Ammattimaisten raporttien ja asiakirjojen luominen Microsoft Wordissa

Ammattimaisten raporttien ja asiakirjojen luominen Microsoft Wordissa
Tämä opas on ladattavissa ilmaisena PDF -tiedostona. Lataa tämä tiedosto nyt . Kopioi ja jaa tämä ystävillesi ja perheellesi.

Jos Microsoft Office olisi ollut maa, se olisi ollut maailman kolmanneksi väkirikkain maa. 1,2 miljardia ihmistä Yhden sovellussarjan käyttö on hämmästyttävää. Ja he 'puhuvat' 107 kieltä!





Mutta juuri nyt sinä ja minä puhumme englantia ja aiomme puhua Microsoft Office -arsenaalin suosituimmasta työkalusta - Microsoft Word 2016 .



kuinka alustaa kiintolevy Windows 10

Tätä dokumenttieditoria käytetään monenlaisten asiakirjojen kirjoittamiseen. Yksinkertaisesta sovelluksesta tarvittavaan ansioluetteloon. Tavallisesta kauhaluettelosta toimistomuistioon. Uskomme, että voimme työskennellä Wordin kanssa. Mutta kun istumme alas kirjoittamaan vakavaa ammatillista raporttia, huomaamme tärkeän tosiasian.





Ammattimainen raporttien kirjoittaminen vaatii erilaisia ​​taitoja.

Joten kysy itseltäsi tämä - voitko siirtyä yhdestä asiakirjasta pitkälle raportille? Tiedätkö kaikki Microsoft Word -ominaisuudet, jotka auttavat hallitsemaan tätä laajamittaista asiakirjaprojektia? Voitko työskennellä yhteistyössä muiden tiimin jäsenten kanssa?



Saatat olla opiskelija, pienyrittäjä tai toimistotyöntekijä ... sinun on luotava raportti tai ammattimaisesti muotoiltu asiakirja. Tämä MakeUseOf -opas auttaa sinua päivittämään tekniikoitasi ja terävöittämään suunnittelumalliasi.

Tässä oppaassa:

Raportin kirjoittaminen - Johdanto | Raportin tarkistuslista



Hyödyllisiä Microsoft Word -työkaluja - Liitä erityinen | Tutkija | Jäädytä asiakirjasi osat

Työskentele ulkoasun ja suunnittelun parissa - Esittely | Kansilehti | Sisällysluettelo | Ylä-ja alatunniste | Sivunumerot | Fontin muotoilu | Kappaleen muotoilu | Sivun taukoja | Tyyliä ja teemoja | Tekstitykset | Nopeat osat | Sivun reunat



Viitteet ja yhteistyö - Indeksi | Bibliografiat | Ristiviittaukset | Kommentit

Viimeistele raporttisi - Allekirjoitukset | Vesileimat | Lue ainoastaan | Tulosta PDF -muotoon

Seuraava vaihe - Johtopäätös

Raportin kirjoittaminen

Raporttien kirjoittamiseen liittyy tutkimusta ja sitten analyysin tulosten julkaiseminen. Ammatillisessa maailmassa julkaisemasi 'ulkonäkö' tai ulkonäkö on ensiarvoisen tärkeää. Silmiä miellyttävä lopputulos voi heikentää mainettasi ja parantaa henkilökohtaista brändiäsi.

Alla olevat vaiheet auttavat sinua Microsoft Word 2016: n asiantuntijaominaisuuksissa. Käytä paljon aikaa suunnitelmaan. Aloita näistä ohjeista…

Vaihe 1: Päätä tarkoitus

Ennen kuin aloitat raportin, sinun on ensin tiedettävä, miksi kirjoitat sen. Raportteja on monenlaisia, mutta niiden tarkoituksena on joko tiedottaa tai vakuuttaa. Se voi olla tarkoitettu teknisen prosessin kuvaamiseen, taustatietojen jakamiseen tai projektin edistymisen osoittamiseen.

Kysy itseltäsi - Mitä ja Miksi . Tämä auttaa sinua tislaamaan tarkoituksen yhteen pääkohtaan ja pysymään siinä sen sijaan, että ryöstät turhia yksityiskohtia.

Vaihe 2: Tunnista yleisösi

Toinen tärkeä näkökohta on yleisön arviointi. Kykenevätkö he ymmärtämään, mistä puhut? Onko lukijoita eri tasoilla, jotka lukevat raportin? Lukijan tietämys aiheesta vaikuttaa suuresti sisällytettäviin tietoihin.

Päätä ensisijainen yleisö ja kirjoita sitten raportti sopivalla teknisellä tasolla. Toissijaista yleisöä voidaan tukea lisätiedoilla raportin lopussa.

Vaihe 3: Tunne aiheesi

Sinun on tiedettävä, mistä puhut. Tutki siis aihetta ja sisällytä kaikki asiaankuuluvat tiedot todistaaksesi väitteesi. Varmista, että teet johtopäätöksen tosiasioiden eikä henkilökohtaisten mielipiteiden perusteella. Tietojen on oltava oikeita, ajantasaisia ​​ja viitattuja.

Käytä myös erilaisia ​​resursseja, kuten lehtiä, sanomalehtiartikkeleita, kirjoja, verkkosivustoja, esitteitä, raakatietoja, vuosikertomuksia ja puheita tukemaan näkemystäsi. Älä vain pidä kiinni Wikipediasta.

Vaihe 4: Kirjoita raportti

Olet tehnyt tutkimuksen. Siellä on paljon tietoa, joka odottaa kirjoittamista ja tulostamista. Mutta odota! Älä hukkua ennen kuin astut veteen. Valmistele raportin viimeinen ääriviiva, joka on reittipisteiden kaavio, joka auttaa navigoimaan alusta loppuun. Ääriviiva on suunnitelma. Se antaa sinulle lintuperspektiivin maasta ja näyttää myös, missä sinun on täytettävä tiedot.

Idearaportin rakenne voi sisältää seuraavia elementtejä:

  • Nimilehti
  • Tiivistelmä
  • Sisällysluettelo
  • Johdanto
  • Raportin runko
  • Johtopäätös
  • Suositukset
  • Liite
  • Bibliografia ja viitteet

Microsoft Word Asiakirjan ääriviivat on tehokas ominaisuus, jonka avulla voit järjestää asiakirjan jo ennen kuin aloitat sen täyttämisen tutkimuksella. Hyötyä aivoriihi- ja mielikuvitusmalleja liian.

Vaihe 5: Kirjoita, muokkaa, oikoluku ja viimeistely

Kun olet rakentanut raporttisi, on aika täyttää otsikot sisällöllä. Minusta on henkilökohtaisesti parasta käsitellä vähän jokaista osaa ja sitten kerätä se tiedoille. Voit tehdä sen halutessasi tai lopettaa jokaisen osan, kun siirryt raporttirakenteeseen. Varmista, että keskityt ideoidesi esittämiseen ja tukivien todisteiden käyttämiseen oikeinkirjoituksen ja kieliopin sijasta. Esitä argumenttisi ja kirjoita muutama lause, jotka esittävät pääideasi. Jos löydät jotain lainattavaa, lainaa se.

Kun suurin osa tekstistäsi on kirjoitettu, on nyt aika lukea se läpi ja varmistaa, että se kulkee hyvin. Muista ohjata lukijan ymmärrystä siirtymäsanoilla, kuten ”Nämä tiedot osoittavat…”, ”Toisin sanoen…”, ”Samoin…”, ja korosta olennaisia ​​ja keskeisiä kohtia.

Käytä lopuksi aikaa oikolukemiseen, tarkista kielioppi ja oikeinkirjoitus ja tarkista kaikki asiaankuuluvat tiedot ja niiden looginen kulku. On parasta jättää vähintään yksi päivä tarkistaa ja oikaista työsi. Älä yritä muokata sitä heti luullessasi, että olet lopettanut, sillä sinulla on taipumus jättää kirjoittamasi lukematta. Nuku vähän ja lue se seuraavana päivänä.

Raportin tarkistuslista

Ennen kuin lähetät tai lähetät raporttisi, jonka eteen olet työskennellyt niin kovasti, varmista, että olet tehnyt seuraavat asiat:

  • Valmis otsikkosivu, jossa on otsikko, nimesi, päivämäärä, kenelle raportti on tarkoitettu ja mahdollinen kuvaus raportin sisällöstä.
  • Sisältösivulla on asianmukaiset otsikot ja sivunumerot ovat oikein.
  • Varmista, että johdanto kattaa keskeiset kohdat, raportin laajuuden ja tavoitteen, jonka se haluaa saavuttaa.
  • Olet lisännyt tekstityksiä taulukoiden yläpuolelle ja kuvien/kaavioiden alle.
  • Esittääkö raportin sisältö tiedot selkeästi, loogisesti, tosiasiallisesti, pysyykö aiheessa?
  • Sisältyykö johtopäätökseen tulokset, toistetaanko pääidea eikä sisälly mitään uutta tietoa?
  • Onko otsikot ja alaotsikot selvästi merkitty?
  • Ovatko lainaukset relevantteja, ajantasaisia ​​ja niihin viitataan oikein?
  • Oletko käyttänyt sivunvaihtoja tarvittaessa?

Käynnistämme nyt Microsoft Wordin ja tutustumme ominaisuuksiin, jotka auttavat kokoamaan raporttisi luonnoksen ja esittämään sen ammattimaisena asiakirjana.

Hyödyllisiä Microsoft Word -ominaisuuksia raporttien kirjoittamiseen

Ota nämä purentakokoisina vinkkeinä ja hallitse ne yksitellen.

Microsoft Word on iso haupitsi, jossa on monia muttereita ja ruuveja. Keskitytään tärkeimpiin taitopaketteihin ja työkaluihin, joita tarvitset ammatillisen raportin suunnitteluun, valmisteluun ja esittämiseen. Microsoft Word -ominaisuudet, joita käsittelemme alla, ovat myös tuottavuuden pikanäppäimiä, jotka helpottavat työtäsi.

Kärki: Käytä Microsoft Word 2016: n Kerro -avustajaa saadaksesi lisätietoja Office -paketin uusista ominaisuuksista.

Aloitetaan kolmella alustavalla työkalulla ...

Käytä Paste Specialia

Useimmille meistä, kun meidän on kopioitava tekstiä tai kuvaa Wordiin, CTRL+V -pikakuvake toimii hienosti. Mutta joskus saatamme haluta liittää kopioidut tiedot toiseen muotoon, kuten Excel -dataan kuvana. Kanssa Liitä erityinen komento voit hylätä tai määrittää muodon, kun liität kuvan, esitystiedot, taulukon tai objektin mistä tahansa muusta ohjelmasta Wordiin.

Työskentelet paljon Excel -taulukoiden ja -kaavioiden kanssa ammatillisessa asiakirjassa.

Jos kopioit vain haluamasi ja napsautat liitä, huomaat, että se lisää tiedot taulukoiksi. Mutta jos se on suuri solualue, jonka haluat liittää etkä halua muokata sitä, voit halutessasi liittää sen kuvana ja lisätä sen muokkausmahdollisuuden.

Sisään Microsoft Excel: Valitse ja korosta solut, jotka haluat kopioida> Paina CTRL+C.

Sisään Microsoft Word: Mene Koti> Liitä> Liitä erityinen . Valitse Liitä erityinen ja valitse valintaikkunasta Microsoft Office Excel -arkin objekti .

Voit muuttaa tietojen kokoa kuvaksi, ja jos kaksoisnapsautat, voit muokata arvoja. Voit muuttaa taulukon tai kaavion ja suunnitella sen uudelleen. Ja jos päivität Excelin kaavion tai taulukon tiedot, voit päivittää kaavion automaattisesti Wordissa.

Kokeile myös hiiren kakkospainikkeella olevaa kontekstivalikkoa. Liitä erikoisvalikko avautuu:

Siellä on lisää vaihtoehtoja tietojen tuomiseksi Excelistä Wordiin . The Microsoft Office -tuki sivu kuvaa niitä myös yksityiskohtaisesti.

Käytä Tutkijaa

Kyllä, siellä on Google ja Wikipedia. Mutta jatkuva siirtyminen Wordista selaimeesi voi heikentää tuottavuuttasi. Office 2016 tuo tähän tutkimustyöhön tehokkaan integraation. Tutkija voi paitsi auttaa sinua löytämään sisältöä Microsoft Wordista, mutta myös auttaa sinua lisäämään viittauksia nopeasti. Se käyttää Bing Knowledge Graphia löytääkseen oikean sisällön asiakirjan tueksi.

Mene Nauha> Viitteet -välilehti ja c Valitse Tutkija . Oikealle avautuu ruutu, jossa on hakuvaihtoehdot.

Kirjoita haettava aiheen avainsana ja paina Enter.

Tulokset -ruudussa näkyy luettelo lähteistä, joita voit käyttää asiakirjassa. Valitse aihe, jota haluat tutkia yksityiskohtaisesti.

Lisää aihe Microsoft Word -asiakirjaasi napsauttamalla plusmerkkiä oikeassa yläkulmassa. Voit myös napsauttaa minkä tahansa tuloksen plusmerkkiä ja viitata tutkimusasiakirjasi lähteeseen. Lainauslähde auttaa sinua tukemaan tutkimustasi verkkolähteiden ja kirjojen avulla.

Kuten myöhemmin näemme, selosteinen bibliografia on yksi asiakirjan vaikeimmista osista. Tutkija on älykäs avustaja, joka astuu sisään.

Jäädytä osa Word -asiakirjaasi

Pidetään itsestäänselvyytenä, että ammatillisesta raportistasi tulee pitkä ja monimutkainen työ. Voit jakaa Word -ikkunan kahteen ruutuun, jotta voit tarkastella asiakirjan kahta eri osaa samanaikaisesti. Se säästää aikaa, kun haluat kopioida ja liittää osia paikasta toiseen tai viitata johonkin asiakirjan osaan työskennellessäsi toisessa.

Mene Nauha> Näytä -välilehti> Jaa .

Voit poistaa jaon napsauttamalla Poista Split samassa välilehdessä.

Windows -ryhmässä on useita vaihtoehtoja, joilla voit muuttaa kahden tai useamman asiakirjan käsittelytapaa. Ominaisuudet ovat itsestään selviä.

Voit vierittää molempia asiakirjoja samanaikaisesti napsauttamalla Synkroninen vieritys Näytä -välilehden Ikkunat -ryhmässä. Voit myös napsauttaa Näytä vierekkäin laittaa asiakirjan kaksi osaa vierekkäin.

Kärki: Käytä jaettua näkymää näyttääksesi kaksi eri asettelua - esimerkiksi Tulosta ja ääriviivat. Aseta jako. Napsauta sitten ruutua, jota haluat muuttaa, ja valitse sitten toinen ulkoasu Näytä -välilehdeltä.

Työskentele ulkoasun ja suunnittelun parissa

Raportin esitys saa jonkun lukemaan raportin ensiksi, ja siksi on tärkeää, että raporttisi esitetään hyvin. Jos sinulla olisi neljä luettavaa raporttia, mitä valitsisit?

  1. Käsin kirjoitettu raportti.
  2. Mustavalkoisena tulostettu asiakirja.
  3. Raportti, joka on tulostettu normaalille A4 -värilliselle paperille.
  4. Raportti, joka on painettu väreillä, tarttuva otsikkosivu, siististi rajattu ja liukas?

Voit noutaa neljännen raportin, koska se vetää sinua kohti visuaalista ulkonäköä.

Etukansi ei ole ainoa syy. Hyvin suunniteltu raportti on helpompi lukea. Skannaaminen on myös helpompaa, kun sinulla ei ole aikaa lukea. Siksi sinun on vietettävä jonkin aikaa otsikoihin ja alatunnisteisiin sekä eri tyyleihin ja teemoihin. Lyhyesti sanottuna - raportin jokaisen elementin muotoilu.

Muotoilu voi tuntua vaikealta urakalta, mutta se on hauska harjoitus, joka käyttää kaikkia luovia lihaksia. Tärkeimmät otokset ovat taidot, joita voit soveltaa mihin tahansa Microsoft Office -palveluun jatkossa. Ja aikaa, jonka säästät kaikkien täällä opittujen tuottavuusvinkkien avulla.

Microsoft Word 2016: ssa on runsaasti ominaisuuksia. Nämä ovat vain muutamia tapoja, joilla raporttisi voi erottua muista ja olla ammattimainen. Joten hajotetaan ulkoasu ja suunnittelutaidot.

Tämä osio kattaa nämä ominaisuudet vaihe vaiheelta:

  • Aloita kansilehdellä
  • Tee sisällysluettelo
  • Luo ylä- ja alatunniste
  • Lisää sivunumerot

(Muotoile sisältö)

  • Valitse oikeat fontit
  • Muotoile kappaleet
  • Hallitse sivunvaihtoja
  • Käytä tyylejä ja teemoja
  • Tekstitykset
  • Käytä pikaosia
  • Koristele sivureunuksilla

1. Aloita kansilehdellä

Ensimmäinen sivu on ensimmäinen yhteyspiste lukijaasi. Se on myös tilaisuutesi tehdä myönteinen vaikutelma. Älä anna taiteellisten taitojesi puutteen olla tekosyy, koska Word ottaa työn vastaan ​​sisäänrakennetulla nimisivuvalikoimalla. Sinun tarvitsee vain mennä naimisiin raportin teeman kanssa.

Microsoft Word 2016 tarjoaa sinulle 16 valmiiksi muotoiltua mallia ja kolme muuta Office.comissa.

Mene Lisää> Sivuryhmä> Kansilehti .

Kansilehti näkyy oletuksena asiakirjan alussa.

Koska tarjolla on vain 16 virallista mallia, saatat huomata, että kaikilla muilla vertaisryhmilläsi on sama kansilehti. Joten miksi et mukauta sitä ja tee siitä hieman ainutlaatuisempaa.

Sinä pystyt suunnitella otsikkosivu (tai kansilehti) Microsoft Wordissa joka voi olla alkuperäinen pinossa. Tallenna se mallina tai muuta muotoilua helposti lennossa.

2. Tee sisällysluettelo

Satunnaiset lukijat skannaavat. Hyvät lukijat skannaavat ensin ja sitten sukeltelevat syvälle. Sisällysluettelo sisältää reittipisteet, jotka auttavat molempia. Kun kyseessä on pitkä ja monimutkainen asiakirja, eikö mieluummin tarkista maan pinta -ala ennen kuin siirryt sinua kiinnostavaan osioon?

Harkitse sisällysluetteloa (TOC), jos asiakirjasi on yli 10 sivua pitkä. Sinun on ensin varmistettava, että sinun ei tarvitse järjestää asiakirjan sivut uudelleen ennen TOC: n luomista.

Microsoft Wordissa sinun ei tarvitse kirjoittaa koko sisällysluetteloa käsin. Siellä Sisällysluettelo automaattinen työkalu alla Viitteet välilehti, joka ottaa ääriviivat ja suunnittelee ne puolestasi. Voit myös pitää sen helposti ajan tasalla, kun haluat muuttaa jotain.

Voit myös ladata malleja ja sovittaa ne sisällön luonteen mukaan. Esimerkiksi opinnäytetyön TOC näyttää erilaiselta kuin yrityksen vuosikertomus.

Meillä on täydellinen opetusohjelma kuinka luodaan sisällysluettelosivu Wordissa .

Sen ydin on tämä:

Luo ääriviivat ja käytä otsikkotyylejä hierarkian järjestämiseen. Käytä automaattista TOC -työkalua otsikkotyyleihin. Word 2016 etsii näitä otsikoita ja lisää sitten sisällysluettelon asiakirjaasi. Sitten voit päivittää TOC: n automaattisesti, jos teet muutoksia asiakirjaasi.

Käytä käytännön ohjausta myös käyttämällä Manuaalinen sisällysluettelo tyyli. Word lisää paikkamerkkitekstiä, ja sinun on lisättävä ja muotoiltava jokainen sisältö luetteloon.

Ylä- ja alatunnisteet ovat tärkeitä raporteissa, koska päätarkoituksena on antaa raportista tietoa jokaisella sivulla. Ne ovat sivunumeroiden yleisiä näyttöalueita. Asiakirjan otsikon tulee sisältää raportin otsikko ja mahdollisesti sen laatijan nimi. Nykyisen osion otsikko on hyödyllinen.

Alatunnisteessa sen sijaan on oltava sivunumerot, julkaisupäivä ja muut tarvittavat hallinnolliset tiedot. Huomaa, että jotkut tyylioppaissa on erityisiä ohjeita ylätunnisteille ja alatunnisteille .

Aloitetaan asiakirjan otsikosta ja annetaan sille ainutlaatuinen ilme.

Valitse Lisää ja valitse sitten jompikumpi Otsikko tai Alatunniste ryhmästä. Sisäänrakennettu galleria näyttää useita vaihtoehtoja, joista voit valita.

Ylä- ja alatunnistetila lisätään asiakirjaan paikkamerkkitekstin tai taulukon kanssa. The Ylä- ja alatunnistetyökalut avautuu valintanauhalle muita muotoilutöitä varten, kuten päivämäärä, kellonaika tai kuva.

Kirjoita teksti ja valitse sitten Sulje ylä- ja alatunniste .

Voit aloittaa tyhjällä ylä- ja alatunnisteella. Jos sinulla on suunnittelutaitoja, käytä Ylä- ja alatunnistetyökalut suunnittelemaan omasi. Hallitse ylä- ja alatunnistetilaa, jos haluat luoda mukautettuja kirjelomakkeita organisaatiollesi. Voit käyttää tuotemerkin elementtejä, kuten yrityksen tai organisaation logoja yläosassa ja siististi muotoiltuja alaviitteitä alareunassa

Kokeillaan ja muokataan yhtä sisäänrakennetuista otsikoista. valitsin Kaveri galleriasta.

Lopullisen ilmeen laatiminen kesti kaksi minuuttia yksinkertaisten tekstitehosteiden ja Microsoft Office -kuvakegalleriasta peräisin olevan kuvakkeen kanssa.

Ylä- ja alatunniste ovat paikallaan. Mutta mistä tiedät missä olet asiakirjassa? Lisää sivunumerot seuraavaksi tärkeäksi viitoksi.

4. Lisää sivunumerot

Sivunumerot näyttävät parhaiten alatunnisteelta (toisin kuin ylätunnisteessa, kuten yllä olevassa kuvassa). Voit lisätä perussivun numeron Lisää> Sivunumero nauhan painiketta. Voit lisätä sen myös Design välilehti, joka tulee näkyviin, kun lisäät ylätunnisteen ja alatunnisteen.

Voit hallita paljon sivunumeroita. Valitse monista eri tiedostomuodoista ja muokkaa niitä tarpeidesi mukaan. Tässä tapauksessa lisäämme numeron alatunnisteeseen, mutta voit asettaa ne yläreunaan tai jopa marginaaleihin. Tässä esimerkissä olen asettanut sivunumeron vasempaan alakulmaan. Haluaisin kuitenkin muuttaa oletusarvon ja muodon.

Esimerkki: Sivun X / XXX käyttäminen parantaa indikaattoria pitkässä asiakirjassa.

Valitse sivunumero. Mene Lisää> Pikaosat . Valitse avattavasta valikosta Ala . Pääset myös Kenttä -valintaikkunaan Ylä- ja alatunnisteen suunnittelu -välilehdeltä.

Valita NumPages kenttien nimien pitkästä luettelosta. Oikeanpuoleisesta ruudusta voit valita tietyn muodon. Valitsin tavalliset 1, 2, 3. Napsauta OK , ja sivumäärän numero tulee näkyviin. Nyt sinun tarvitsee vain lisätä teksti, kuten Sivu X / XXX, ja muuttaa numeroiden ulkoasua tavallisilla tekstin muotoilutyökaluilla, jotka ovat käytettävissä Aloitus -välilehdellä.

Se näyttää nyt tältä:

Suunnittele ulkoasu mille tahansa asiakirjan sivunumerolle, ja Word päivittää kaikki loput automaattisesti. Sivunumerot ovat alatunnisteen yleisimpiä elementtejä, mutta ne voivat sisältää myös muita tietoja, kuten ylätunnisteen. Lisää -ryhmän vaihtoehdoista voit lisätä päivämäärän ja kellonajan, asiakirjan tiedot, kuvat ja paljon muuta ylä- tai alatunnisteeseen.

Seuraavaksi siirrymme sisällön muotoiluun.

Ammattimaisen raporttisi visuaalinen piirros yhdistyy sisältöön kohdistuvaan kaunistamiseen. Muotoilu on myös tärkeä vaihe hyvin kulkevalle asiakirjalle. Joten sinun on keskitettävä paljon energiaa oikean fontin, kappalevälin ja värien valitsemiseen.

Älä huoli. Jopa taiteellisesti haastetut löytävät tämän osan helpoksi, koska Microsoft Word sisältää oletusteemat ja visuaaliset tyylit. Aloitetaan asiakirjan alkeellisimmasta osasta.

5. Valitse ja muotoile oikea fontti

Sinun fontin valinta ammattimaisessa Word -raportissa ei ainoastaan ​​määritä, miten teksti erottuu, vaan myös miten se tulostetaan. Haluat molemmat saadaksesi maksimaalisen vaikutuksen.

Voit käyttää kirjasintyyppiä (eli fontin visuaalista ulkoasua) joko koko asiakirjaan tai asiakirjan tiettyihin osiin. Kaikki kirjasinvalinnat ovat käytettävissä Aloitus -välilehdellä. Mene Etusivu> Fontti .

Microsoft Word 2016: n oletusfontti on Calibri. Katso tuota pidemmälle, sillä sinulla on paljon muita valittavia. Jos valitset Times New Romanin, sinua voidaan pitää laiskoina, jos valitset Windingsin, no… Minusta minun ei tarvitse selittää sitä. Varmista siis, että valitset fontin, joka on helppolukuinen ja sopii raporttiin. Voit pelata turvallisesti valitsemalla jonkin näistä ammattimaisen näköisiä Google-fontteja ; ne ovat saatavilla ilmaiseksi.

Kärki: Baskerville ja Georgia ovat hyviä vaihtoehtoja liikaa käytetylle Times New Romanille

Kokeile eri kirjasinparia teksti- ja otsikoille (ja alaotsikoille). Useat sivustot, kuten FonttiJoy ja Tyyppi susi auttaa sinua kokeilemaan kirjasinparien muodostamista. Sinä pystyt ladata ja käyttää mukautettuja fontteja liian. Muista kuitenkin peukalosääntö-älä käytä asiakirjassa enempää kuin kolmea eri kirjasintyyppiä.

Jos haluat lisää pizzat, kokeile pudota korkki parantaaksesi tekstiäsi .

6. Muotoile kappaleet

Jos haluat rivien olevan kaksoisväleillä tai yksittäisväleillä, sinun on muutettava kappaleiden muotoa. Muuttamalla väliä voit tehdä asiakirjasta helpommin luettavan tai antaa vaikutelman, että se on pidempi ja että olet tehnyt siihen enemmän työtä.

Jos haluat muuttaa koko asiakirjan kappaletta, on parasta valita jokainen tekstilohko; Muussa tapauksessa, jos käytät otsikoita raportissasi, myös ne muuttuvat. Toinen parempi vaihtoehto on, jos muokkaat kappaleen muotoilussa käytettävää tyyliä.

Voit tehdä tämän siirtymällä osoitteeseen Koti > Tyyliä . Napsauta muutettavaa tyyliä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muuttaa . Klikkaa Muoto> Kappale joka on valintaikkunan alareunassa. Muuta nyt kappaleen väli, sisennys ja kohdistus. Klikkaus OK sulje valintaikkunat.

Kun haluat muuttaa pienemmän osan asiakirjasta , valitse mitä haluat muuttaa. Napsauta korostettua tekstiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kohta . Sama valintaikkuna kuin yllä tulee näkyviin.

7. Hallitse sivunvaihtoja

Sivunvaihto - nimellään - jakaa jatkuvan tekstilohkon kahdelle sivulle. Sivunvaihdot ovat tärkeitä rakenteellisia elementtejä pitkille asiakirjoille. Word lisää sivunvaihdon automaattisesti sivun loppuun. Mutta pitkässä asiakirjassa voit sijoittaa sivunvaihdot haluamaasi paikkaan.

Lisää manuaalinen sivunvaihto napsauttamalla Lisää> Sivunvaihto. (Pikanäppäin: CTRL + Enter)

Sivunvaihto näyttää tältä, kun napsautat Näytä piilota komento Kappaleryhmä .

Mutta entä jos haluat pitää joukon rivejä yhdessä sivulla tai sarakkeessa etkä erota niitä sivunvaihdon vuoksi? Asettelu on sinun hallinnassasi. Napsauta Kappale -ryhmän oikeassa alakulmassa näkyvää pientä nuolta.

Kohteessa Kappale -ruutu, napsauta Rivi- ja sivunvaihdot. Valitse seuraavista neljästä sivutusvaihtoehdosta:

  • Leski/orpo ohjausobjekti sijoittaa vähintään kaksi kappaleen riviä sivun ylä- tai alareunaan.
  • Jatka seuraavaan estää taukoja kappaleiden välillä, joiden haluat pysyä yhdessä.
  • Pidä linjat yhdessä estää sivunvaihdot kappaleiden keskellä.
  • Sivunvaihto ennen lisää sivunvaihdon ennen tiettyä kappaletta.

Olemme myös osoittaneet miten sivunvaihdot poistetaan tarvittaessa.

8. Käytä tyylejä ja teemoja

Tyylit ja teemat ovat ehkä kaksi Microsoft Wordin alikäytettyä ominaisuutta. Mutta mielestäni sinun pitäisi käyttää niitä kaikissa tilaisuuksissa säästääksesi paljon aikaa.

Mutta mikä ero on teemalla ja tyylillä? Microsoft sanoo:

Teemat tarjoavat nopean tavan muuttaa yleistä väriä ja kirjasimia. Jos haluat muuttaa tekstin muotoilua nopeasti, Word -tyylit ovat tehokkaimpia työkaluja.

Joten kun teemat hallitsevat yleistä ulkoasua väreillä, tehosteilla ja kirjasimilla - aloita ensin asiakirjan hyvällä teemalla. Sitten , käytä tyylejä kaivaaksesi ne osat, joiden ulkoasua haluat muuttaa.

Varten Teemat: Siirry kohtaan Design välilehti. Valitse teema galleriasta. Näet esikatselut siitä, millainen väriyhdistelmä on.

Varten Tyyliä: Valitse tekstin osa, jonka haluat muuttaa. Siirry kohtaan Tyyliä ryhmä osoitteessa Koti välilehti. Näet esikatselut miltä ne näyttävät. Valitse sisältöösi sopiva tyyli. Valitse esimerkiksi otsikkotyyli asiakirjan otsikoille. Tai tietty tyyli kaikille lainauksille. Voit myös muokata olemassa olevaa tyyliä ja luoda uusia tyylejä alusta alkaen.

9. Tekstitykset

Jokainen kuva, kaavio tai kuvitus tarvitsee kuvatekstin sen kuvaamiseksi selkeästi. Se on yksi tekstirivi, joka sijaitsee yleensä kuvan alla. Tekstitykset ovat myös tärkeä viittaus, kun sinun on mainittava ne toisessa paikassa. Monista asiakirjoista puuttuu tämä pieni yksityiskohta.

Kuvateksti on helppo lisätä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kuvaa, johon haluat lisätä kuvatekstin. Valitse Lisää kuvateksti .

Lisää tekstitysteksti valintaikkunaan ja määritä muut asetukset. Tekstityksiin voi viitata automaattisesti Wordissa.

10. Käytä pikaosia

Ammattimaiset asiakirjat voivat toistua. Siksi sinun pitäisi alkaa käyttää Quick Parts -vaihtoehtoa kattilalevyn sisältöön, jota käytät jatkuvasti uudelleen. Oletetaan esimerkiksi, että jokaiseen asiakirjaan sisältyy sopimuslauseke. Tai jotain johdantotietoja. Toistuvan kopioinnin ja liittämisen sijaan tallenna ne pikaosiksi ja käytä niitä uudelleen ja uudelleen.

Quick Parts on myös eräänlainen rakennuspalikka . Näet gallerian kaikista uudelleenkäytettävistä sisältölohkoista Rakennuspalikoiden järjestäjä .

Tallenna ja käytä omia pikaosia kahdessa vaiheessa:

  1. Valitse lause, lause tai muu asiakirja, jonka haluat tallentaa galleriaan.
  2. Mene Lisää> Tekstiryhmä> Pikaosat> Tallenna valinta pikaosavalikoimaan . Vaihda nimi ja lisää kuvaus, jos haluat. Klikkaus OK .

Aivan yhtä helposti voit käyttää tallennettua katkelmaa uudelleen.

Vie kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä valinnan Quick Parts Gallery -valikoimasta. Mene Lisää> Tekstiryhmä> Pikaosat . Napsauta sitten lauseita, lauseita tai muita tallennettuja valintoja, joita haluat käyttää uudelleen.

Huomaat kolme muuta luokkaa Pikaosat -valikossa.

Automaattinen teksti: Word 2016 on säilyttänyt vanhan Automaattinen teksti ominaisuus. Se toimii kuten nopeat osat minkä tahansa tekstilohkon kohdalla, jota käytät paljon. Esimerkki: Huomautus, jota haluat käyttää jokaisen asiakirjan kanssa.

Asiakirjan ominaisuus: Joukko vakio -ominaisuuksia, jotka voit sisällyttää jokaiseen asiakirjaan. Esimerkki: Yrityksen nimi tai kirjoittaja.

Kentät: Nämä ovat ennalta määritettyjä elementtejä, jotka päivittyvät automaattisesti. Esimerkki: Päivämäärä, aika, sivunumerot jne.

Muista, että asiakirjaominaisuuden merkinnät voivat joskus sisältää tietoja, joita et halua jakaa kaikkien kanssa. Joten seuraa näitä kenttiä tarkasti ja poista piilotetut henkilötiedot tarvittaessa.

11. Koristele sivureunoilla

Sivureunukset näyttävät hyviltä paitsi esitteissä ja kutsuissa. Jos ne tehdään oikein, he voivat lisätä asiakirjaan ripauksen luokkaa. Valintanauhan Suunnittelu -valikosta on saatavana erilaisia ​​viivatyylejä ja -leveyksiä sekä taitereunuksia.

Mene Suunnittelu> Sivun reunat.

Kohteessa Reunat ja varjostus laatikko, käytä Sivun reunus välilehteä reunan suunnitteluun.

Asetukset ovat itsestään selviä. Kokeile varjoa tai kolmiulotteista oikeilla väreillä lisätäksesi hienovaraisen mutta tyylikkään reunuksen. Taidetyylit ja niiden clip-art-reunat saattavat olla liian karkeita ammattimaisille asiakirjoille.

Käytä ruudun neljää kulmapainiketta Esikatselu ikkunassa valitaksesi reunat piirtääksesi sivun reunat. Napsauta näitä painikkeita, jos haluat poistaa tai lisätä reunuksia haluamallasi tavalla.

Aseta kohdistin asiakirjan ensimmäiselle sivulle, jos haluat asettaa reunuksen vain ensimmäisen sivun ympärille. Voit myös asettaa reunuksia osion tiettyjen sivujen ympärille. Aseta kohdistin osioon - joko kyseisen osion ensimmäiselle sivulle tai seuraavalle sivulle.

Viitteet ja yhteistyö

Word -raportti voi tuntua hallitsemattomalta urakalta. Se on kuin järjestäisi miljoona kasaa heinää siistiksi pieniksi pinoiksi. Ajatuksena on tietää tarkasti, mistä pinosta etsimäsi tappi löytyy. Nämä ominaisuudet on tarkoitettu helpottamaan.

1. Luo hakemisto

Kun kirjoitat suuria asiakirjoja, kuten raporttia, joka sisältää paljon tietoa, sisältösivu ei ehkä riitä. An Indeksi pitäisi näkyä asiakirjan lopussa, sivunumerot avainsanoihin ja raportin tietoihin. Luo hakemisto, joka auttaa lukijaa viittaamaan oikeisiin tietoihin vain sivunumeron avulla.

Tee hakemisto, jos asiakirjassa on yli 20 sivua. Microsoft Word 2016 ei anna prosessin hukuttaa sinua. Siinä on periaatteessa kaksi osaa:

  • Valitse sanat tai tiedot, jotka haluat sisällyttää hakemistoon.
  • Aseta hakemisto oikeaan kohtaan asiakirjassa.

Voit selata valmiita asiakirjoja ja merkitä sanat tai lauseet, jotka haluat sisällyttää hakemistoon, tai merkitä ne kulkiessasi. Valitse joka tapauksessa teksti, jota haluat käyttää hakemistomerkinnänä, tai napsauta kohtaa, johon haluat lisätä merkinnän.

1. Napsauta Viitteet > Merkitse Entry .

2. Muokkaa Merkitse hakemisto valintaikkuna. Voit myös lisätä alaotsikon, joka määrittelee edelleen hakemistossa käytetyn pääsanan. Voit lisätä useita tasoja ja jokainen näkyy sisennettynä päämerkinnän alle.

3. Alle Asetukset , voit myös luoda ristiviittauksen toiseen päämerkintään. Lukija voi käyttää tätä viittaamaan asiaan liittyviin tietoihin muualle samaan asiakirjaan.

4. Käytä sivunumeromuotoa päättääksesi sivunumeroiden esiintymisestä hakemistossa.

miten ladata kappaleita ilmaiseksi

5. Napsauta Mark merkitäksesi hakemistomerkinnän. Voit merkitä tämän tekstin kaikkialla, missä se näkyy asiakirjassa, napsauttamalla Merkitse kaikki .

6. Toista prosessi kaikkien niiden sanojen ja lauseiden osalta, jotka haluat sisällyttää hakemistoon.

Olet nyt luonut hakemistosi. Aseta se oikeaan kohtaan asiakirjan loppua kohti.

1. Napsauta sivua, jolle haluat lisätä hakemiston.

2. Napsauta Viitteet> Lisää hakemisto .

3. Indeksi -valintaikkuna tulee näkyviin. Täällä voit muotoilla tekstimerkinnät, sivunumerot, välilehdet ja johtajamerkit.

4. Valitse ulkoasu luettelon eri muodoista ja tarkista esikatseluikkuna oikealla. Muista, että esikatseluikkuna ei näytä todellista hakemistoa. Se on vain 'simulaatio' siitä, miltä se näyttää.

5. Napsauta OK . Hakemisto on nyt valmis.

Joskus saatat joutua lisäämään lisää merkintöjä hakemistoon sen jälkeen, kun olet lisännyt sen sivulle. Merkitse merkintä ja siirry kohtaan Viitteet> Päivitä hakemisto sisällyttää uudet maininnat.

Lisää myös otsikko hakemistoon, koska Word ei tee sitä automaattisesti.

2. Bibliografioiden luominen

Asiakirjasi on melkein valmis. Nyt sinun on luotettava kaikki muu tutkimustyö ja ideat, joihin olet viitannut asiakirjassa. On bibliografian aika.

Yrityksen raportti ei ehkä tarvitse bibliografiaa, mutta akateeminen paperi ei ole valmis ilman sitä. Bibliografia on yksi akateemisen raportin vaikeimmista töistä. Sinulla on oltava kaikki viittaukset järjestyksessä, ennen kuin istut kehystääksesi bibliografiaa. Päätä myös viittaustyylistä (yleensä MLA, MITÄ tai Chicago-tyyliin ) aiheesi ohjeiden mukaisesti.

Älä epäröi hyödyntää kolmannen osapuolen viittausten ja bibliografian generaattoreita tämän osion rakentamisessa.

Microsoft Word 2016: ssa on kuitenkin täydellinen työkalusarja, joka tekee tästä prosessista mahdollisimman kivuttoman. Siirry siis asiakirjan kohtaan, johon haluat sijoittaa bibliografian. On hyvä, jos sinulla on vähintään yksi lainaus sisällytettäväksi, mutta vaikka et, Word 2016: n avulla voit käyttää paikkamerkkiviittausta ja täyttää lähteet myöhemmin.

Klikkaus Viitteet> Bibliografia .

Word tarjoaa muutaman bibliografiatyylin, jotka eroavat vain otsikoiden nimistä. Valitse sopiva tyyli ja lisää sitten viittaukset Lainaukset ja bibliografia -ryhmä .

Bibliografiatyökalussa on muutama vaihe. Lyhyyden vuoksi ohjaan sinut erinomaiseen Microsoft Officen ohjesivu joka on vaiheittainen opas.

Jotkut akateemiset artikkelit pyytävät sinua luoda huomautuksilla varustettu bibliografia . Se on täydellisempi versio bibliografiasta, jossa on luettelo viittauksista aikakauslehtiin, kirjoihin, artikkeleihin ja muihin asiakirjoihin ja lyhyt kappale. Kappale kuvaa lähdettä ja sitä, miten se tukee paperiasi.

3. Ristiviittaukset

Voit käyttää ristiviittausta auttaaksesi lukijaa navigoimaan pitkän asiakirjan läpi. Voit milloin tahansa asiakirjassa pyytää lukijaa viittaamaan otsikkoon, sivunumeroon, kuvaan, kaavioon, alaviitteeseen, loppuviitteeseen ja kappaleeseen. Ristiviittauslinkki on siisti tapa yhdistää toisiinsa liittyvät tiedot. Lukijan on vain napsautettava linkkiä päästäkseen tietoon.

Näin aloitat:

1. Valitse ristiviittauksen paikka ja kirjoita teksti, joka kertoo lukijalle siitä. Esimerkiksi: 'Katso kaavio 3 tulevista suuntauksista.'

2. Siirry kohtaan Lisää> Ristiviittaus .

3. Kohdassa Viitetyyppi napsauta avattavaa luetteloa ja valitse, mihin haluat linkittää.

4. Vaihtoehdot Lisää viite pudotusvalikko muuttuu yllä olevan valintasi mukaan.

5. Kohdassa Mille kenttään, käy läpi vaihtoehdot ja kerro Wordille tarkat linkitettävät tiedot.

6. Tarkista Lisää hyperlinkkiruuduksi luoda hyperlinkki viitatulle informaatiolle.

7. Napsauta Lisää sisällyttää ristiviittaus asiakirjaan.

Muistatko, mainitsemme tekstitykset? Voit tehdä ristiviittauksia yhtälöihin, kuvioihin, kaavioihin ja taulukoihin, jos käytit niiden alla olevia kuvatekstejä.

Word ei voi luoda ristiviittausta johonkin, jota ei ole olemassa. Word ilmoittaa sinulle näistä virheistä ja päivittää myös ristiviittaukset automaattisesti, kun muutat viitatun kohteen sivunumeroa tai tekstiä.

4. Kommenttien käyttäminen

Ammattimainen raportti voi olla yksinäinen työ tai voit käyttää tiimin apua ensimmäisen luonnoksen laatimiseen. Nöyrä Kommentti on yksi Word -asiakirjan vähiten käytetyistä työkaluista. Se näkyy suorakulmaisena värillisenä ilmapallona marginaalissa tai tarkistusruudussa.

Voit käyttää kommentteja pieninä 'tahmeina' tai itse muistiinpanoina. Jätä pienet muistiinpanot marginaaliin kirjoittaessasi, muokatessasi ja tarkistaessasi raporttia tai käsikirjoitusta. Ole luova - lisää ylimääräisiä linkkejä muihin resursseihin, käytä niistä vinkkejä ja osoittimia, linkitä asiakirjan eri osiin tai luo palautelinkki lukijoillesi. Ja kun viimeistelet, voit helposti poista kaikki kommentit Wordista .

Microsoft Word 2016 on myös parannettu yhteistyökirjoitustyökalu. Kommentilla on valtava rooli palautteen välittämisessä koko tiimin välillä. Näin kommentointijärjestelmä toimii ...

1. Korosta teksti, johon haluat lisätä kommentin, tai napsauta tekstilohkon lopussa.

2. Siirry kohtaan Lisää> Kommentti . Kirjoita kommenttisi ruutuun. Kommentit näkyvät oikeanpuoleisessa merkintäalueella. Tulostusasettelu -näkymä on yleensä paras tapa nähdä kommentit tekstin vieressä.

3. Siirry kohtaan Arvostelu -välilehti ja katso lisää kommenttivaihtoehtoja. Tämä välilehti näyttää myös kaikki säätimet muutosten ja kommenttien seuraaminen yhteistyöasiakirjassa. Käytä Markup -vaihtoehtoja näyttääksesi tai piilottaaksesi kommentit. Esimerkiksi: Ei merkintöjä piilottaa kommentit ja merkintäalueen oikealla.

Viimeistele raporttisi

Kun suurin osa raportistasi on valmis ja tallennettu, on aika viimeistellä raporttisi. Kun sanon lopulliseksi, en tarkoita sen oikolukua. Tämäkin pitäisi tehdä. Nyt sinun on toteutettava turvatoimenpiteet raportin suojaamiseksi luvattomilta muutoksilta ja plagioinnilta.

Nämä turvatoimenpiteet antavat ylimääräisen aitoutta sähköiselle tiedostollesi ennen sen jakamista.

Tämä osio kattaa:

  • Allekirjoitukset
  • Lisää vesileimat
  • Tee asiakirjasta 'vain luku'
  • Suojaa asiakirjasi salasanalla
  • Tulosta asiakirja PDF -muotoon

1. Allekirjoitukset

Voit lisätä tekstin allekirjoituksen henkilökohtaiseen kosketukseen raporttiin. Yksinkertainen tekstiallekirjoitus ei kuitenkaan vaadi todennusta. Digitaalinen allekirjoitus on parempi tapa suojata asiakirja luvattomalta käytöltä. Digitaalinen allekirjoitus vahvistaa, että asiakirja tuli allekirjoittajalta eikä sitä ole peukaloitu millään tavalla.

Luodaan allekirjoitusrivi Microsoft Word 2016: een.

Aseta kohdistin asiakirjaan kohtaan, johon haluat luoda allekirjoitusrivin.

1. Siirry kohtaan Lisää > Teksti ryhmä > Allekirjoitusrivi ja napsauta Microsoft Officen allekirjoitusrivi .

2. Allekirjoituksen asetukset -valintaikkuna tulee näkyviin. Täytä kentät ohjeiden mukaan. Jos lähetät asiakirjan jollekin muulle allekirjoitettavaksi, lisää allekirjoittajalle ohjeet sille varattuun kenttään ( Ohjeet allekirjoittajalle ). Allekirjoittaja voi myös lisätä allekirjoituksen tarkoituksen, jos Anna allekirjoittajan lisätä kommentteja Allekirjoita -valintaikkunaan on tarkistettu.

3. Napsauta OK ja asiakirja näyttää nyt allekirjoituksen paikkamerkin.

Kirjoita allekirjoitus:

Kun sinun on allekirjoitettava asiakirja digitaalisella allekirjoituksella, siirry allekirjoitusriville ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

Sinua pyydetään allekirjoittamaan digitaalinen tunniste. Jos sinulla ei ole sellaista, Microsoft kehottaa sinua hankkimaan sellaisen allekirjoituspalvelukumppanilta.

Jos sinulla ei ole digitaalista tunnusta, voit vain lisää allekirjoitusrivin tekstillinen esitys . Voit käyttää kirjallista allekirjoitusta tai kuvaa, joka ei vaadi todennusta.

2. Lisää vesileimat

Microsoft Wordin vesileima on väärennetty, mutta silti hyödyllinen visuaalinen ilmaisin asiakirjan tilasta. Voit esimerkiksi erottaa vesileiman, jossa lukee Luonnokset, erottaaksesi sen asiakirjan lopullisesta versiosta. Tai käytä vesileimaa ehdottaaksesi, että asiakirja on tekijänoikeuksin suojattu tai luottamuksellinen.

Luonnosmerkki on yleisin. Microsoft Word tarjoaa kuitenkin useita muita vesileimoja, joista valita.

1. Siirry kohtaan Design > Sivun tausta ja valitse Vesileima . Vesileima -painike on käytössä vain tulostusnäkymässä.

2. Voit valita kuvan tai tekstin vesileiman galleriasta. Saatavilla on sekä vaaka- että diagonaaliversioita. Valintaikkunassa on kaikki vesileiman lopullisen ulkoasun mukautusvaihtoehdot. Kokeile erilaisia ​​fontteja, asetteluja, kokoja ja värejä.

3. Voit kirjoittaa mukautetun vesileiman kirjoittamalla oman tekstisi Teksti -kenttään.

4. Valitse OK lisätäksesi vesileiman asiakirjaasi. Word lisää vesileiman automaattisesti kaikille sivuille paitsi otsikkosivulle.

3. Tee asiakirjoista 'vain luku'

Lukijoiden ei tarvitse muokata ammatillista raporttia luonteensa vuoksi. Asiakirjan muuntaminen PDF -muotoon on yksi tapa. Mutta voit myös soveltaa muutamia rajoituksia Microsoft Wordissa ja estää tahattomat muutokset tai laiminlyönnit.

On kolme tapaa suojata asiakirja.

Ensimmäinen - Tee asiakirjasta 'vain luku'.

Tämä varmistaa, että asiakirjaa voidaan vain lukea tai kopioida. Se ei estä ketään kopioimasta tiedostoa ja tekemästä muutoksia kopioon.

1. Siirry kohtaan Tiedosto välilehti> Tiedot > Suojaa asiakirja > Merkitse lopulliseksi.

2. Kun lukijat avaavat asiakirjan, yläpalkki kehottaa lukijoita käsittelemään tätä asiakirjaa vain luku -tilassa. He voivat kuitenkin napsauttaa Muokkaa joka tapauksessa avatakseen asiakirjan muokkaustilassa.

Toinen - Suojaa asiakirjasi salasanalla.

Suojaa asiakirja ei -toivotuilta muokkauksilta salasanasuojalla.

1. Alle Suojaa asiakirja , valitse Salaa salasanalla . Kirjoita salasana ja napsauta OK .

2. Kohdassa Vahvista salasana Kirjoita salasana uudelleen ja napsauta sitten OK . Asiakirja avautuu, kun lukija pyytää salasanaa.

Microsoft käyttää hakkereita hyvin AES: llä (Advanced Encryption Standard), 128-bittisellä avaimen pituudella, SHA1: llä (salaushajautusalgoritmi, joka luo lähes ainutlaatuisen 160-bittisen avaimen selkeän tekstin korvaamiseksi) ja CBC: llä (salauslohkoketjutus) -ansaittu päänsärky.

Kolmas - Rajoita muokkausta.

Tämä ohjausominaisuus auttaa sinua tekijänä päättämään, mitä asiakirjan osia muut voivat muokata ja mitkä lukitaan. Ajattele sitä pomppijana, joka päästää VIP -jäsenet sisään, mutta muuten sulkee tavallisen kansan oven.

1. Siirry kohtaan Arvostelu > Rajoita muokkausta .

2. Alle Muokkausrajoitukset , tarkistaa Salli vain tämän tyyppinen muokkaus asiakirjassa ja varmista, että luettelo sanoo Ei muutoksia (vain luku) .

Ei muutoksia (vain luku) on oletusrajoitustyyppi. Jos haluat nähdä asiakirjalle eri rajoitustason, napsauta valikkoa ja valitse Seuratut muutokset, Kommentit tai Lomakkeiden täyttäminen.

3. Voit vapauttaa joitakin osia muokkausestoista valitsemalla muokattavat osat ilman rajoituksia. Jos haluat valita useamman kuin yhden alueen, napsauta CTRL samalla kun valitset alueen hiirellä.

4. Voit tarkistaa Kaikki Rajoita muokkausta -paneelissa Poikkeukset (valinnainen). Tai napsauta Lisää käyttäjiä … Ja sallia vain tiettyjen käyttäjien muokata osioita. Sallitut alueet merkitään hakasulkeilla.

5. Napsauta Kyllä, aloita suojauksen käyttöönotto .

Kirjoita nyt ainutlaatuinen salasana avautuvaan ruutuun. Sinun on kirjoitettava se uudelleen vahvistaaksesi sen.

Salasana on valinnainen. Mutta se varmistaa, että kukaan ei voi vain napsauttaa Pysäytä suojaus ja muokkaa asiakirjaa. Jos olet edelleen vainoharhainen, mene eteenpäin ja salaa Microsoft Word -asiakirjasi kuten toisessa yllä olevassa prosessissa.

4. Tulosta raporttisi PDF -muotoon

Kannettavan asiakirjan muodossa on monia etuja. Ei vähäisimpänä on sen eri alustojen välinen yhteensopivuus kaikissa tietokoneissa. Asiakirja on valmis ja sinun on nyt jaettava se tai lähetettävä se tulostettavaksi. Monien ammatillisten raporttien - esimerkiksi oikeudellisen asiakirjan - on säilytettävä suunniteltu muoto.

Tallenna tai muunna kopio PDF -muotoon. Microsoft Word 2016 ei tarvitse kolmannen osapuolen lisäosia.

Mene Tiedosto > Viedä > Luo PDF/XPS .

Muista, että Word -asiakirjasi voi sisältää arkaluonteisia tietoja, joita et halua sisällyttää PDF -tiedostoon. Poista se ennen PDF -julkaisua. Kohteessa Julkaise PDF- tai XPS -muodossa ikkuna, valitse Asetukset . Valitse sitten Asiakirja ja selkeä Asiakirjan ominaisuudet . Aseta muut haluamasi vaihtoehdot ja valitse OK .

Selaa kohtaan, johon haluat tallentaa tiedoston, ja napsauta Julkaista .

Seuraava vaihe ...

Olet lähellä maaliviivaa. Raportti on valmis luovutettavaksi lukijoille. Mutta viimeinen työ on jäljellä.

Käännä sivuja ja varmista (jälleen), että raporttisi on lukijaystävällinen. Lähesty sitä lukijan silmällä. Oletko järjestänyt ajatuksesi ja kirjoittanut vakuuttavasti? Kulkeeko tieto hyvin kaavioiden ja kuvien kanssa? Voivatko he selata ja löytää tiedot nopeasti? Onko teksti luettavissa? Käytä lukupisteitä asiakirjojesi luettavuuden mittaamiseen viimeisenä vaiheena.

Olet ehkä myös huomannut, ettemme käsitelleet joitain Microsoft Wordin osia. Esimerkiksi, Microsoft Word -taulukot ovat tärkeä työkalu tietojen näyttämiseen. Tai luetteloiden voima tiedonhallinnassa.

Microsoft Word on yli neljännesvuosisata vanha ja täynnä pieniä ominaisuuksia. MakeUseOfissa olemme peittäneet tämän pedon jokaisen nurkan. Joten käytä resurssejamme saadaksesi lisätietoja tästä ohjelmistosta ilmaiseksi. Jokainen Microsoft Wordin uusi ominaisuus opittu helpottaa elämääsi.

Tee raportistasi loistava

Kuten kirjailija Nathaniel Hawthorne sanoi,

Helppo lukea on helvetin vaikeaa kirjoittaa

Eikö tämä päde myös ammattimaisten raporttien kirjoittamiseen? Loppujen lopuksi, jos annetaan vaihtoehto, kukaan ei ehkä halua lukea sitä. Liiketoimintaraportin kirjoittaminen ja sen käyttäminen viestintään ovat kaksi eri asiaa. Microsoft Word on vain työkalu - sinun tehtäväsi on sitoutua.

Tutustu joihinkin vaihtoehtoihin parhaita online -tekstinkäsittelyohjelmia . Ja saadaksesi apua ammattimaiseen kirjoittamiseen, katso kuinka pyytää anteeksi sähköpostitse ja tarkoittaa sitä .

Mitkä ovat parhaat käytännöt ammattimaisten yritysraporttien kirjoittamiseen? Kerro meille kommenteissa.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti Kannattaako päivittää Windows 11: een?

Windows on suunniteltu uudelleen. Mutta riittääkö se vakuuttamaan sinut siirtymään Windows 10: stä Windows 11: een?

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Microsoft Word
  • Pitkä lomake
  • Longform -opas
Kirjailijasta Saikat Basu(1542 artikkelia julkaistu)

Saikat Basu on Internetin, Windowsin ja tuottavuuden varatoimittaja. Kun hän on poistanut MBA -epäpuhtaudet ja kymmenen vuoden markkinointiuran, hän haluaa nyt auttaa muita parantamaan tarinankerrontakykyään. Hän etsii puuttuvaa Oxford -pilkkua ja vihaa huonoja kuvakaappauksia. Mutta valokuvaus-, Photoshop- ja tuottavuusideat rauhoittavat hänen sieluaan.

Lisää Saikat Basusta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi