Kuinka hallita roskapostia Gmailissa malleilla ja suodattimilla

Kuinka hallita roskapostia Gmailissa malleilla ja suodattimilla

Monien digitaalisten markkinoijien ja verkkoyritysten omistajien on vastattava samantyyppisiin sähköposteihin useita kertoja päivässä. Prosessi voi olla sekä ylivoimainen että aikaa vievä.



hauskoja asioita zoomilla

Tällaisissa tilanteissa vastausmallit voivat olla hyödyllisiä. Muutamat Gmailin suodattimet auttavat sinua myös tehokkaammin roskapostin kanssa.





Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten voit käyttää roskapostia tehokkaasti vastausmallien ja Gmail -suodattimien avulla.



Mitä ovat Gmail -mallit ja miten voit käyttää niitä?

Voit tallentaa valmiiksi kirjoitetut sähköpostit tilillesi ja käyttää niitä uudelleen sen sijaan, että kirjoittaisit ne alusta. Voit tallentaa 50 erilaista vastausmallia samanaikaisesti Gmail -tilin kanssa. Joten luomalla muutamia yleisiä malleja kohdeyleisölle tekee sähköpostiviestinnästä tuottavampaa.

Jos olet vakiinnuttanut auktoriteettisi tietyllä kapealla, saatat saada satoja sähköpostiviestejä ihmisiltä, ​​jotka pyytävät kirjoittamaan vierasviestejä. Voit luoda mallin ja käyttää sitä sen sijaan, että vastaisit jokaiseen sähköpostiin yksitellen.



Luodaan yllä kuvatussa tilanteessa malli sähköpostiviesti, joka kertoo ihmisille, ettet hyväksy vierasviestejä. Ota malli käyttöön Gmailissa ennen vastausmallin luomista.

1. Kirjaudu Gmail -tiliisi.





2. Siirry kohtaan Asetukset> Näytä kaikki asetukset .

3. Sisään Lisäasetukset -välilehdet , vieritä alas kohtaan Mallit -osiossa.





4. Ota käyttöön Mallit .

5. Napsauta Tallenna muutokset .

Kun olet ottanut malliasetukset käyttöön, seuraava vaihe on luoda ja tallentaa vastausmalli.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka välittää tekstiviestit automaattisesti sähköpostiisi Androidissa

Vastausmallin luominen

Luo vastausmalli noudattamalla alla olevia ohjeita.

1. Avaa Gmail -tilisi.

2. Napsauta Säveltää kirjoittaaksesi uuden viestin.

3. Selitä käytäntösi siitä, ettet hyväksy sähköpostiviestiin lähetettyjä vierasviestejä. (Tee siitä yleinen, joten se koskee kaikkia, jotka pyytävät vieraspostausta missä tahansa kapealla tai kategoriassa)

4. Kun vastauksesi on valmis, napsauta kolme pistettä sähköpostin kirjoittamisen laatikon oikeassa alakulmassa.

5. Siirry kohtaan Mallit> Tallenna luonnos malliksi> Tallenna uutena mallina .

6. Tallenna malli, kun olet kirjoittanut nimen ponnahdusikkunaan. (Valitse kuvaava nimi tästä, koska malli käyttää samaa nimeä kuin sähköpostin aihe).

Näin voit vahvistaa, että malli on luotu onnistuneesti.

  1. Klikkaa Säveltää uudelleen.
  2. Valitse kolme pistettä oikeassa alakulmassa.
  3. Mene malleja .

Täältä löydät luettelon Gmail -tilillesi tallennetuista malleista. Malli kopioidaan kohteeseen kirjoittaa sähköpostia ruutuun, kun napsautat sitä.

Jos joudut vastaamaan satoihin sähköposteihin manuaalisesti, prosessi vie silti aikaa, vaikka olet luonut sähköpostimallin. Tässä on kätevää käyttää suodattimia automaattisten vastausten luomiseen.

Voit luoda suodattimen, joka sijoittaa tiettyjä sanoja sisältävät sähköpostit roskapostikansioon, kuten 'vierasviesti', 'linkki' ja 'hyväksy artikkeli'. Tämän suodattimen avulla voit myös määrittää automaattiset vastaukset tällaisille roskapostiviesteille.

Katsotaanpa, miten voit tehdä sen.

Mallin käyttäminen automaattisen vastaussuodattimen luomiseen

  1. Avaa sama Gmail -tili, jossa on vastausmalli.
  2. Klikkaa rataskuvake asetukset oikeassa yläkulmassa.
  3. Mene Kaikki asetukset> Suodattimet ja estetyt osoitteet .

4. Napsauta Luo uusi suodatin . (Voit myös tuoda järjestelmään tallennetun suodattimen .xml -muodossa)

Voit suodattaa sähköpostit sähköpostiosoitteen, aiheen perusteella ja sisältää tai sulkea pois tiettyjä sanoja tai kokoja. Sopivin suodatuskriteeri vieraiden viestien hyväksymiselle on sisällyttää muutama aiheeseen läheisesti liittyvä sana. Lisätään joukkoon muutama sana Sisällytä sanat vaihtoehto suodattimelle.

5. Kun olet määrittänyt kriteerit, napsauta Luo suodatin .

Täällä sinun on päätettävä, mitä aiot tehdä sähköpostilla, joka sisältää kriteerejäsi vastaavan viestin.

6. Tarkista Ohita postilaatikko (arkistoi se) ruutuun, jotta nämä sähköpostit eivät sotke postilaatikkoasi.

7. Tarkista myös Lähetä malli ruutuun ja valitse sama vastausmalli, Vierasviesti ei sallittu .

8. Napsauta Luo suodatin ruutujen valinnan jälkeen.

Näet nyt uuden suodattimen suodatinluettelossasi. Tulevaisuudessa sähköpostit, jotka sisältävät sanat 'vierasviesti, vierasviesti, käänteinen linkki, hyväksy artikkeli, kirjoita blogiin, kirjoita verkkosivustolle', eivät enää saavu postilaatikkoosi.

onko huono jättää tietokone päälle koko ajan

Lisäksi se lähettää vastausmallin lähettäjälle vastauksena hänen sähköpostiinsa. Näin ollen postilaatikkosi ei tule sekavaksi eikä lähettäjän tarvitse odottaa vastaustasi.

Viritä suodatin ei unohda tärkeää sähköpostia

Kun olet asentanut suodattimen, pidä silmällä arkistoituja sähköposteja varmistaaksesi, että yritykseen liittyviä sähköposteja ei suodateta.

Saatat suodattaa sähköpostin, joka sisältää sanan hyväksy viesti, mutta se saattaa olla kampanjatarjous, jonka menetät suodattimen takia. Voit välttää tämän skenaarion lisäämällä Gmail -suodattimeesi muutamia sanoja, kuten brändi, kauppa tai mainoskampanja.

Aiheeseen liittyviä: Gmailin asentaminen iPhoneen

Luo riippumattomia suodattimia tarvittaessa

Voit viedä juuri luodun vastaussuodattimen ja tuoda sen sitten uudelle Gmail -tilille, jos sinulla on useita verkkosivustoja, joissa on eri yhteyssähköpostiosoitteet. Sinun on kuitenkin otettava käyttöön ja luotava vastausmalli erikseen kyseiselle sähköpostille.

Paras vaihtoehto suodattimien luomiseen, jos aiot käyttää vastausmallia, olisi luoda ne alusta alkaen.

Älä anna käyttäjien tietää, että vastaukset ovat automatisoituja

Älä mainitse, että se on automaattinen vastaus sähköpostissasi. Vältämällä tämän ihmiset eivät huijaa Gmail -suodatinta ohittamalla tai kirjoittamalla vääriä kohdesanoja, joten heidän sähköpostinsa saapuvat sinulle roskapostin sijaan.

Lisäksi on hyvä tarkistaa säännöllisesti postilaatikkosi ja vastata sähköposteihin, joista voi olla hyötyä sinulle.

Roskapostin hallinta Gmailin suodattimien ja vastausmallien avulla

Gmail -suodattimen ja yleisen vastausmallin avulla voit vastata roskapostiviesteihin selaamatta niitä. Säästät sekä aikaa että energiaa tällä tavalla. Sinun tulisi myös testata Gmail -selainlaajennuksia, jotka parantavat sähköpostiviestintääsi Gmail -suodattimien lisäksi.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti 7 parasta Microsoft Edge -laajennusta, joilla saat kaiken irti Gmailista

Oikea Gmail -laajennus Microsoft Edgessä voi parantaa viestintääsi. Tässä on seitsemän laajennusta, joiden avulla voit parantaa postilaatikkosi tuottavuutta.

Lue seuraava
Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Gmail
  • Vinkkejä sähköpostitse
  • Roskaposti
Kirjailijasta Shan Abdul |(46 artikkelia julkaistu)

Shan Abdul on valmistunut konetekniikasta. Koulutuksensa jälkeen hän on aloittanut uransa freelance -kirjailijana. Hän kirjoittaa erilaisten työkalujen ja ohjelmistojen käyttämisestä auttaakseen ihmisiä olemaan tuottavampia opiskelijana tai ammattilaisena. Vapaa -ajallaan hän rakastaa katsella Youtube -videoita tuottavuudesta.

Lisää Shan Abdulilta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi