Home-theater-designers
Google Drive on upea tuottavuuden ja yhteistyön työkalu. Kun alat käyttää sitä paljon, on kuitenkin vaikeaa pitää kaikki järjestyksessä.
Onneksi Google Drives tarjoaa monia tapoja tehdä etsimäsi helposti. Tässä on opas Google Driven järjestämiseen, jotta voit vähentää hukkaan kuluvaa aikaa tiedon etsimiseen.
1. Google Driven perusasetukset ja tiedostojen lisääminen
Kuten tavalliset tiedostojen etsijät, myös Google Driven avulla voit järjestää tiedostosi kansioiden avulla, mikä on kätevää, jos työskentelet eri projektien parissa. Tämän tekee kuitenkin hieman monimutkaiseksi se, että tiedostosi voivat olla peräisin kahdesta eri lähteestä.
Näet nämä luettelossa sivupalkissa Google Driven verkkosovellus . Minun ajoni säilyttää Driveen tallennetut tiedostot Jaettu kanssani kerää sisältöä, jonka muut ovat kutsuneet sinut käyttämään Drivessa . Näitä voivat olla tiimin yhteistyökansiot, jakelussa käytetyt julkiset Drive -kansiot ja vastaavat.
Näette myös Tietokoneet täällä, jos käytät Google Driven varmuuskopiointitoimintoa, mutta se on erillinen toiminto, joten se ei todellakaan koske nyt.
Löydettävä tiedosto voi mahdollisesti kuulua jompaankumpaan näistä luokista, mikä vaikeuttaa paikantamista selaamisen avulla. Tämän yksinkertaistamiseksi voit lisätä pikakuvakkeita jaettuihin tiedostoihin tai kansioihin omaan Driveen. Tee tämä napsauttamalla ja vetämällä tiedosto kohteeseen Minun ajoni sivupalkissa tai napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää pikakuvake Driveen . Voit sijoittaa pikakuvakkeen mihin tahansa haluamaasi Driveen.
Tiedosto pysyy alkuperäisessä sijainnissaan, mutta Driven pikakuvakkeen avulla voit käyttää sitä helposti omasta hierarkiastasi. Tämä estää sinua joutumasta selaamaan jaettuja tietoja.
2. Lajittele päivämäärän ja muiden tekijöiden mukaan
Tämä on perusvinkki, mutta se vaatii selittämistä, koska ei välttämättä ole heti selvää, mistä se löytyy. Löydät vaihtoehdon muuttaa tiedostojen lajittelua nykyisen tiedostonäkymän oikeasta yläkulmasta. Se näkyy nykyisenä lajittelumenetelmänä, kuten Nimi .
Napsauta tätä tekstiä asettaaksesi toisen lajittelutavan, kuten Viimeksi muokattu tai Avasin viimeksi minun . Käytä nuolta myös nousevan ja laskevan lajittelun välillä.
Vaikka se on yksinkertainen, tämä on kätevä tapa nopeasti ymmärtää satojen tiedostojen kansio.
3. Valitse Tiedostot nopeammin
Kuten monet tiedostotutkijat, Google Driven avulla voit käyttää Siirtää ja Ctrl Yhdessä napsautusten kanssa sekä napsauttamalla ja vetämällä voit valita useita tiedostoja.
Pidä Ctrl ja valitse kaikki tiedostot napsauttamalla useita tiedostoja. Jos haluat valita tiedostoja, jotka ovat peräkkäin, napsauta ensimmäistä ja napsauta sitten viimeistä samalla, kun pidät sitä painettuna Siirtää . Napsauttaminen ja vetäminen on helppo vaihtoehto tälle, jos haluat.
Muista, että voit muuttaa tiedostonäkymää oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella, joka näkyy lajitteluvaihtoehdon yläpuolella ja Tiedot -kuvaketta. Käytä sitä vaihtaaksesi luettelo- ja ruudukkonäkymien välillä, mikä voi helpottaa tiedostoryhmän valitsemista.
4. Käytä Advanced Search Tools -työkaluja
Tiedoston etsiminen näytön yläreunan hakupalkin avulla on paras tapa löytää kadonneita tiedostoja. Vain parin napsautuksen päässä olevien edistyneiden työkalujen käyttäminen tekee siitä entistä tehokkaamman.
Kun napsautat hakupalkkia, voit valita tiedostotyypin, kuten PDF -tiedostot tai Laskentataulukot , näyttää vain tällaiset tiedostot.
Huomaat, että kun napsautat jotain näistä, tyyppi: esitys tai vastaava tulee näkyviin hakupalkkiin. Jos haluat tarkempia tietoja, kirjoita hakutermi tyypin rinnalle. Tämä helpottaa haun rajaamista, jos tiedät millaista sisältöä etsit.
Lisäksi voit napsauttaa Lisää hakutyökaluja tiedostotyypin valintavalikon alaosassa (tai hakukentän oikealla puolella oleva pieni nuoli) nähdäksesi haun lisäasetukset. Niiden avulla voit tarkastella perusteita, kuten muokkauspäivä, omistaja ja kenelle se jaettiin.
Jos tallennat paljon tiedostoja Driveen etkä muista mihin laitoit suurimman osan niistä, hausta tulee paras ystäväsi.
5. Käytä värejä ja tähtiä luokkien luomiseen
Vaikka voit luoda syviä kansiohierarkioita, joskus on helpompaa käyttää visuaalisempaa järjestelmää. Voit valita kansion napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella Vaihda väri ja helpottaa tunnistamista yhdellä silmäyksellä.
Kaiken vakiomuotoisen (ja tylsän) harmaan sijasta kirkkaanvärinen kansio on paljon helpompi havaita Driven muiden kansioiden joukosta. Kokeile käyttää väriä vain tärkeimpiin kansioihisi tai käytä värimalleja vastaavan tyyppiselle sisällölle.
Samalla tavalla voit myös merkitä kohteita tähdellä valitsemalla Lisää Tähdelliset hiiren kakkospainikkeella. Jos haluat nähdä kaikki tähdellä merkityt tiedostot ja kansiot, napsauta Tähdellä merkitty vasemmassa valikossa. Varaa tähdet tärkeimmille tiedoillesi ja tiedät aina mistä etsiä niitä.
6. Esikatsele asiakirjoja skannataksesi ne nopeasti
Haluatko nopean muistutuksen tiedoston sisällöstä, jotta voit olla varma, että sinulla on oikea tiedosto? Tässä on esikatselupainike kätevä. Valitse tiedosto ja napsauta sitten silmä -kuvaketta näkyviin tulevan työkalupalkin oikeassa yläkulmassa. Tämä luo nopean esikatselun, jotta voit tarkastella tiedostoa avaamatta sitä kokonaan.
kuinka huijata ip -osoitteesi
Tämän lataaminen voi kestää hetken, mutta se on silti nopeampi kuin tiedoston avaaminen kokonaan. Jos voit muokata esikatseltua tiedostoa (kuten Google -dokumenttien asiakirjoja tai laskentataulukoita), näet Avaa [sovelluksella] linkki ylhäällä.
7. Tarkista versio ja muokkaa historiaa Omasta asemasta
Drivessa omistamiesi tiedostojen osalta voit tarkistaa aiemmat versiot ja nähdä, kuka on tehnyt tiedostoon muutoksia. Napsauta jotain hiiren kakkospainikkeella ja valitse Hallinnoi versioita tarkistaa (ja ladata) kyseisen tiedoston vanhemmat versiot sekä ladata uuden.
Samaan aikaan napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tarkemmat tiedot Avaa oikealla oleva paneeli, jossa on tietoja tiedostosta. Vaihda kohtaan Toiminta -välilehdeltä näet, mitä sille on tapahtunut äskettäin, kuten muutoksia tekeviä tai asiakirjan jakavia ihmisiä.
8. Kokeile sovelluksia, jotka auttavat sinua järjestämään pidemmälle
Jos sisäänrakennetut säätimet eivät riitä, voit myös yhdistää kolmannen osapuolen sovelluksia Google Driveen saadaksesi lisää toimintoja. Voit selata näitä napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Avaa> Yhdistä lisää sovelluksia .
Tämä avaa markkinapaikan, jossa voit selata lisäosia, jotka toimivat Google Driven kanssa. Katso ne läpi ja katso, onko jokin niistä houkutteleva. Pääset alkuun tutustumalla luetteloomme Google Driven parhaat työkalut .
9. Minivinkkejä aseman järjestämiseen
Annamme sinulle joukon pienempiä vinkkejä, joiden avulla voit myös järjestää Driven sisällön:
- Kokeile käyttää emojia kansioiden nimissä . Paina Windowsissa Voitto + jakso syötä emoji, joka toimii Google Driven kansioiden nimissä. Yhdistettynä kansion väreihin nämä voivat olla avuksi erittäin visuaalisille.
- Käytä hashtageja väliaikaisina tunnisteina . Google Drivessa ei ole asianmukaista koodausominaisuutta, joten voit luoda omia hashtageilla. Vaikka sitä ei tueta virallisesti, lisätään #Tärkeä tai #Rahoittaa asiaankuuluviin asiakirjoihin voit nähdä kaiken yhdessä paikassa nopealla haulla.
- Käytä älykkäitä nimeämiskäytäntöjä . Jos haluat, että tiedostot näkyvät aina tietyssä järjestyksessä, käytä 001 tai vastaavia nimiensä alussa helpottamaan järjestämistä. Muista myös pitää tiedostonimet riittävän lyhyinä, jotta ne ovat hallittavissa, mutta älä unohda sisällyttää avainsanoja, joiden avulla ne on helppo löytää hauista tiellä.
Tehokas Google Drive -organisaatio on välttämätön
Nyt tiedät joitakin parhaista tavoista pitää kaikki Google Driven hallinta hallinnassa. Tiedostojen helppokäyttöisyyden pitäminen on elintärkeää, varsinkin kun sinulla on satoja tiedostoja hajallaan kymmeniin kansioihin.
Jos haluat hallita Google Drivea, sinun pitäisi myös tietää, kuinka korjata ohjelmiston yleiset ongelmat.
Jaa Jaa Tweet Sähköposti 10 yleistä Google Drive -ongelmaa (ja niiden ratkaiseminen)Onko sinulla ongelmia Google Driven kanssa? Kokeile näitä vinkkejä, korjauksia ja kiertotapoja ratkaistaksesi Google Drive -ongelmat.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Tuottavuus
- Tiedostonhallinta
- Organisaatio -ohjelmisto
- Google asema
Ben on varatoimittaja ja aloituspäällikkö MakeUseOfissa. Hän jätti IT-työnsä kirjoittaakseen kokopäiväisesti vuonna 2016 eikä ole koskaan katsonut taaksepäin. Hän on kattanut teknisiä opetusohjelmia, videopelisuosituksia ja paljon muuta ammattikirjailijana yli seitsemän vuoden ajan.
Lisää Ben Stegneriltätilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi