Home-theater-designers
Excel on a fantastisen hyödyllinen laskentataulukko -ohjelma, mutta ei ole mitään pahempaa kuin luoda täydellinen laskentataulukko ja tulostaa se vain nähdäksesi sen ilmestyvän yhdeksälle paperiarkille, mukaan lukien yksi rivi viimeisellä. Mitä hyötyä on kauniisti laaditusta laskentataulukosta, jos se näyttää kamalalta paperilla?
Onneksi voit muokata laskentataulukkoa ja ohjelma -asetuksia saadaksesi kaiken yhdelle sivulle ja saadaksesi sivun näyttämään mahdollisimman hyvältä. Jos laskentataulukkosi on liian suuri yhdelle sivulle, voit jakaa sen useilla sivuilla näillä asetuksilla miellyttävämmin.
Esikatselu ennen tulostamista
Tämä on tärkeä askel - voit selvittää monia ongelmia ennen tulostamista, jos vain tiedät niistä. Jos tulostat ja tarkistat sitten, kuinka hyvin se toimi, saatat päätyä hukkaan paljon paperia yrittäessäsi saada viimeisen rivin tai sarakkeen paperille.
Excel -versiosi mukaan sinun on ehkä napsautettava Tiedosto> Tulostuksen esikatselu , Tiedosto> Tulosta> Tulostuksen esikatselu , tai vain Tiedosto> Tulosta nähdäksesi miltä laskentataulukko näyttää tulostimesta tullessaan. Jos se näyttää hyvältä, mene eteenpäin ja tulosta. Jos ei, kokeile joitain alla luetelluista strategioista!
Käytä Sivun asettelu -näkymää
Sivun asettelunäkymä näyttää, miten asiakirja tulostetaan, kun käsittelet sitä. Se ei ole loistava näkymä laskentataulukon käsittelyyn, mutta se voi auttaa sinua tekemään muutoksia varmistaaksesi, että sarakkeet ja rivit hyödyntävät parhaiten käytettävissä olevaa tilaa. Aktivoi näkymä siirtymällä kohtaan Näytä> Sivun asettelu .
Nyt näet laskentataulukon sellaisena kuin se tulostettaisiin. Säätöjen tekeminen käyttämällä alla lueteltuja työkaluja tässä näkymässä antaa sinulle paremman käsityksen siitä, ovatko ne toimineet hyvin vai eivät. (Sama toiminto on saatavana Wordissa ja voi auttaa sinua luoda ammattimaisen näköisiä asiakirjoja myös siellä.)
Muuta sivun suunta
Jos laskentataulukkosi on leveämpi kuin se on pitkä, vaakasuuntainen suunta auttaa sinua sovittamaan enemmän sivulle. Korkeampi laskentataulukko hyötyy todennäköisesti pystysuunnasta. Jos haluat valita laskentataulukon suunnan, avaa Sivuasetukset -valikko ja valitse Sivu -välilehdestä Pysty tai Vaaka.
sininen näyttö viallinen laitteisto vioittunut sivu
Poista tai piilota rivit tai sarakkeet
Suurissa laskentataulukoissa on usein rivejä tai sarakkeita, jotka ovat tarpeettomia, sisältävät vanhoja tietoja tai joita ei tarvitse tulostaa tietyissä tilanteissa. Nämä rivit ja sarakkeet vievät arvokasta kiinteistöä sivulla ja voivat vaikeuttaa laskentataulukon sovittamista kauniisti.
Jos voit poistaa osan tiedoista, käytä vain tuttua korosta> Muokkaa> Poista järjestyksessä päästä eroon niistä. Jos ne sisältävät tietoja, joita luulet tarvitsevasi joskus myöhemmin, voit piilottaa ne napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella rivin tai sarakkeen otsikkoa ja valitsemalla Piilottaa . Jos haluat nähdä tiedot uudelleen, korosta piilotettujen tietojen kummallakin puolella olevat rivit tai sarakkeet, napsauta tunnistetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä .
Käytä sivunvaihtoja
Aivan kuten suosikkisi tekstinkäsittelyohjelmassasi, voit lisätä sivunvaihtoja varmistaaksesi, että laskentataulukkosi on jaettu useille sivuille haluamallasi tavalla sen sijaan, että Excel päättäisi sen olevan kätevä. Käytä vain Lisää> Sivunvaihto kertoa Excelille, mihin asiakirja jaetaan.
Vaihda tulostusaluetta
Jos laskentataulukossasi on valtava määrä dataa ja sinun on tulostettava vain osa siitä, voit tulostaa vain valitsemasi laskentataulukon osan. Valitse solut, jotka haluat tulostaa, ja napsauta Tulosta . Muuta Tulosta mitä: vaihtoehto Valinta , ja esikatselu päivitetään sisältämään vain valitsemasi tiedot.
Jos sinulla on tapana tulostaa sama valinta säännöllisesti, voit asettaa pysyvän tulostusalueen, joka kattaa vain kyseisen osan, joten sinun ei tarvitse valita sitä joka kerta. Voit tehdä tämän valitsemalla usein tulostettavan alueen ja siirtymällä sitten kohtaan Tiedosto> Tulostusalue> Aseta tulostusalue . Tästä valinnasta tulee laskentataulukon vakiotulostusalue. Päästäksesi eroon tästä asetuksesta käytä Tiedosto> Tulostusalue> Tyhjennä tulostusalue .
Muuta sivumarginaaleja
Jos tarvitset vain hieman enemmän tilaa laskentataulukon asettamiseen sivulle, lisäät tilaa sivun reunuksiin lisäämällä ongelman. Pääset Sivun asetukset -valintaikkunaan joko Tiedosto> Sivun asetukset tai tulostusvalintaikkunan Sivun asetukset -painikkeella. Lisää murto -osa tuumaa jokaiseen marginaaliin ja tarkista tulosteen esikatselu uudelleen.
On helppo mennä yli laidan lisäämällä tilaa marginaaleihin, jotta se mahtuu mahdollisimman paljon sivulle. Muista kuitenkin, että teksti, joka kulkee paperin reunalle, ei ole vain esteettisesti epämiellyttävä, vaan sitä voi myös olla vaikea lukea. Ole järkevä tämän kanssa!
Kierrä teksti ja muuta sarakkeiden kokoa
Exceliä käytetään yleensä numeeriseen dataan, mutta se voi olla todella hyödyllinen myös tekstille. Jos soluissasi on paljon tekstiä, ne voivat todella laajentaa laskentataulukkoasi ja vaikeuttaa sen asettamista yhdelle sivulle tai jopa useille sivuille. saatat päätyä outoon tulostusmalliin, joka saa asiakirjasi näyttämään tältä:
Osa tekstistä katkaistaan, ja solut, joita ei ole katkaistu, kulkevat liian pitkälle oikealle. Voit rajoittaa laskentataulukon leveyden yksittäisen sivun leveyteen rajoittamalla sarakkeiden leveyttä ja käyttämällä tekstin rivitystä varmistaaksesi, että et menetä mitään tulostettavia tietoja. Mene ensin osoitteeseen Muoto> Solut> Kohdistus ja varmista Kierrä teksti on käytössä.
Nyt kun solun teksti on leveämpi kuin sarakkeen leveys, teksti kääritään seuraavaan riviin. Täältä voit säätää sarakkeiden leveyttä vetämällä rivin tai sarakeotsikon reunaa sen koon muuttamiseksi.
Voit myös kaksoisnapsauttaa rivi- tai sarakeotsikoita, jotta ne muuttuvat automaattisesti mahdollisimman leveiksi, kuten alla olevassa videossa näkyy. Varmista edellä mainitun sivun asettelunäkymän avulla, että sarakkeet sopivat haluamallesi sivulle.
Skaalaa laskentataulukko
Jos mikään muu ei ole tehnyt työtä, voit skaalata laskentataulukon niin, että se mahtuu yhdelle sivulle (tai tietylle sivumäärälle). Sisään Sivuasetukset , napsauta valintanappia vieressä Mahtua johonkin: ja valitse sivujen lukumäärä, jolle haluat laskentataulukon tulostettavan. Jos valitset pienemmän määrän 'leveitä' sivuja, asiakirja skaalataan vaakasuunnassa ja pienemmän määrän 'korkeita' sivuja skaalataan pystysuunnassa. Voit myös valita prosentti -asteikon.
Skaalausvaihtoehdon käyttäminen voi auttaa rajoittamaan asiakirjan kokoa, kun se asetetaan paperille, mutta se voi myös tehdä tekstistä hyvin pienen ja vaikeasti luettavan. Tarkista esikatselu ja varmista, että et skaalaudu niin pitkälle, että mitään tietoja ei voi lukea. Skaalaus on todella hyödyllinen, kun yrität tulostaa Excel -kaaviot , myös.
Tulostuksen helpottaminen
Kun olet onnistunut saamaan laskentataulukon hyväksyttävälle määrälle sivuja, mene askeleen pidemmälle ja tee siitä mahdollisimman helppo lukea. Säätämällä muutamia muita tulostusasetuksia voit optimoida tulosteesi ulkoasun. Tässä on pari, josta sinun pitäisi tietää.
Ruudukko- ja rivi- tai sarakeotsikoiden tulostaminen
Kohteessa Sivuasetukset -valikko (pääsee tulostusvalintaikkunasta tai Tiedosto> Sivun asetukset ), napsauta Arkki -välilehteä ja valitse Ruudukkoviivat alla Tulosta -osiossa. Voit myös valita Rivien ja sarakkeiden otsikot lisätäksesi nämä tarrat tulosteeseesi.
Ylä- ja alatunnistetietojen lisääminen
Excel voi automaattisesti lisätä hyödyllisiä tietoja asiakirjan ylä- ja alatunnisteeseen lukemisen helpottamiseksi. Kohteessa Sivuasetukset -valikosta, napsauta Ylätunniste/alatunniste -välilehti ja lisää avattavista valikoista ylätunnisteeseen tai alatunnisteeseen tietoja, kuten sivun numero, tiedostonimi ja tekijän nimi. Jos laskentataulukkosi on todella pitkä, nämä tiedot voivat auttaa pitämään sivut järjestyksessä helpommin.
Voit myös lisätä mukautettua tekstiä napsauttamalla Muokkaa otsikkoa tai Mukauta alatunniste .
Älä tyydy huonosti painettuihin laskentataulukoihin
Voi olla turhauttavaa yrittää saada laskentataulukko näyttämään hyvältä tulostettaessa - varsinkin jos se on saatava yhdelle sivulle. Mutta muutamalla muutoksella asiakirjan asetuksiin ja muotoon voit tuottaa hyvän tuloksen! Älä unohda oppia muita vinkkejä Excelin menestymiseen toimistossa, kun olet siellä.
Onko sinulla muita vinkkejä laskentataulukoiden tulostamiseen Excelistä? Jaa ne alla!
Kuvaluotot: liikemies kysymysmerkillä Dooder Shutterstockin kautta
Jaa Jaa Tweet Sähköposti Onko ok asentaa Windows 11 yhteensopimattomaan tietokoneeseen?Voit nyt asentaa Windows 11: n vanhemmille tietokoneille virallisella ISO -tiedostolla ... mutta onko hyvä tehdä niin?
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Tulostus
- Microsoft Excel
Dann on sisältöstrategia- ja markkinointikonsultti, joka auttaa yrityksiä luomaan kysyntää ja liidejä. Hän kirjoittaa myös blogia strategiasta ja sisältömarkkinoinnista osoitteessa dannalbright.com.
Lisää Dann Albrightiltatilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi