Home-theater-designers
Mitä saat, kun yhdistät kahden viikon loman kiireiseen työelämään? Jättimäinen projekti odottaa sinua, kun palaat kotiin - selaat vain kaikkia näitä sähköpostiviestejä! Odota - miksi et ota Out Out Office Responder -ohjelmaa käyttöön Outlookissa ja automatisoi joitakin näistä vastauksista puolestasi?
Täällä MakeUseOfissa olemme käsitelleet, miten tämä tehdään Gmailissa, kuten Tinan lomavastausohjeet ja Markin tapa tehdä se sähköpostisuodattimen avulla. Yksi asiakas, jota emme ole vielä kattaneet, on Outlook. Valitettavasti, toisin kuin Gmail, Outlook.comin ilmainen versio ei tarjoa Poissa -vastausominaisuutta. Jos sinulla on Outlook 2010 ja tili MS Exchange -palvelimella - jonka monet yritykset tarjoavat työntekijöilleen - olet onnekas.
Poissa -vastauksen käyttäminen Outlookissa
Microsoft on tehnyt erittäin yksinkertaiseksi sellaisen automaattisen järjestelmän käyttöönoton, joka lähettää välittömiä vastauksia kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun olet poissa toimistoltasi. Sillä ei ole väliä, onko kyse vain 24 tunnista vai kahden viikon lomasta, voit määrittää Outlook -asiakkaan vastaamaan haluamallasi tavalla ja juuri sen ajan kuin tarvitset.
Pääset näihin asetuksiin Outlook 2010: ssä valitsemalla Windows -logopainikkeen Tiedot. Täällä näet suuren painikkeen, jossa lukee Automaattiset vastaukset ja jossa on ovi ja nuolikuvake.
Napsauta Automaattiset vastaukset -painiketta käynnistääksesi Outlookin Out of Office -työkalun. Näkyvä ponnahdusikkuna on paljon kehittyneempi kuin saatat ymmärtää. Ensi silmäyksellä se on nopea tapa ottaa käyttöön Lähetä automaattiset vastaukset -vaihtoehto ja kirjoittaa vain pikahuomautus, jonka Outlook lähettää automaattisesti puolestasi kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia.
sovellukset, joilla lähetetään rahaa ystäville
Kuitenkin, kun tarkastelet tarkemmin, huomaat, että täällä on paljon enemmän toimintoja kuin silmä näkee.
Ensinnäkin voit määrittää tietyn ajanjakson automaattisen vastauksen ottamiseksi käyttöön, jotta sinun ei tarvitse huolehtia muistaessasi sammuttaa sen, kun palaat lomaltasi.
Huomaat myös, että välilehtiä on kaksi. Vasemmanpuoleinen on määrittää automaattinen vastaus vain niille ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia yrityksen sisältä.
Vasemmanpuoleisen välilehden avulla voit määrittää tietyn vastauksen kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia yrityksen ulkopuolelta.
Sähköpostisääntöjen määrittäminen
Huomaat tämän ikkunan alareunassa, että näennäisesti merkityksetön pieni painike on nimeltään 'Säännöt ...'
Tämä painike on itse asiassa varsin merkittävä, koska sen avulla voit määritellä tarkemmin, miten Outlook vastaa automaattisesti määrittelemällä tietyt ihmiset, sanat aiheessa tai tekstissä tai onko sähköposti lähetetty suoraan vai kopioituna.
Täällä voit luoda hyvin tarkkoja sääntöjä. Voit esimerkiksi luoda säännön, että jos äitisi lähettää sinulle sähköpostia, voit lähettää sen sähköpostitilillesi, jota seuraat lomasi aikana (tai lähettää sen suoraan roskakoriin suhteestasi äitisi kanssa).
Se muuttuu vieläkin mielenkiintoisemmaksi, kun napsautat Lisäasetukset ... -painiketta.
Täällä voit määrittää tarkempia tietoja siitä, mihin viesteihin haluat vastata eri tavalla kuin tavallinen automaattinen vastaus. Voit valita tietyn koon ylittävät tai pienemmät viestit, kun ne vastaanotettiin, niiden tärkeysaste ja paljon muuta.
Luo poissaolovastaus sähköpostisääntöjen avulla
Saikat antoi vinkkejä Outlook -suodattimien käyttämiseen aiemmin, ja Jack teki saman Google-, Hotmail- ja Yahoo -suodattimet . Jos ajattelet sitä, Out of Office Responder on itse asiassa vaihtoehtoinen versio siitä, mitä voit tehdä, jos napsautat Hallitse sääntöjä Outlook -valikosta.
Vieritä ohjatun sääntöjen ohjatun toiminnon avulla alaspäin vaihtoehtoon ja tarkista, onko viestejä 'vastaanotettu tietyllä datavälillä'.
Määritä tämä ajanjakso hetkestä, kun lähdet lomalle siihen hetkeen, kun aiot palata kotiin.
Lopuksi sinun tarvitsee vain määritellä, minkä vastauksen tai toimenpiteen haluat säännön tekevän, kun saapuvat viestit täyttävät nämä ehdot, ja sinulla on käytännössä poissaolovastaus!
Kuten huomaat, ei ole mitään syytä, miksi et voi vastata sähköposteihin, vaikka olisit lomalla! Sinun tarvitsee vain kertoa Outlookille, miten haluat sen vastaavan puolestasi, ja ihmiset ajattelevat, että olet yhtä tuottava kuin koskaan ennen, vaikka istuisit rannalla siemaillen margarittaa.
Millä luovilla tavoilla käytät Outlookin Out of Office Responderia? Onko sinulla hyviä vinkkejä tai tarinoita kerrottavana? Jaa ne alla olevaan kommenttiosaan!
Windows 10 syksyllä luojat päivitysongelmat
Kuvahyvitykset: robotin käsi [Rikki URL -osoite poistettu] Shutterstockin kautta
Jaa Jaa Tweet Sähköposti Kannattaako päivittää Windows 11: een?Windows on suunniteltu uudelleen. Mutta riittääkö se vakuuttamaan sinut siirtymään Windows 10: stä Windows 11: een?
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Windows
- Vinkkejä sähköpostitse
- Microsoft Outlook
Ryanilla on BSc -tutkinto sähkötekniikasta. Hän on työskennellyt 13 vuotta automaatiotekniikassa, 5 vuotta IT -alalla ja on nyt sovellusinsinööri. MakeUseOfin entinen toimituspäällikkö, hän on puhunut kansallisissa datan visualisointia käsittelevissä konferensseissa ja hän on esiintynyt kansallisessa televisiossa ja radiossa.
Lisää Ryan Dubeltatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi