Käytä ajanhallintasääntöä 80/20 tehtävien priorisointiin

Käytä ajanhallintasääntöä 80/20 tehtävien priorisointiin

Miten maksimoit aikasi? Käytätkö ajanhallintasovelluksia? Suunnitteletko etukäteen ja pysytkö aikataulusi yläpuolella? Vai priorisoitko tehtävät? Jos olet kokeillut näitä asioita ja sinulla on edelleen vaikeuksia käyttää aikaasi tehokkaasti, ehkä tarvitset muutosta.





80/20 -sääntö on toinen ajanhallinnan vaihtoehto, ja pienillä muutoksilla se voi olla ihanteellinen ratkaisu.



Mikä tarkalleen on sääntö 80/20?

Sääntö 80/20 tunnetaan myös Pareto -periaatteena. Konsepti sai alkunsa italialaisesta taloustieteilijä Vilfredo Pareto. Hän huomasi, että 80 prosenttia maan maasta omisti vain 20 prosenttia väestöstä. Tämä johti Paretoon tutkimaan tätä epätasapainoa tarkemmin ja miten se liittyi muihin alueisiin.





Vuosia myöhemmin konsultti nimeltä Joseph Juran sovelsi tätä käsitettä liiketoimintaan ja kutsui sen Pareto -periaatteeksi. The Economist verkossa :

Juran laajensi periaatteen myös laadunvalvontaan ja totesi esimerkiksi, että suurin osa tuotannon puutteista johtuu pienestä osasta kaikkien vikojen syitä - mitä hän kuvaili 'tärkeiksi muutamiksi ja vähäpätöisiksi moniksi'.



Investopedian mukaan , se tarkoittaa, että:

  • 80 prosenttia myyntivolyymista tulee tuotelinjan 20 tuotteesta.
  • 80 prosenttia yrityksen liikevaihdosta tulee 20 prosentista sen asiakkaista.
  • 80 prosenttia yrityksen tuotannosta tulee 20 prosentista sen työntekijöistä.

Ajanhallinta on yleisin käyttö Pareto -periaatteelle, koska useimmat ihmiset jakavat aikaansa harvoin sen sijaan, että keskittyisivät tärkeimpiin tehtäviin.



Kun tämä kaikki otetaan huomioon, periaatteen yhdistäminen ajanhallintaan tarkoittaa, että 80 prosenttia tuotoksestasi voi tulla vain 20 prosentista ajastasi. Nyt kysymys kuuluu, miten teet sen? Tässä on neljä asiaa, joita voit tehdä.

Arvioi usein tehtäviäsi

Jos 80 prosenttia tuloksista tulee 20 prosentista ponnisteluista, on selvää, että 80 prosenttia vaikutuksista tulee 20 prosentista tehtävistäsi. Tunnista siis 20 prosenttia tehtävistäsi, jotka tuottavat 80 prosenttia etsimistäsi tuloksista.



Kuva: Astephan Shutterstockin kautta

Kun tarkistat tehtäviäsi, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

  • Onko kaikki luetteloni tehtävät merkitty kiireellisiksi?
  • Ovatko luettelossani olevat tehtävät toimivaltaani vai kuuluvatko ne muualle?
  • Käytänkö liikaa aikaa tietyntyyppisiin tehtäviin?
  • Onko tehtäviä, jotka minun pitäisi siirtää?
  • Ovatko kaikki nämä tehtävät todella tarpeellisia kokonaistuloksen kannalta?

Arvioi tavoitteitasi jatkuvasti

Tavoitteesi ja tehtävät voivat liittyä toisiinsa, mutta eivät aina. Jotkut saattavat olla täysin erillisiä. Mieti siis tavoitteitasi ja niiden saavuttamiseksi tarvittavia toimia. Muista, että 80 prosenttia näistä tavoitteista saavutetaan vain 20 prosentilla tarvittavista toimista.

Kuva: AzriSuratmin Shutterstockin kautta

Ota tässäkin tapauksessa kartoitus ja katso, mikä 20 prosenttia toiminnoista vie sinut lähemmäksi suurinta osaa tavoitteistasi. Katso nämä muutamat esimerkit ja katso, voitko yhdistää:

miten tehdä oma tv -antenni
  • Jos työskentelen myöhään tänään (20 prosenttia aktiivisuudesta), voin lopettaa tehtävälistan kohteen, tehdä pomo onnelliseksi ja ottaa huomisen pois (80 prosenttia tavoitteista).
  • Jos teen salaatin syötäväksi työpöydälläni lounaalle tänään (20 prosentin aktiivisuus), voin työskennellä tämän tehtävän parissa, ylittää määräajan ja päästä lähemmäksi laihtumistavoitettani (80 prosentin tavoitteet).
  • Jos ajoitan säännöllisiä kokouksia (20 prosentin aktiivisuus), voin lisätä tiimiviestintää, saada onnistuneemman projektin ja olla parempi johtaja (80 prosenttia tavoitteita).

Määritä parhaasi aika

Jokaisella on tietty aika vuorokauden aikana, jolloin hän on tuottavin. Voit tehdä parhaasi töissä kello 9.00–11.00. Tai saat enemmän aikaan kello 15.00–17.00. Milloin koet olevasi energisin, keskittynyt ja tuottavin?

Kuva: Dean Drobot Shutterstockin kautta

Määritä parhaan aikasi aika ja käytä sitä 20 prosenttiin tunnistamistasi tehtävistä ja tavoitteista. Näin varmistat, että käytät tuottavimman vuorokaudenajan tehtäviin ja toimintoihin parhaan tuloksen saavuttamiseksi.

Tunnista ja poista häiriötekijät

Olitpa matkalla toimistoon joka päivä tai töissä kotoa, häiriötekijät ovat kaikkialla. Nämä ikävät, pienet keskeytykset voivat aiheuttaa keskittymisen menetyksen, tehtävien viivästymisen ja tuottavuuden heikkenemisen.

Kuva: Argus Shutterstockin kautta

Käyttämällä sääntöä 80/20, FreshBooksin tiloissa :

80 prosenttia häiriötekijöistäsi tulee 20 prosentista lähteistä.

Jotta voit ottaa nämä häiriötekijät ja poistaa ne, sinun on ensin tunnistettava ne. Luettelosi voi näyttää tältä:

  • Sähköpostivirtauksia
  • Saapuvat puhelut
  • Odottamattomat vierailijat
  • Jano tai nälkä
  • Sosiaalisen median ilmoitukset

Kun olet saanut luettelon häiriötekijöistä, tarkista se ja katso, mitkä häiritsevät sinua eniten. Todennäköisesti huomaat, että vain kaksi tai kolme (20 prosenttia) ovat suurin osa (80 prosenttia) ongelmasta. Sisällytä sitten keinot näiden keskeytysten poistamiseksi. Tässä muutamia ehdotuksia:

  • Estä tietyt ajat sähköpostien käsittelyyn.
  • Anna muiden kuin kiireellisten puheluiden mennä vastaajaan.
  • Sulje toimiston ovi.
  • Ota juotavaa ja välipalaa kätevästi.
  • Pysy kaukana sosiaalisesta mediasta työn aikana.
  • Käytä ajastinsovellusta ajoittaa työistunnot ja taukosi.

Oletko kokeillut sääntöä 80/20?

Pareto -periaate voi tuoda menestystä tietyillä aloilla ja käyttötarkoituksissa, mutta voiko se toimia sinulle? Jos olet kokeillut 80/20 -sääntöä suurella menestyksellä, jatkatko sen käyttöä? Toisaalta, jos annoit tämän käsitteen negatiivisille tuloksille, tiedätkö mikä meni pieleen?

Edelleen kamppailee? Ota käyttöön nämä online -tuottavuustavat virtaviivaistaaksesi päiviäsi ja tutustu näihin ajanseurantaohjelmistoihin ja -sovellusvaihtoehtoihin.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti Pitäisikö sinun päivittää Windows 11: een välittömästi?

Windows 11 on tulossa pian, mutta pitäisikö sinun päivittää mahdollisimman pian tai odottaa muutama viikko? Otetaan selvää.

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Itsensä parantaminen
  • Tuottavuus
  • Ajanhallinta
  • Tehtävienhallinta
Kirjailijasta Sandy Writtenhouse(452 artikkelia julkaistu)

Tietotekniikan kandidaatin tutkinnon myötä Sandy työskenteli monta vuotta IT -alalla projektipäällikkönä, osastopäällikkönä ja PMO -johtajana. Sitten hän päätti seurata unelmaansa ja kirjoittaa nyt tekniikasta kokopäiväisesti.

kuinka sulkea tekstitys netflixistä
Lisää Sandy Writtenhousesta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi