Home-theater-designers
Vuonna 1971 ensimmäinen sähköposti lähetettiin tietokoneelta toiselle. Nyt, 269 miljardia sähköpostia lähetetään joka päivä.
On mahdotonta kuvitella kuinka monta näistä sähköposteista on tarpeettomia. Kuinka monta palvelee vain aiheuttaakseen enemmän hämmennystä. Polttaa vastaanottajiensa huomiota ja kärsivällisyyttä entisestään.
Mutta yksi asia on varma: jos useammat ihmiset alkavat vastata sähköposteihin tehokkaasti, olisimme kaikki kahleissa postilaatikoihimme hieman vähemmän tiukasti ja sähköpostihäiriömme olisi hieman heikompi.
Ilmeisin ratkaisu tässä ei ole vain 'sisäinen vastaaminen', vaan sisäinen vastaaminen asianmukaisesti . Inline -vastaus on se, jossa vastaat sähköpostin päärungossa sen sijaan, että kirjoitat oman sähköpostisi tyhjästä.
Inline -vastaaminen on jotain, mitä useimmat meistä tekevät jo silloin tällöin. Mutta meidän pitäisi vastata suoraan kauas useammin. Ja meidän pitäisi tehdä niin muutamia sääntöjä silmällä pitäen, jotta nämä monimutkaiset sähköpostiketjut järjestetään ja niitä on helppo seurata.
Vastaamme sähköpostiin väärin
Inline -vastaamisen vastakohta on se, mitä usein kutsutaan ylimmäksi lähettämiseksi. Tässä kohtaa napsautat vastausta sähköpostiin ja aloitat kirjoittamisen tekstiruudun yläreunaan. Suurin osa nykyisistä sähköposteista muodostuu tällä tavalla. Mutta ellet käsittele erittäin yksinkertaisia sähköpostikeskusteluja, ylhäältä lähettäminen voi aiheuttaa kaikenlaisia ongelmia.
Ensinnäkin, kun julkaiset alkuun, alkuperäiseen sähköpostiviestiin viittaamisesta tulee valtava vaiva, johon kuuluu selaaminen sähköpostin jälkeen sähköpostin jälkeen löytääksesi etsimäsi. Sinun on sitten vieritettävä alaspäin kirjoittamaasi sähköpostiin, jotta voisit ehkä parafrasoida juuri löytämäsi, kontekstin ulkopuolelle ja usein puuttuvat tärkeät kohdat.
Joskus vastaanottaja voi vastata sähköpostisi kokonaan uudessa sähköpostiketjussa, mikä tarkoittaa, että keskustelusi tapahtuu nyt kahdessa tai useammassa erillisessä säikeessä.
Jos olet ryhmäkeskustelussa, asiat menevät vielä sekavammaksi. Seuraa, kuka vastaa mitä, milloin ja mihin vastaukset olivat nuo vastauksista tulee lähes mahdoton saavutus.
Sisäinen vastaus on ratkaisu
Yläpostauksen sijasta meidän pitäisi vastata linjassa - eli alkuperäisen sähköpostiviestin rungossa. Outlookissa ja Apple Mailissa näet alkuperäisen viestin heti, kun painat vastausta. Näytä Gmail keskustelussa painamalla kolmea pistettä kirjoitusnäytön alareunassa.
Kärki: Voit poistaa pystysuuntaisen lainausrivin Gmail -vastauksestasi korostamalla koko sähköpostiviestin ja napsauttamalla sitten sisenny vähemmän -painiketta.
Sisäinen vastaus ratkaisee ongelman, joka on tarpeen selata viestejä, koska alkuperäinen sähköposti on mukana ja haettavissa viimeisimmässä keskustelussa saamassasi viestissä. Tämä tarkoittaa, että kaikki pidetään kontekstissa.
Lisäksi sinun ei tarvitse tuhlata aikaa muiden ihmisten vastausten yhteenvetoon tai kopioida tai liittää katkelmia sähköpostiviesteistä, jotta vastauksesi olisivat järkeviä. Sisäisten vastausten avulla kaikki voivat halutessaan palata milloin tahansa.
Ja säikeisiin, joihin liittyy useita ihmisiä, on helppo erottaa kuka sanoi mitä ja kenelle vastauksena (jos se tehdään oikein).
Sisällytä oikea vastaus
Kun useimmat ihmiset vastaavat tekstiviesteissä, he kirjoittavat vastauksensa vain sen tekstin viereen, johon he haluavat vastata, ja he tekevät tämän lihavoituna tai punaisena.
Tämä on kaukana ihanteellisesta. Heti kun joku avaa sähköpostin pelkkänä tekstinä, hän ei näe tätä muotoilua. Ja heti kun ketjussa on enemmän kuin pari ihmistä, asiat voivat mennä sekaisin nopeasti.
Tässä siis pikaopas asianmukaisesti inline -vastaus, joka on skaalautuva ja pitää sekaannuksen mahdollisimman pienenä.
1. Älä luota muotoiluun
Kuten mainittiin, joissakin tapauksissa vastaanottaja ei välttämättä näe sähköpostin sisältämää muotoilua (esim. He voivat suosia pelkkää tekstiä). Jos joku on värisokea, hänen voi olla vaikea seurata useita värejä sisältäviä säikeitä.
kuinka korjata 100 CPU: n käyttö
Käytä joka tapauksessa muotoilua, jotta vastaukset ovat helpommin löydettävissä sähköpostiviestejä skannattaessa. Mutta älä luota yksinomaan sen päällä.
2. Esipuhe vastaa nimesi kanssa
Sen sijaan, että luottaisit muotoiluun, ota tavaksi kirjoittaa kaikki vastauksesi nimesi ja tarvittaessa päivämäärän mukaan. Pyydä kaikkia vastaanottajia tekemään samoin.
Tällä hetkellä Gmailissa sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin kirjoittaa nimesi manuaalisesti. Sama pätee aina hämärään Apple Mail -sovellukseen.
Jos käytät Outlookia, on kuitenkin ominaisuus, joka esivalitsee vastauksesi automaattisesti nimesi kanssa. Voit tehdä tämän siirtymällä osoitteeseen Tiedosto> Asetukset> Sähköposti . Siirry sitten kohtaan Vastaukset ja edelleenlähetys , Tarkista Esipuhdista kommentit ruutuun ja kirjoita nimesi tekstikenttään. Kun vastaat sähköpostin tekstiosaan, nimesi näkyy suluissa automaattisesti.
Mailbird on myös tämä vaihtoehto oletuksena.
3. Käytä rivinvaihtoja
Aina, kun jätät upotetun vastauksen, sen tulee olla uudella rivillä, ei lauseen keskellä tai kappaleen lopussa.
Tämä helpottaa muiden ihmisten vastaamista kommentteihisi ja tekee jokaisen kohdan ympärillä tapahtuvan keskustelun skannaamisesta paljon virtaviivaisempaa.
4. Sisennä monitasoisia vastauksia
Kun useita viestejä käsitellään yhdessä sähköpostiviestissä, samassa viestissä on useita säikeitä.
Jotta nämä asiat pysyisivät järjestyksessä, sinun on sisennettävä ketjutetut vastaukset, jotta on selvää, mitkä kommentit liittyvät kuhunkin kohtaan. Henkilökohtaisesti pidän kulmakannattimien (>) käyttämistä intuitiivisimpina hahmoina, koska luettelomerkit eivät välttämättä näy tavallisessa tekstissä.
Tämä säästää paljon vaivaa yrittäessäsi selvittää, mihin keskustelun osaan sinun on kiinnitettävä huomiota.
5. Viimeinen keino: Käytä parempaa työkalua
Kukaan ei teeskentele, että sisäiset vastaukset ovat täydellinen ratkaisu. Mutta jos sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin käyttää sähköpostia, käytä aikaa tehokkaiden ja tehokkaiden sähköpostien kirjoittamiseen. Yllä olevista syistä johtuen inline -vastaus on paras tapa pitää projektit etenemässä. Se auttaa myös kaikkia pysymään ajan tasalla useista keskusteluista sähköpostiketjuissa tarvitsematta tuhlata aikaa selaamalla pitkiä aikaisempien sähköpostien luetteloita.
Jos huomaat, että jopa sisäisistä vastauksista tulee liian monimutkaisia, tai jos kollegasi eivät voi tottua sisäisiin vastauksiin oikein, saattaa olla aika etsiä eri työkalu.
Viestintävälineet, kuten Rento , Hölistä ja Värjötellä helpottaa monimutkaista tiimiviestintää. Sen sijaan, että jatkat kamppailua sähköpostin kanssa, voi olla aika kokeilla yhtä näistä.
Levitä sanaa
Kun otat käyttöön nämä yksinkertaiset inline -vastaussäännöt, monet vastaanottajat arvostavat tämän sähköpostikäyttäytymisen tehokkuutta ja alkavat jäljitellä lähestymistapaa luonnollisesti.
Jos he eivät kuitenkaan luonnollisesti kopioi harkittuja sähköpostitiettejäsi, vedä heidät siihen. Lähetä heille tämä artikkeli. Kuvaile, miten haluat heidän vastaavan, ja selitä, että se säästää tonnia väärinymmärrettyjä viestejä, hukkaan kuluvaa aikaa ja kontekstin menettämistä.
Ei todellakaan ole huonoa puolta.
Luuletko, että nämä säännöt auttavat sinua pysymään monimutkaisten sähköpostiketjujen päällä? Onko muita sisäisiä vastausvinkkejä mielestäsi hyödyllisiä?
Kuvaluotto: sangoiri/ Depositphotos
Jaa Jaa Tweet Sähköposti Aloittelijan opas puheen animointiinPuheen animointi voi olla haaste. Jos olet valmis aloittamaan vuoropuhelun lisäämisen projektiin, jaamme prosessin puolestasi.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Gmail
- Vinkkejä sähköpostitse
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale on suorittanut filosofian tutkinnon Yorkin yliopistossa, Iso -Britanniassa. Hän on työskennellyt sosiaalisen median johtajana ja konsulttina yli viisi vuotta ja pitänyt työpajoja useissa maissa. Viimeisten kahden vuoden aikana Rob on myös ollut teknologiakirjoittaja, ja hän on MakeUseOfin sosiaalisen median johtaja ja uutiskirjeen editori. Löydät hänet yleensä matkustamassa ympäri maailmaa, oppimassa videon editointia ja kokeilemassa valokuvausta.
Lisää Rob Nightingaleltatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
kuinka alustaa flash -asema uudelleenKlikkaa tästä tilataksesi