Home-theater-designers
Word-asiakirjan parissa työskenteleminen muiden ihmisten kanssa voi olla todellinen haaste. Jopa kokeneille Microsoft 365 -käyttäjille voi olla haastavaa muokata ja tarkastella jaettuja asiakirjoja.
Voit kuitenkin helposti työskennellä reaaliajassa Word-asiakirjan parissa ja samalla pitää kirjaa mahdollisista muutoksista ja hyväksyä tai hylätä ne. Käymme läpi tarvittavat työkalut ja kuinka voit käyttää niitä tehokkaimpaan yhteistyöhön.
Mitä tarvitset Word-asiakirjan tekemiseen?
Jos haluat tehdä yhteistyötä reaaliajassa Word-asiakirjan parissa, sinun on tallennettava se OneDrive-tilillesi. Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan ja siirtymällä osoitteeseen Tiedosto > Tallenna nimellä, ja tallenna se OneDriveen.
mitä tehdä, jos löydät iPhonen
Lisäksi suosittelemme käyttämään uudempaa Microsoft 365 -versiota ja aktiivista tilausta. Mukaan Microsoft , voit silti muokata asiakirjaa samanaikaisesti muiden ihmisten kanssa, mutta sinulla ei ole reaaliaikaista yhteistyöominaisuutta.
Jos haluat nähdä muiden tekemät muutokset, sinun on päivitettävä asiakirja säännöllisesti. Jos tilauksesi on vanhentunut, on olemassa muutamia tapoja saat alennuksen uudesta Microsoft 365 -tilauksesta .
Word-asiakirjan jakaminen
Nyt kun tiedät, mitä tarvitset työskennelläksesi muiden ihmisten kanssa samassa Word-asiakirjassa, katsotaanpa, kuinka voit jakaa sen. Ensimmäinen vaihtoehto on jakaa se Wordista. Avaa Tiedosto valikko ja valitse Jaa .
Huomaat, että on kaksi eri vaihtoehtoa:
- Jaa sähköpostilla . Sinun on annettava niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjan.
- Jaa linkin kautta . Näin kaikki linkin saaneet voivat käyttää asiakirjaa. Jos joudut jakamaan asiakirjan useiden ihmisten kanssa, tämä vaihtoehto voi olla tehokkaampi. Jos kuitenkin työskentelet jonkin luottamuksellisen asian parissa, saattaa olla parempi lisätä jokainen osallistuja manuaalisesti.
Riippumatta siitä, mitä menetelmää käytät, käytä aikaa ja aseta oikeat käyttöoikeudet. Klikkaa Muokata -kuvaketta ja valitse, voivatko ihmiset, joille jaat asiakirjan, vain tarkastella tai muokata sitä.
Napsauta sitten Jakaa asetukset vaihtoehto. Siellä voit asettaa asiakirjalle vanhenemispäivän ja jopa asettaa salasanan tietojen suojaamiseksi. Kun olet tyytyväinen jakamisasetuksiin, napsauta Käytä.
Vaihtoehtoisesti voit jakaa Word-asiakirjan OneDriven kautta napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla OneDrive > Jaa . Sitten sinun on määritettävä jakamisasetukset yllä olevan kuvan mukaisesti.
Kuinka seurata ja tarkastella muutoksia Microsoft Wordissa
Määritetyistä käyttöoikeuksista riippuen ihmiset, joiden kanssa olet jakanut asiakirjan, voivat muokata asiakirjaa. Jotta pysyt silmällä kaikkien tekemiä muutoksia, sinun tulee ottaa käyttöön Jäljitä muutokset ominaisuus.
Voit tehdä tämän avaamalla Arvostelu -välilehti ja siirry kohtaan Seuranta valikosta. Siellä, avaa Jäljitä muutokset valikko ja valitse Kaikille . Kun ominaisuus on käytössä, Word alleviivaa lisätyn tekstin, kun taas poistettu teksti on merkitty yliviivauksella.
Nyt, jos haluat estää ketään muuta vahingossa sammuttamasta tätä ominaisuutta, napsauta Lukituksen seuranta vaihtoehto ja määritä salasana. Näin voit varmistaa, että et menetä mitään asiakirjaan tehtyjä muutoksia.
Valitse Miten Microsoft Wordin näyttö muuttuu
Tehokkuuden lisäämiseksi Word antaa sinun valita, kuinka sen tulee näyttää asiakirjaan tehdyt muutokset. Vuonna Arvostelu -välilehti, avaa avattava valikko Näyttö tarkistettavaksi kuvake. Valitse siellä yksi seuraavista vaihtoehdoista:
ilmaiset toimitussivustot verkkokaupoissa
- Alkuperäinen . Näyttää alkuperäisen asiakirjan. Se ei kuitenkaan poista muiden tekemiä kommentteja tai muutoksia.
- Ei merkintää . Poistaa merkinnät ja näyttää asiakirjan, jossa on jo hyväksymäsi muutokset.
- Kaikki merkinnät . Näyttää kaikki muutokset käyttämällä eri väriä kullekin yhteistyökumppanille.
- Yksinkertainen merkintä . Merkitsee muutokset punaisella viivalla.
Kuinka hyväksyä tai hylätä muutokset Microsoft Wordissa
Hyväksy tai hylkää muutokset napsauttamalla seurattua muutosta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla jompikumpi Hyväksy lisäys tai Hylkää lisäys , riippuen siitä, onko joku lisännyt vai poistanut tekstiä. Jos joku muu on poistanut osan dokumentista, näet Hyväksy poisto ja Hylkää poisto vaihtoehtoja.
Vaikka prosessi on yksinkertainen, saatat unohtaa joitain muutoksia, jos saman asiakirjan parissa työskentelee useita avustajia. Jos haluat varmistaa, että et menetä mitään, käytä Muutokset -osiosta asiakirjan manuaalisen läpikäynnin sijaan. Käytä siellä Edellinen ja Seuraava painikkeita siirtyäksesi muutosten läpi.
On muitakin tapoja hallita seurattuja muutoksia. Voit esimerkiksi napsauttaa Hyväksy > Hyväksy ja siirry seuraavaan . Jos olet jo keskustellut työtovereiden kanssa muokkauksista, voit käyttää Hyväksy kaikki muutokset vaihtoehto.
Voinko käyttää icloudia Androidissa?
Vastaavasti voit hylätä muutokset napsauttamalla Hylätä painiketta tai Hylkää > Hylkää ja siirry seuraavaan . Voit poistaa kaikki muutokset siirtymällä Tarkista-välilehdelle ja napsauttamalla alla olevaa nuolta Hylätä ja valitse Hylkää kaikki muutokset . Tästä voi olla todella hyötyä, jos joku tuonut suuren määrän tietoa Wordiin neuvottelematta ensin kanssasi.
Käytä tarkistusruutua muutosten seuraamiseen Microsoft Wordissa
Toinen tehokas tapa seurata muutoksia on käyttää tarkistusruutua. Tämä työkalu näyttää sinulle näkyvien seurattujen muutosten ja kommenttien määrän dokumentissasi.
Pääset siihen siirtymällä osoitteeseen Tarkista > Seuranta ja napsauta Arvosteluruutu . Valitse sitten jokin seuraavista Pystysuoran ruudun tarkistus tai Tarkastelee ruutua vaakasuuntaisesti vaihtoehtoja.
Kuinka seurata tiettyjen ihmisten tekemiä muutoksia Microsoft Wordissa
Saattaa olla tehokkaampaa lajitella muutokset tekijän mukaan. Voit tehdä sen Microsoft Wordissa siirtymällä kohtaan Tarkista > Seuranta ja pidentää Näytä merkintä valikosta. Siellä, valitse Tietyt ihmiset ja poista valinnat kaikista valintaruuduista paitsi niiden tekijöiden kohdalla, joiden muutokset haluat tarkistaa.
Dokumentin jakamisen lopettaminen tai käyttöoikeuksien muuttaminen Microsoft Wordissa
Jos haluat lopettaa asiakirjan jakamisen tiettyjen osallistujien kanssa, avaa asiakirja ja siirry kohtaan Jaa valikosta. Siellä, valitse Hallinnoi pääsyä .
Jos haluat poistaa pääsyn joltakin avustajalta, valitse hänen käyttäjänimi. Napsauta sitten Suora pääsy ja avaa avattava valikko. Valitse Poista käyttöoikeus ja vahvista toiminto. Vaihtoehtoisesti voit käyttää samaa valikkoa muuttaaksesi tapaa, jolla he voivat käyttää jaettua asiakirjaa.
Tee yhteistyötä helposti Microsoft Wordissa
Microsoft Wordin yhteistyötyökalujen käyttäminen voi säästää paljon aikaa, koska sinun ei tarvitse lähettää sähköpostia tiimillesi dokumenttiin tehdyistä muutoksista. Yhteistyökyvyn lisäksi Microsoft Wordissa on runsaasti ominaisuuksia ja työkaluja, joten et tarvitse toista tekstinkäsittelyohjelmaa projektien viimeistelemiseen. Voit esimerkiksi muuntaa taulukot kaavioiksi tai kääntää kieliä ollessasi liikkeellä.