Kuinka arkistoida kaikki vanhat sähköpostit Gmailissa ja saavuttaa Inbox Zero

Kuinka arkistoida kaikki vanhat sähköpostit Gmailissa ja saavuttaa Inbox Zero

Liian monen sähköpostin saaminen voi täyttää postilaatikkosi paljon tarpeettomia kohteita. Vaikka olet tottunut siihen, se lisää silti hieman painoa mielesi. Sinua rasittaa niin paljon avaamattomia viestejä, mutta et halua poistaa niitä.





Kuka tietää? Postilaatikkosi lukematon viesti voi pelastaa ihosi tulevaisuudessa. Mitä sinun pitäisi tehdä siivotaksesi postilaatikkosi menettämättä tietoja? Arkistoimalla! Näin teet sen.



Mikä on arkisto?

Mukaan Cambridge sanakirja , arkisto on kokoelma historiallisia tietueita paikasta, organisaatiosta tai perheestä. Se on myös määritelty tietokonetiedostoksi, jota käytetään sähköisten tietojen tai asiakirjojen tallentamiseen, joita et enää käytä säännöllisesti.





Samoin Gmailissa arkisto on arkisto viesteistäsi, joita et käytä säännöllisesti. Kun laitat sähköpostin arkistoosi, se tallennetaan jonnekin poissa näkyvistä ja poissa mielestä. Mutta se on edelleen olemassa, jos sinun on palattava siihen joskus. Se on kuin kellarisi, jossa säilytät tavaroita, joita et tarvitse, mutta joita voit käyttää tulevaisuudessa.

Kun arkistoit lukemattoman sähköpostin Gmailissa, se poistuu postilaatikostasi ja tallennetaan Kaikki viestit -kohtaan. Se vähennetään myös lukemattomien viestien määrästä.



Löydät arkistoidut sähköpostisi siirtymällä sivupalkin Kaikki viestit -kohtaan. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa in: arkisto Gmail -hakupalkissa, jos haluat näyttää vain arkistoidut viestit.

Mitä arkistointi tekee (ja ei tee)

Jotta voit ymmärtää sen edut, sinun on tiedettävä, mitä tapahtuu, kun arkistoit vanhoja Gmail -viestejä.



  • Arkistoituja sähköposteja ei poisteta automaattisesti . Arkisto on kuin holvi. Roskakoriin tallennetut sähköpostit poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua, mutta arkistoidut sähköpostit pysyvät Gmailissa, kunnes poistat ne manuaalisesti.
  • Arkistoiduista sähköposteista voi hakea . Gmaililla on tehokas hakukone. Kun etsit mitä tahansa, arkistoidut sähköpostit ovat osa sitä. Jos haluat sulkea ne pois ja etsiä vain postilaatikostasi, kirjoita in: postilaatikko ennen hakusanaa.
  • Arkistoidut sähköpostit lasketaan tallennustilaksi . Poistetut sähköpostit poistetaan Gmail -asemastasi, jolloin saat enemmän tilaa. Toisaalta arkistoidut sähköpostit kuluttavat edelleen tallennustilaa, koska ne ovat edelleen osa Gmailiasi.
  • Arkistoituja sähköposteja ei merkitä automaattisesti luetuiksi . Jos arkistoit sähköpostin avaamatta sitä, se pysyy lukemattomana, kunnes toimit sen mukaan.
  • Arkistoituja sähköposteja voi selata . Gmailissa ei ole Arkisto -välilehteä, jolla voit selata tänne lähettämiäsi viestejä. Voit kuitenkin käyttää Kaikki postit -välilehti, niin näet sähköpostit sekä Saapuneet -kansiosta että Arkistosta yhdessä.
  • Arkistoidut sähköpostit toimivat tunnisteiden kanssa . Voit lisätä tunnisteen viestiin ja arkistoida sen. Etiketti pysyy edelleen. Kun napsautat tunnistetta nähdäksesi kaikki siihen merkityt viestit, myös arkistoitu sähköposti tulee näkyviin.

Miksi Merkitse luetuksi ei riitä

Vaikka lukemattoman viestin merkitseminen luetuksi voi vähentää ärsyttäviä numeroita, se ei ole yhtä hyvä kuin arkistointi. Tämä johtuu siitä, että postilaatikkosi on edelleen täynnä sotkua.

Kun arkistoit sähköpostin, jota et tarvitse, se poistuu ensisijaisesta sähköpostinäytöstä. Näin voit keskittyä kriittisempiin viesteihin.



satunnaisia ​​mainoksia tulee puhelimeeni

Jos luulet, että tarvitset tämän sähköpostin tulevaisuudessa, voit silti löytää sen Gmailin tehokkaalla hakutoiminnolla. Loppujen lopuksi et halua selata satoja, ellei tuhansia sähköpostiviestejä, jotka etsivät jotain.

Kuinka arkistoida sähköposti

Olitpa käyttämässä tiliäsi älypuhelimella tai tietokoneella, arkistointi on yksinkertaista ja helppoa.

Tietokoneessa

Tähän on kolme tapaa. Ensimmäinen on valitse valintaruutu viestistä, jonka haluat arkistoida. Tämän jälkeen postilaatikkosi yläriville ilmestyy kuvakerivi - napsauta Arkistoi -kuvaketta, ja Gmail lähettää viestin Kaikki viestit -kansioon.

Toinen vaihtoehto on avaa sähköposti kysymyksessä. Lataamisen jälkeen samat kuvakkeet kuin yllä näkyvät. Valitse Arkistoi -painiketta ja palaat ensisijaiseen postilaatikkoosi. A Keskustelu arkistoitu . ilmoitus näkyy näytön oikeassa alakulmassa ja vahvistaa prosessin.

Kolmas vaihtoehto on poistaa Saapuneet -kansion tunniste. Napsauttamalla x tunnisteessa Gmail siirtää sähköpostin Saapuneet -kansiostasi Kaikki viestit -kohtaan. Keskustelu poistettu Saapuneet 'ilmoituksen pitäisi näkyä selaimen oikeassa alakulmassa vahvistusta varten.

Älypuhelimessasi

Kuvagalleria (3 kuvaa) Laajentaa Laajentaa Laajentaa kiinni

Olitpa Android- tai iOS -käyttäjä, arkistointi on melko sama. Avaa Gmail -sovellus ja sitten liu'uta viesti haluat arkistoida vasemmalle tai oikealle.

Vaihtoehtoisesti avaa viesti valitse sitten Arkistoi -painiketta oikeassa yläkulman valikossa. Se on neljäs kuvake oikealta. Näet viestin katoavan postilaatikostasi ja a 1 arkistoitu ilmoitus alareunassa, kun teet sen.

Lopuksi voit napauttaa Tunnisteet osio heti otsikkorivin jälkeen. A Merkitse nimellä ikkuna tulee näkyviin - poista valinta Saapuneet tarra ja paina sitten OK . Sähköposti poistetaan postilaatikostasi ja a Etiketti vaihdettu ilmoitus tulee alareunaan.

Saapuneet -kansion pitäminen puhtaana

Jos et halua vaivaa sähköpostien valitsemisesta arkistoon manuaalisesti, käytä Gmailin suodatinominaisuutta sen suorittamiseksi automaattisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä kuiteille, joita sinun ei tarvitse nähdä, mutta jotka on säilytettävä.

Tässä on vaiheittainen opas tämän tekemiseen:

kuinka avata puhelimen lukitus ilmaiseksi
  1. Avaa sähköposti, jonka haluat arkistoida automaattisesti.
  2. Valitse ylävalikosta kolmen painikkeen alivalikko .
  3. Valita Suodata tällaiset viestit .
  1. Suodatin, joka näkyy hakupalkissa - napsauta Luo suodatin .
  2. Laita rasti päälle Ohita postilaatikko (arkistoi se) valintaruutu.
  3. (Valinnainen) Jos haluat, että nämä viestit avautuvat automaattisesti, valitse Merkitse luetuksi vaihtoehto.
  4. (Valinnainen) Voit arkistoida olemassa olevat viestit valitsemalla Käytä suodatinta myös # vastaavaan keskusteluun .
  5. Klikkaa Luo suodatin .

Arkistoidun sähköpostin palauttaminen

Jos arkistoit vahingossa tarvitsemasi viestin postilaatikkoosi, voit kumota toiminnon painamalla Kumoa -painiketta ilmoituksessa.

Jos unohdit sen, mene osoitteeseen Kaikki postit, valitse sitten sähköposti, jonka haluat palauttaa. Valitse ylävalikosta Siirry Saapuneet -kansioon .

Jos viesti, jonka haluat palauttaa postilaatikkoosi, ei ole uusi, etsi se Gmailin hakupalkista. Toista toimenpide, kun olet avannut sähköpostin.

Kuinka arkistoida kaikki Gmailissa

Jos haluat aloittaa puhtaalta pöydältä ja arkistoida kaikki Gmail -viestit, voit käyttää Gmailin suodatintoimintoa. Voit myös käyttää muita komentoja suodattimen tarkentamiseen.

  1. Kirjoita hakupalkkiin seuraavat tiedot: in: postilaatikko . Tämä palauttaa kaikki postilaatikkosi sähköpostit.
  2. Jos haluat tarkentaa suodatinta, kirjoita ennen: vvvv/kk/pp sisällyttää kaikki sähköpostit ennen tiettyä päivämäärää. Voit myös käyttää jälkeen: vvvv/kk/pp jos haluat arkistoida vain tietyn ajanjakson.
  3. Kun haulla on tuloksia, napsauta valintaruutu ylävalikossa.
  4. Ilmoitus sanomalla Kaikki 100 keskustelua tällä sivulla on valittu. Valitse kaikki keskustelut, jotka vastaavat tätä hakua ilmestyy.
  5. Klikkaa Valitse kaikki keskustelut, jotka vastaavat tätä hakua
  6. Valitse Arkistoi -painike
  7. TO Vahvista joukkotoiminto ikkuna tulee näkyviin. Valita OK .

Sen mukaan, kuinka monta sähköpostia sinulla on, Gmail kestää jonkin aikaa tämän suodattimen kanssa. Mutta jonkin ajan kuluttua kaikki sähköpostisi katoavat postilaatikosta ja tallennetaan turvallisesti arkistoon. Se on yksinkertaisin vaihe saavuttaa ja ylläpitää postilaatikon nolla.

Inbox Zero in Perpetuity

Käyttämällä tässä esitettyjä vinkkejä ja temppuja Inbox Zero on nyt helposti saavutettavissa. Käytä Gmailin tehokasta hakupalkkia ja suodatinta lähettääksesi sähköpostit automaattisesti arkistoon, jolloin postilaatikkosi pysyy siistinä koko elämän ajan.

Paranna sähköpostikokemustasi edelleen oppimalla kuinka ajoittaa sähköpostit tai tuomalla Gmail -sovelluskokemus Mac -tietokoneellesi . Opi Gmailin salaisuudet ja ole mahdollisimman tuottava sähköpostiesi kanssa.

Jaa Jaa Tweet Sähköposti 6 suosituinta sähköpostin tarjoajaa, jotka ovat parempia kuin Gmail ja Yahoo Mail

Nämä suositut sähköpostipalveluntarjoajat tarjoavat erilaisia ​​etuja, jotka erottavat heidät Gmailista ja Yahoo Mailista.

Lue seuraava Liittyvät aiheet
  • Internet
  • Tuottavuus
  • Gmail
  • Vinkkejä sähköpostitse
  • Ajanhallinta
  • Googlen postilaatikko
  • Saapuneet nolla
  • Tuottavuusvinkkejä
Kirjailijasta Jowin moraali(77 artikkelia julkaistu)

Jowi on kirjailija, uravalmentaja ja lentäjä. Hän kehitti rakkautta mihin tahansa tietokoneeseen siitä lähtien, kun hänen isänsä osti pöytätietokoneen ollessaan 5 -vuotias. Siitä lähtien hän on käyttänyt ja maksimoinut tekniikkaa elämänsä kaikilla osa -alueilla.

Lisää Jowi Moralesilta

tilaa uutiskirjeemme

Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia ​​e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!

Klikkaa tästä tilataksesi