Sähköpostien arkistointi Outlookissa

Sähköpostien arkistointi Outlookissa

Sähköpostien arkistointi on yksi parhaista tavoista pitää postilaatikkosi siistinä. Jos haluat tehdä tämän Outlookissa, olet onnekas. Sekä Outlookin verkkoversion että Outlookin työpöydän avulla voit arkistoida sähköpostisi helposti.



Tässä oppaassa käsitellään kaikkia parhaita tapoja arkistoida sähköpostisi tietokoneesi Microsoft Outlookissa.





Mikä on arkisto Outlookissa?

Outlookin ja sähköpostien yhteydessä arkisto on pohjimmiltaan kaikki sähköpostit, jotka olet valinnut pidettäväksi erillään pääpostilaatikostasi.





Outlook for Webissä sähköpostin arkistointi tarkoittaa sähköpostien siirtämistä Saapuneet -kansion pääkansiosta Arkisto -kansioon.

Outlook for desktopissa sähköpostin arkistointi tarkoittaa periaatteessa sähköpostien siirtämistä Outlookin PST -päätiedostosta uuteen PST -tiedostoon. Voit liikkua tässä PST -tiedostossa ja käyttää kaikkia arkistoituja sähköpostiviestejäsi milloin tahansa.



s21 ultra vs 12 pro max

Jos olet vasta aloittamassa Outlookin käyttöä, Vertaa Outlookin verkkoversiota pöytätietokoneeseen ja katso mikä sopii tarpeisiisi.

Voitko käyttää Outlook -arkistoa kaikille sähköpostitileillesi?

On kaksi tapausta, joissa et voi käyttää Outlookin arkistointitoimintoa.





Ensinnäkin, jos sinulla on Exchange Server -sähköpostitili ja organisaatiosi käyttää Microsoft Exchange Server Online -arkistoa, et voi käyttää alkuperäistä Outlook -arkistointitoimintoa.

Toiseksi, jos verkonvalvoja on poistanut arkistointitoiminnon käytöstä, et voi myöskään arkistoida sähköpostiasi.





Kummassakin tapauksessa pyydä apua organisaatiosi verkonvalvojalta.

Sähköpostien arkistointi Outlook for Webissä

Sähköpostien arkistointi Outlookin verkkoversiossa on helpompaa kuin työpöytäsovelluksessa. Napsauta vain muutamia vaihtoehtoja ja valitsemasi sähköpostit arkistoidaan.

Näin teet sen:

  1. Päätä kohti Outlook.com ja kirjaudu sisään sähköpostitilillesi.
  2. Napsauta vasemmalla olevaa kansiota, jossa sähköpostisi sijaitsevat.
  3. Valitse arkistoitavat sähköpostit oikeasta ruudusta.
  4. Napsauta vaihtoehtoa, joka sanoo Arkistoi ylävalikkopalkissa.
  5. Jos arkistoit sähköpostin vahingossa, napsauta Kumoa alareunassa, jos haluat muuttaa toimintasi.

Näet kaikki arkistoidut sähköpostisi napsauttamalla Arkistoi vasemmalla.

Jos haluat koskaan siirtää arkistoidun sähköpostin takaisin pääkansioon, etsi se sähköpostista Arkistoi kansio, napsauta sähköpostia, napsauta Muuttaa yläreunassa ja valitse minne haluat siirtää sähköpostin.

Aiheeseen liittyviä: Kuinka arkistoida kaikki vanhat sähköpostit Gmailissa ja saavuttaa Inbox Zero

Sähköpostien arkistointi Outlookissa automaattisesti

Outlook for desktopissa voit arkistoida sähköpostit automaattisesti tai manuaalisesti. Tässä osassa käsitellään Outlook for desktop -version automaattisen arkistointitoiminnon käyttöä.

AutoArchive on sen ominaisuuden nimi, joka auttaa arkistoimaan sähköpostisi automaattisesti Outlook -sovelluksessa. Tämä ominaisuus lähettää sähköpostisi pääkansioistasi arkistoon ennalta määrätyn ajan kuluttua.

Voit määrittää tämän toiminnon eri asetuksia, ja seuraavat vaiheet kuvaavat, miten tämä tehdään:

miten tehdä vuokaavio sanalla
  1. Avata Näkymät tietokoneessa.
  2. Klikkaus Tiedosto yläreunassa ja valitse sitten Asetukset vasemmasta sivupalkista.
  3. Klikkaa Pitkälle kehittynyt vaihtoehto vasemmalla.
  4. löytö AutoArchive oikeassa ruudussa ja napsauta Automaattisen arkistoinnin asetukset -painiketta.
  5. Puutiainen Suorita AutoArchive joka kerta vaihtoehto yläreunassa ja määritä, milloin ominaisuuden pitäisi toimia Outlookissa.
  6. Kohteessa Arkistoinnin oletusasetukset -osiossa, valitse, milloin kohde arkistoidaan. Periaatteessa määrität Outlook -sisällön iän.
  7. Klikkaus Selaa ja valitse arkistotiedoston kohdekansio. Sinun tarvitsee vain tehdä tämä, jos et pidä Outlookin PST -oletushakemistosta.
  8. Lopuksi lyö OK tallentaaksesi muutokset.

Jos haluat estää Outlookia arkistoimasta sähköpostiasi automaattisesti, voit poistaa automaattisen arkistoinnin käytöstä.

Tehdä tämä:

  1. Avata Näkymät tietokoneessa.
  2. Klikkaus Tiedosto yläreunassa ja valitse Asetukset vasemmalla.
  3. Klikkaa Pitkälle kehittynyt vaihtoehto vasemmalla.
  4. Klikkaus Automaattisen arkistoinnin asetukset oikeassa ruudussa.
  5. Poista rasti Suorita AutoArchive joka kerta vaihtoehto yläreunassa.
  6. Klikkaus OK pohjalla.

Sähköpostien arkistointi Outlookissa manuaalisesti

Jos haluat hallita enemmän sähköpostiarkkia, voit itse arkistoida sähköpostit manuaalisesti Outlookissa. Näin voit lähettää tärkeimmät sähköpostisi arkistoon tarpeen mukaan.

Tämän menetelmän käyttäminen:

  1. Avata Näkymät tietokoneessa.
  2. Klikkaus Tiedosto vasemmassa yläkulmassa.
  3. Valitse Tiedot välilehti vasemmalla.
  4. Napsauta alanuolikuvaketta Työkalut ja valitse Puhdista vanhat esineet .
  5. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit määrittää manuaalisen sähköpostiarkkisi.
  6. Yläosassa on kaksi vaihtoehtoa, joiden avulla voit päättää, mitä haluat sisällyttää arkistoosi. Valitse se, jota haluat käyttää.
  7. Valitse kansiot, jotka haluat lisätä arkistoosi.
  8. Valitse kohteidesi ikä kalenterivaihtoehdon avulla.
  9. Klikkaus Selaa ja valitse kansio, johon haluat tallentaa Outlook -arkistotiedoston.
  10. Osuma OK alaosassa aloittaaksesi sähköposti -arkiston luomisen Outlookissa.

Kun arkisto on luotu, voit siirtää tuloksena olevan PST -tiedoston mihin tahansa.

Arkistoitujen sähköpostien tarkasteleminen Outlookissa

Arkistoitujen sähköpostiviestien käyttäminen Outlook for Desktopissa on yhtä helppoa kuin Outlookin verkkoversio. Sinun tarvitsee vain ladata arkistotiedosto Outlookiin, ja näet kaikki arkistoidut sähköpostisi.

Voit tuoda PST -sähköpostitiedostotiedoston tietokoneesi Outlookiin seuraavasti:

  1. Tuoda markkinoille Näkymät .
  2. Klikkaa Tiedosto valikko yläreunassa.
  3. Valitse Avaa ja vie vasemmassa sivupalkissa.
  4. Napsauta oikeanpuoleisessa ruudussa Avaa Outlookin datatiedosto kun tuot PST -datatiedostoa ohjelmaan.
  5. Siirry kansioon, jossa arkistotiedosto sijaitsee, napsauta tiedostoa ja paina Avata pohjalla.
  6. Tiedoston pitäisi ladata ohjelmaan, ja sinun pitäisi sitten voida tarkastella kaikkia arkistoituja sähköpostiviestejäsi.

Sinä pystyt yhdistä Outlook PST -tiedostosi jos sinulla on useita tiedostoja.

Outlookin purkaminen arkistoimalla sähköpostit

Jos sinusta tuntuu ylivoimaiselta vain katsomalla postilaatikkosi sähköpostien määrää, on aika päästä eroon joistakin näistä sähköposteista arkistoimalla ne. Käytä yllä olevia menetelmiä siirtääksesi vähemmän tärkeät sähköpostit arkistoon, jotta voit käsitellä niitä, jotka tarvitsevat välitöntä huomiota.

Sähköpostien kanssa on se, että niiden hallinta ei ole helppoa edes ammattilaisille. On kuitenkin joitain vinkkejä ja temppuja, joiden avulla voit oppia tekemään sähköpostien hallinnasta paljon helpompaa.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti Postilaatikon valloittaminen: 60+ vinkkiä sähköpostin tuottavuuteen ja suojaukseen

Älä hämmästy postilaatikostasi! Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää voittaaksesi sähköpostisi lopullisesti.

Lue seuraava
Liittyvät aiheet
  • Tuottavuus
  • Vinkkejä sähköpostitse
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office -vinkkejä
  • Sähköpostisovellukset
Kirjailijasta Mahesh Makvana(307 artikkelia julkaistu)

Mahesh on tekniikan kirjailija MakeUseOfissa. Hän on kirjoittanut teknisiä oppaita noin 8 vuoden ajan ja on käsitellyt monia aiheita. Hän rakastaa opettamaan ihmisille, kuinka he voivat saada kaiken irti laitteistaan.

Lisää Mahesh Makvanasta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi