Home-theater-designers
Vai pitäisikö käyttää molempia? Microsoft Accessissa ja Excelissä on tietojen suodatus, lajittelu ja kysely, mutta mikä ohjelma sopii työvaatimuksiisi ja miten saat molempien maailmojen parhaat puolet?
Kunkin työkalun ymmärtäminen
Yllä olevan taulukon pitäisi antaa sinulle hahmotelma tärkeimmistä vertailuista Microsoft Accessin tai Excelin käyttämisen kanssa tietovaatimuksillesi. Ihanteellisessa maailmassa me kaikki käytämme Microsoft Exceliä ja Accessia keskenään, toisessa edistyneitä matemaattisia laskelmia ja tilastollisia vertailuja, toisessa sen kykyä organisoida ja näyttää dataparistot jäsennellysti.
Keskeiset kysymykset ennen valintasi
Sinun tulisi kysyä itseltäsi nämä keskeiset kysymykset ennen kuin aloitat ohjelmiston käyttämisen toisen kanssa:
- Miten haluat järjestää tietosi?
- Toistuva? Päällekkäisyys?
- Toimintojen seuranta/tapahtumien hallinta?
- Tallennatko ja hallitsetko vai tallennatko ja analysoitko?
- Kuinka paljon dataa sinulla on?
- Teksti?
- Numeerinen?
- Tarvitsetko muotoilua jaettaville tulostuksille?
Excel on tarkoitettu tietojen analysointiin
Excel loistaa numeerisilla tiedoilla, niiden tallennuksella ja monilla analyysimuutoksilla, joita saatat tarvita tietojesi kuvioiden, suuntausten tai virheellisten arvojen paljastamiseksi. Excelin oppimiskäyrä on melko lyhyt - aluksi se voi tuntua erittäin pelottavalta, mutta taivutat nopeasti pivot -taulukoita omaan käyttöön.
miten saisit katkoviivan takaisin
Uusimmat versiot tulevat aivan jumissa täynnä malleja , käteviä pikavalintoja ja erittäin ystävällinen käyttöliittymä, mutta on otettava huomioon. Excel on loistava työkalu käytettäessä muutamia laskentataulukoita kerrallaan, mutta kun alat laajentaa tietokantasi kokoa, esimerkiksi valtion tietojoukon avulla, Excel alkaa narskuttaa rasituksen alaisena.
Massiivisen Excel -laskentataulukon ylläpitäminen, jossa on tuhansia, ellei kymmeniä tuhansia merkintöjä, muuttuu yhä vaikeammaksi ja tietojen kehittyessä kaavojen, yhteenvetoalueiden ja makrojen päivittämisen tarve voi johtaa virheisiin.
Excel -resurssit
Seuraavassa on muutamia erinomaisia online-resursseja, opetusohjelmia ja malleja, jotka antavat sinulle vallan, kun pääset käsiksi Exceliin:
- Opi Excel ilman penniäkään - Excel -opetusohjelmien viiteluettelo, joka kattaa kirjaimellisesti kaiken tarvitsemasi yhden linkin kautta
- Excel -mallit - Microsoft Office tallentaa Excel -malleille. Excel 2013: ssa on laajennettu luettelo, kun avaat ohjelmiston - selaa sitä saadaksesi lisää vaihtoehtoja!
- Chandoo.org - tonnia ilmaista tietoa, joka kattaa kaikki oppimistasot
- MrExcel -samanlainen kuin Chandoo, sisältää tuhansia käytännön ohjeita ja opetusvideoita
- Youtube: Howcast Tech - loistava johdantosarja, joka siirtyy kohti joitain Excel -välityökaluja
Chandoo, MrExcel ja Howcast Techin YouTube -sarja ovat erityisen hyviä. Molemmat tarjoavat erinomaisia opetusohjelmia, jotka kattavat melkein kaikki työkalut, joita saatat kohdata Excelissä.
Käytä Excellejä tiedonhallinnassa
Microsoft Access on hiukan erilainen peto kuin Excel. Jos Microsoft Excel keskittyy numeerisiin, mahdollisesti kertaluonteisiin tietojärjestyksiin, Access tarjoaa tallennusratkaisun tiedoille, jotka voidaan palauttaa ja joihin voidaan viitata useissa paikoissa. Myönnän Accessin oppimiskäyrä on paikoin ongelmallista, mutta kun olet oppinut ohjelmiston perusteet, löydät nämä taidot suhteellisen vaihdettavissa lähes mihin tahansa tietokantaohjelmistoon.
Ehkä suurin ero Microsoft Accessin ja Excelin välillä on tietueen säilyttämismenetelmä. Microsoft Access -tietueet ovat vapaasti muokattavissa milloin tahansa. Yllä olevassa kuvassa on Microsoft Access (ylhäällä) ja Excel (alhaalla) vertailua varten. Huomaa, että kun käytät Microsoft Accessia, jokaiselle yksittäiselle tietueelle annetaan tietty tunnusnumero - ensimmäinen sarake -, jonka avulla voit lajitella, suodattaa ja tehdä kyselyitä koko tietokannastasi. Ja tietokantasi on juuri sitä - digitaalinen tietovarasto. Lisätietojen lisääminen, muuttaminen, poistaminen, suodattaminen ja kyselyiden tekeminen eivät vaikuta olemassa olevaan tietueeseen eivätkä jo määrittämiisi kaavoihin, yhteenvetoalueisiin, taulukoihin ja raportointiin. Kun käytät valtavaa tietojoukkoa Excelissä, on mahdollista, että minkä tahansa edellä mainitun tehtävän suorittaminen saattaa rikkoutua jotain, jonnekin.
Yksi askel pidemmälle kuin Excel
Microsoft Access menee askeleen pidemmälle kuin Excel puhtaan tallennuksen suhteen, ja siinä on erityisiä sisäisiä työkaluja tietojen laadun varmistamiseksi:
- Käytä hakuluetteloita ja validointisääntöjä yksittäisille kentille taulukon tasolla
- Lomakkeet voivat lisätä Access -taulukkoon lisäsääntöjä tietojen syöttämisen aikana
- Reagoi käyttäjän valintaan ja ennalta määritettyihin tapahtumiin
- Microsoft Accessin johdonmukaisesti ylläpitämä taulukoiden eheys - varmistaen, että kaikki tietosi ovat järkeviä lähes koko ajan
Valtavien tietokantojen koosteet ovat suhteellisen yksinkertaisia myös Microsoft Accessissa. Kysely ja suodatus voivat tapahtua tallennustilasta riippumatta. Microsoft Access tarjoaa tehokkaita tietojen analysointiratkaisuja - mutta ei pivot -taulukkoa!
Microsoft Access -resurssit
Microsoft Excel -tuotteidemme tapaan tässä on hienoja online-resursseja, opetusohjelmia ja malleja, jotka antavat sinulle ylivoimaisen pääsyn Accessin käyttöön:
- Easy Access with Templates - virallinen MS Office -opetusohjelma Access -mallien käyttämiseksi työn nopeuttamiseksi
- Johdanto Access 2010 -malleihin - johdanto Access -mallien valitsemiseen ja käyttöönottoon
- GCF Opi ilmaiseksi - 14 -osainen opetusohjelma, joka kattaa tietojen syöttämisen tietojen esitykseen ja paljon muuta
- Kaikki pääsy - ehdottomasti massiivinen luettelo Access -kysymyksistä ja opetusohjelmista
- Baycon Group [Broken URL Removed] - perusteelliset oppaat, jotka vaihtelevat tietojen syöttämisestä edistyneisiin kyselytaulukoihin
Ja voittaja on...
Ei kumpikaan!
Voi pahoittelut, anteeksi ... mutta toivon, että olemme havainnollistaneet jokaisen ohjelmiston, jotta seuraava tietojen tallennus-/analyysipäätös olisi helpompi. Voit tuoda Microsoft Access -tietoja Exceliin ja päinvastoin useilla tavoilla ja laajentaa loputtomasti molempien ohjelmistojen mahdollisuuksia. Microsoft Accessin ja Excelin tarjoamat ratkaisut tarjoavat laajan valikoiman tiedonhallintatekniikoita, jotka kehittyvät tietovaatimustemme rinnalla.
kuinka poistaa tapahtumia iPhonesta
Yläpalkki kuvaa tuonti- ja vientivaihtoehtoja, jotka ovat käytettävissä Microsoft Access> -sovelluksen kautta Ulkoiset tiedot välilehti. Toinen näyttää samanlaisia vientivaihtoehtoja Excelin kautta> Tiedot välilehti. Molemmat tietovälilehdet tarjoavat käyttäjille laajennetun toiminnallisuuden, joka mahdollistaa molempien maailmojen parhaat puolet: parhaat matemaattiset laskelmat, muotoilu ja taulukot sekä erinomainen tiedonhallinta, analyysi ja raportointi.
Silmäsilmäiset lukijat huomaavat Excel-vienti-välilehden puuttumisen.> CTRL+C tai CMD+C!
Ymmärtäminen siitä, mitä kukin työkalu voi tehdä sinulle ja tiedoillesi, voi vaikuttaa suuresti, joten käytä molempia hyötyäsi lukemalla ja katsomalla joitain opetusohjelmia saadaksesi käytännön kokemusta näistä tehokkaista datatyökaluista.
Jäikö meiltä mitään? Mitkä ovat suosikkisi Microsoft Access- ja Excel -vaihtoehdoista? Kerro meille alla!
Jaa Jaa Tweet Sähköposti Kuinka muuttaa Windows 10 -työpöydän ulkoasuaHaluatko tietää, miten Windows 10 näyttää paremmalta? Näiden yksinkertaisten mukautusten avulla voit tehdä Windows 10: stä oman.
Lue seuraava Liittyvät aiheet- Windows
- Tuottavuus
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
Gavin on Windows- ja Technology Explainedin Junior Editor, säännöllisesti Really Hyödyllisen podcastin toimittaja ja säännöllinen tuotearvioija. Hänellä on BA (Hons) Contemporary Writing ja digitaaliset taidekäytännöt, jotka on ryöstetty Devonin kukkuloilta, sekä yli vuosikymmenen ammattikirjallinen kokemus. Hän nauttii runsaasti teetä, lautapelejä ja jalkapalloa.
Lisää Gavin Phillipsiltätilaa uutiskirjeemme
Liity uutiskirjeeseemme saadaksesi teknisiä vinkkejä, arvosteluja, ilmaisia e -kirjoja ja ainutlaatuisia tarjouksia!
Klikkaa tästä tilataksesi