vastaavasti SharePoint -työryhmäsivustosi Teams -sovelluksessa, jotta voit käyttää yhteystietoja, tiedostoja, tehtäviä jne. Teamsista.

kuinka parantaa äänenlaatua kannettavassa Windows 10: ssä

SharePointilla on myös mahdollisuus integroida PowerPoint, Video, Stream, OneDrive esikatsella tiedostoja ja asiakirjoja SharePoint -sivustoissa tai alisivustoissa. Säästät aikaa välttämällä arkisia tehtäviä, kuten tiedostojen lataamista SharePointista PowerPoint -diojen luomiseksi.

SharePointin edut

SharePoint tarjoaa monia etuja verrattuna muihin projektien tai sisällönhallinnan tuottavuustyökaluihin. Jotkut sen eduista ovat:

1. Rahan säästäminen

Saatat jo maksaa sen Microsoft 365 -tilauksen kautta. Vältä tarpeettomia kuluja sovelluksiin ja työkaluihin käyttämällä SharePointia ensisijaisena tuottavuustyökaluna ammatillisiin tai henkilökohtaisiin tarpeisiin.

2. Tietoturva

Hallitukset ja suuret organisaatiot luottavat SharePoint -ekosysteemiin arkaluonteisilla tiedoillaan. Voit siis tallentaa luovaa työtäsi SharePointiin yhteistyöhön ilman pelkoa henkisen omaisuuden varastamisesta.

Aiheeseen liittyvää: Onko Microsoft 365 itse asiassa tietoturvariski?

3. Skaalautuvuus

Työkalun skaalautuvuuden avulla voit budjetoida kustannuksesi tuottavuustyökaluihin. Jos näet liikaa projekteja eri asiakkailta, voit muuttaa tilausta vastaamaan enemmän resursseja ja projekteja. Kun projektit helpottuvat, voit siirtyä matalapalkkaisiin suunnitelmiin.

4. Monikäyttöinen käyttö

Suuremman joustavuuden ja monikäyttöapuohjelman ansiosta voit jatkaa SharePointin käyttöä tuottavuuden tärkeimpänä työkaluna, kun muutat roolejasi tai luovia taitojasi. Voit käyttää mallia, kun yksi projekti päättyy, ja sinun on aloitettava toinen. Voit minimoida budjetin välttämällä useita sovellusostoja.

Poista tiedostojen, tehtävien ja sovellusten sotku

SharePointin ominaisuudet tekevät siitä monimutkaisen projektinhallintatyökalun eikä yksinkertaisen pilviratkaisun tiedostojen jakamiseen ja tallennukseen. Käyttämällä SharePointia ja muita Microsoft 365 -sovelluksia ammatillisten tai henkilökohtaisten tehtävien hallintaan voit luoda jatkuvasti kasvavan tuottavuuden dominoefektin.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti Office 365 on nyt Microsoft 365: mitä se tarkoittaa sinulle ja perheellesi

Office 365: stä on tullut Microsoft 365. Tässä on mitä Microsoft 365 tarjoaa tilaajille ja heidän perheilleen.

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Microsoft Office -vinkkejä
  • Yhteistyökalut
  • Tehtävienhallinta
Kirjailijasta Tamal Das(100 artikkelia julkaistu)

Tamal on freelance -kirjailija MakeUseOfissa. Saatuaan huomattavan kokemuksen tekniikasta, rahoituksesta ja liiketoimintaprosesseista edellisessä työssään IT-konsulttiyrityksessä hän otti kirjoittamisen kokopäiväiseksi ammatiksi 3 vuotta sitten. Vaikka hän ei kirjoita tuottavuudesta ja viimeisimmistä tekniikkauutisista, hän rakastaa pelata Splinter Celliä ja katsella Netflixiä/ Prime Videoa.

Lisää Tamal Dasilta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi