Home-theater-designers
Ehkä olet tilanteessa, jossa sinun täytyy pyytää apua työtovereistasi tai lähettää heille tehtäviä, mutta sinusta tuntuu hieman kiusalliselta – tai et vain välitä kaikista puheluista ja sähköposteista edestakaisin. Mikset luo projektipyyntötaulua?
Vaikka voit rekisteröityä projektinhallintatyökaluun, kuten ClickUp tai Asana, ja saada työtoverisi liittymään, sinulla voi jo olla pääsy yksinkertaiseen, maksuttomaan ratkaisuun – Google Sheetsiin. Seuraa tätä artikkelia saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka voit rakentaa projektipyyntötaulun käyttämällä tätä yleistä taulukkolaskentatyökalua.
Projektipyyntötaulun asettelun luominen Google Sheetsissä
Projektipyyntötaulun luomisen tavoite on kaksijakoinen. Se toimii keinona voittaa tehtävien delegoinnin aiheuttama kitka. Lisäksi se vähentää edestakaisin kommunikointia ja säästää aikaa.
Pohjimmiltaan jokaisen taululle lisäämäsi tehtävän yhteydessä kartoittelet kaiken, mitä työtoverisi tarvitsee suorittaakseen sen. Haluat siis olla johdonmukainen ja luoda asettelun, joka kehottaa sinua lisäämään tärkeitä yksityiskohtia joka kerta. Yksityiskohdat kuten:
- Määräpäivät.
- Prioriteetti.
- Kuvaukset.
- Kuka on vastuussa.
- Kuka sen määrää.
Koska jokainen työpaikka on erilainen, voit sisällyttää siihen joitain lisätietoja räätälöidäksesi sen tiimisi tarpeisiin. Joten, ennen kuin aloitat, mieti hetki asiaa. Jos et tule nyt mieleen, voit lisätä ne myöhemmin, mutta muista, että vähemmän on enemmän. Et halua lisätä tarpeettomia vaiheita.
Aloita projektipyyntötaulun käyttö avaamalla tyhjä asiakirja Google Sheetsissa. Kirjoita seuraavat otsikot ja mahdolliset lisäominaisuudet laskentataulukon yläosaan:
- Tehtävä - Tässä annat tehtävälle ainutlaatuisen otsikon.
- Kuvaus -Tämän otsikon alle kirjoitat lyhyen yhteenvedon siitä, mitä sinun tulee tehdä. Pidä asiat siistinä, käytä Leike sinun Tekstin kiteyttäminen asetukset työntämään tekstiä seuraavan solun alle.
- Valtuutettu -Tässä merkitset työtoverin, jolle annat tehtävän.
- Prioriteetti – Tässä voit näyttää kiireellisyyden.
- Erääntynyt – tämä ilmoittaa tehtävän määräajan.
- Tila -tiimisi käyttää tätä saraketta edistymisen jakamiseen.
- Luonut — Delegaattori lisää nimensä tähän, jotta toimeksisaajat tietävät, keneltä tehtävä ja tiedot ovat peräisin.
Auta otsikoitasi erottumaan joukosta lihavoimalla ne ja lisäämällä riviin taustaväriä. Voit myös jäädyttää Google-taulukon ylimmän rivin korostamalla sitä ja siirtymällä siihen Näytä ylävalikossa, Jäädyttää , ja sitten 1 rivi .
Tilapainikkeiden lisääminen Google Sheetsiin
Tilapainikkeen lisääminen projektipyyntötaulullesi antaa sinulle ja työtovereillesi nopean tavan jakaa edistymistä. Se on myös loistava tapa saada nopea yleiskuva kaikkien työtaakasta ja tunnistaa, voisiko joku käyttää ylimääräistä kättä. Joitakin esimerkkejä tilasta, joita voit käyttää, ovat:
- Tehdä.
- Tekee.
- Tehty.
- Juuttunut.
- Pidossa.
- Arvosteltavaksi.
Voit luoda toimivan tilapainikkeen, aivan kuten ne, jotka löydät projektinhallintaohjelmistoista, kuten ClickUp ja Asana, lisäämällä taulukkoosi avattavan valikon. Tehdä tämä:
- Korosta tilasarake. Pidä CTRL tai CMD ja poista valinta napsauttamalla otsikkosolua.
- Mene Data ylävalikossa.
- Klikkaus Tietojen validointi , ja sivupalkki avautuu.
- Alla Kriteeri , varmista, että sinulla on Pudota alas valittu.
- Täytä vaihtoehdot alla oleviin tekstikenttiin käyttämällä Lisää toinen kohde -painiketta luodaksesi lisää pisteitä.
- Määritä jokaiselle haluamasi väri.
- Osuma Tehty .
Nyt sinulla on valikko, jonka avulla tiimisi voi näyttää tehtävän tilan. Luettelon alaosassa on muokkauspainike, mutta se toimii vain valitussa solussa. Jos haluat muuttaa kaikkia tilapainikkeitasi, palaa tietojen vahvistusvalikkoon ja valitse sivupalkista sääntö, jota haluat muokata.
Toista nämä vaiheet lisätäksesi nopeita vaihtoehtoja Prioriteetti , Valtuutettu , ja Luonut sarakkeita, jos haluat.
Kommenttien käyttäminen tehtävien määrittämiseen ja niistä keskustelemiseen Google Sheetsissa
Jos vain merkitset tai mainitset jonkun taulukossa, Google ei lähetä ilmoitusta. Kun määrität jonkun projektiin, voit varoittaa häntä noudattamalla näitä ohjeita:
- Valitse sen tehtävän nimi, jonka haluat antaa heille.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kommentti tai siirry työkalupalkin puhekuplakuvakkeeseen.
- Kirjoita @ ja sitten heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa. Voit halutessasi lisätä myös viestin tähän.
- Klikkaa Määritä .
Jos työtoverillasi on nyt kysymyksiä, hän voi lisätä ne kommentiksi samaan viestiketjuun. Säilyttämällä kaikki tehtävää koskevat viestintäsi samassa paikassa, johon olet määrittänyt sen, tiedät molemmat tarkalleen, mistä löydät keskustelun myöhemmin uudelleen, jos joku tarvitsee virkistystä.
kuinka luoda Windows 7: n käynnistettävä usb
Versiohistorian käyttäminen Google Sheetsissa
Koska taulukkoa käyttää useampi kuin yksi henkilö, on hyvä, että sinulla on varmuuskopio siltä varalta, että joku vahingossa poistaa tai kirjoittaa tärkeitä tietoja. Arkin yläreunassa näkyy hyperlinkki, joka kertoo viimeisimmän muokkauksen. Napsauta tätä, niin näet aiempien työistuntojen varmuuskopiot ja tehdyt muutokset.
Google Sheetsin versiohistorian käyttäminen on kätevä, koska voit nähdä aiemmat projektisi ja muistiinpanot, jos tarvitset niistä tallenteen. Mutta voit myös palata aiempaan versioon, jos taulukkosi menee jotenkin sekaisin – niin tapahtuu.
Huomautus : Jos haluat suoritettujen tehtävien tietueen suoremmin, lisää toinen arkki asiakirjaasi käyttämällä näytön vasemmassa alakulmassa olevaa plussymbolia ja leikkaa ja liitä rivit siihen, kun tila muuttuu Tehty .
Tee yhteistyötä Google Sheetsin avulla
Projektipyyntötaulun luominen Google Sheetsissä on erinomainen tapa säästää aikaa tehtävien delegoinnissa ja yhteistoiminnassa. Ei vain ole vähemmän edestakaisin, vaan kaikki tietävät, mistä löytää tehtäviin tarvittavat tiedot, koska kaikki on yhdessä paikassa.
Se auttaa myös välttämään hankaluuksia, joita saatat tuntea pyytäessäsi apua tai jakaessaan tehtäviä. Tulet viihtymään sen kanssa, kun menet.